潤滑油公司物資采購管理優化研究

[摘 要]：物資采購管理是產銷一體化企業運營管理的起點和重要環節，物資采購環節是否嚴格規范會直接關系著企業的綜合效益。本文深入分析了潤滑油公司的采購模式和流程，在剖析目前公司物資采購管理中面臨的問題的基礎上，從精細化管理、優化采購環節、加強信息化建設和與培育優質供應商四個方面提出物資采購的優化方案。

[關鍵詞]：物資采購管理 集中采購 優化方案

潤滑油公司是集生產、研發、銷售、服務于一體的專業化公司。產—銷—研一體化的公司性質，決定了物資類別的多樣性。采購需求涵蓋了科研設備、促銷宣傳品、生產原料、包裝物、設備等等，小到一個試管、大到整廠的調和系統，物資種類復雜，數量較少的現狀，要求采購方式、采購程序和采購管理也要隨之變化，不能“一鍋端、一刀切”。

1.潤滑油公司采購管理概況

1.1潤滑油公司采購組織結構

潤滑油公司采用二級管理體制。公司工程管理與采辦部為總部機關的職能管理部門，對公司物資采購與電子商務業務進行歸口管理，并負責公司統一集中采購物資的采購實施和采購管理，各二級單位（包括各潤滑油廠、銷售分公司、研發中心物資）采購部門主要負責落實組織落實公司物資采購管理規定、工作任務和本單位采購物資管理（包括價格、合同、信息等），組織實施物資采購和供應【1】。

1.2潤滑油公司采購模式

公司執行兩級集中采購。為了既保證了集中的規模優勢，又保證了下屬企業的靈活性，公司最終確定“集中不集權”，“統分結合”，“分級管理”的集中采購思路，并開始為全面推進II類物資的集中采購，通過兩級集中采購結果的沿用大大簡化了采購流程，節省了采購時間，提高了采購效率。使過去計劃組織采購，周期長、效率低、需求零散、致使“先用后報“的現象大大改善。

2.潤滑油公司物資采購管理存在的主要問題

2.1管理制度執行不到位

為加強物資采購和招投標管理，潤滑油公司先后出臺了《潤滑油公司物資采購管理辦法》等一系列管理規定。盡管采取了培訓、會議及現場講解等多種方式對集團公司、潤滑油公司的相關物資采購管理、招投標管理制度進行宣貫，但制度執行不徹底的問題仍然存在，對細節性的規定執行仍存在偏差。另外對集團公司招標文件標準模板的使用還未得到普及。

2.2招標采購人員專業性不強

在參加二級單位組織的招標會中，時常會出現采購招標現場混亂、記錄資料和數據丟失、現場出現突發問題無法及時妥善解決等問題，導致采購招標無法順利完成，進而影響公司正常的生產經營。出現這種情況主要是由于二級單位招標采購人員會前準備不充分或缺乏招標相關實務知識和經驗。

2.3采購流程信息化不徹底

隨著能源一號網及電子商務平臺的建立及采購功能進一步完善，2011年公司開始嘗試物資采購的網上電子平臺采購，但是物資設備的線上招標和線上詢源還未實現，采購數據大多靠采購人員手工錄入，準確性和科學性無從保證，這樣的半電子化采購流程，難以實現數據、采購信息的共享，還會會造成采購業務過程中大量的重復勞動，加重采購人員的工作負擔。

2.4缺少科學的供應商考評體系

對供應商的評價，往往只看重談判、比價和壓價，而忽視其他如質量、交貨時間、售后服務和配合度等指標，缺少科學的供應商考評體系，未建立起完善的基于評價結果的激勵機制和淘汰機制，導致公司缺乏對供應商全面的認識和評價，使得一些優良供應商無法與公司建立戰略合作伙伴關系，出現“劣幣驅逐良幣”的現象。

2.5物料庫存管理和控制環節薄弱

生產所需的II類和III類物資采購回來后，由二級單位各自負責所需物料的庫存，即公司還沒有實現統一庫存管理和安全庫存管理，存貨信息無法共享，物料分類無法保證，導致物料庫存成本居高不下，也導致緊急采購增多。

3.潤滑油公司物資采購的優化對策

3.1優化采購環節

第一，優化采購流程的前提就是對采購物資實行細分。在認真執行集團公司集中采購、分類采購規定的基礎上，認真分析潤滑油公司的物資構成，形成了針對不用二級單位的物資細分。

第二，建立調價機制。以包裝物、添加劑為例，只建立框架協議只能保障生產的持續供應，有益于產品包裝物質量和產品質量的穩定，但距離降本增效的目標尚有很大的距離。只有實時跟蹤原材料市場價格信息，分析價格趨勢，合理調整采購價格，才能有效對采購成本進行控制。為此公司應據市場形勢和采購供應量，建立協議價格的調整機制，及時提出包裝物采購價格調整方案并得以實施，從而大大降低采購成本。

3.2加強信息化建設

第一，完善電子采購實現物資設備的線上招標和線上詢源功能。成立工作小組，積極組織業務培訓、價格公式編制、評標模板編制、評標場地安排等相關平臺上線準備工作，盡早通過電子商務平臺進行線上招標采購。進一步提高公司招標采購工作效率，固化工作流程，共享采購信息，規范招標評標行為，為實現該公司招標采購的集約化、規范化、精益化提供有效手段。

第二，引入ERP（企業資源計劃）。通過ERP的實施，建立“歸口管理、集中采購、統一儲備、統一結算”的物資供應管理體制，該體系將公司的物資供應體系簡化為四個一：一個工廠，一個庫存，一個價格，一本帳【2】。把過去各個二級單位自行使用的信息集中到一個平臺上去，實現企業各二級單位和各部門間的資源共享，減少采購人員的工作量，提高其工作效率和準確度。

3.3培育優質供應商

第一，與供應商建立戰略合作伙伴關系。在商場中優秀供應商既是合作伙伴也是企業的資源和財富，為此公司應制定科學的供應商考評制度，實現對技術水平、產品質量到商務運行的全過程、全環節的考核評價體系，并在考評基礎上優勝劣汰。此外，通過組織會議和參觀活動，加強溝通交流，學習彼此先進的生產技術和管理經驗，提高供應商整體素質，從而達到互惠互利，合作共贏的局面。

第二，積極尋找優質供應商。針對供應商數量不足的問題，一方面需要各二級單位共同尋找供應商，并對主要設備特別是灌裝線生廠商要進行實地考察，如考察合格應逐步引入。另一方面，對已有的供應商進行宣傳教育，加強對邊遠地區的服務。同時像克拉瑪依地區的工作人員應平時留意是否有較好的供應商，加強供應商的培育。

參考文獻：

[1]《中國石油潤滑油公司物資采購管理辦法》（試行）.中石油潤滑油分公司文件，2007[30]號.

[2]黨綱.延長油田公司物資采購管理優化研究.西北大學專業碩士論文，2012.