淺談《計算機應用基礎》中EXCEL篩選的簡單應用

在教學管理、學籍管理及檔案管理中，excel函沒有Access軟件功能強大，但充分利用excel，可以實現大部分數據庫軟件的功能，且操作方便、通用性強，下面簡單介紹幾種方法。

一、自動篩選

數據管理中常涉及到同一類別中數據的對比，操作者希望很快找出數據的不同，以便于進行分析與數據更新。“自動篩選”用于簡單的篩選工作，且篩選后符合條件的記錄顯示在原有的數據表格中，不符合的條件記錄將被自動隱藏起來。

例：將“計算機動畫成績單”中計算機系的成績篩選出來。（1）選擇條件進行自動篩選。首先單擊菜單欄“數據”→篩選→自動篩選”，每個列標題旁邊將增加一個向下的篩選箭頭，然后單擊‘系別’列的篩選箭頭，選擇下拉菜單中的‘計算機’選項，最終計算機系的成績將被篩選出并顯示在原有的數據表格中，其他記錄將自動被隱藏（示圖略）。

（2）自定義條件自動篩選。首先單擊菜單欄中“數據”→篩選→自動篩選”選項，然后單擊‘系別’列的篩選箭頭，選擇下拉菜單中的 “自定義”項，在彈出的“自定義自動篩選方式”窗口中選擇滿足條件的項（系別等于自動控制或等于信息），“確定”。最終只有信息與自動控制系的成績被篩選出，在原有的數據表格中顯示，其他記錄自動被隱藏。如圖1：

圖1

（3）取消自動篩選。

方法1、單擊‘系別’列的篩選箭頭，選擇下拉菜單中的 “全部”項，所有信息將重新顯示在原來位置。

方法2、單擊菜單欄中“數據”→篩選→全部顯示”項。

二、高級篩選

若要篩選單元格中含有指定關鍵字的記錄，被篩選的多個條件間是“或”、“與”的關系，需要將篩選的結果在新的位置顯示、篩選不重復記錄等等，“自動篩選”顯得無能為力。此時“高級篩選”為多條件篩選的實現手段。

應用高級篩選的關鍵是在合適的區域正確編寫篩選條件，條件區域可以是數據清單以內的任何空白處，此空間足以放下所有條件（通常在數據表的最前端插入3行表格）。填寫篩選條件時，首先，在空白區域的第一行寫上條件中的字段名，然后再字段名行的下方填寫篩選條件（條件表達式要與相應的字段在同一列），如果在對數據進行篩選時，同時存在多個邏輯關系，我們一定要分清條件之間是“與”關系還是“或”關系，如果是“與”關系，這些條件一定要寫在同一行，如果是“或”關系，條件要寫在不同行（示圖略）。

條件設置完成后，在數據表中任意一個單元格處單擊，然后單擊菜單欄中“數據→篩選→高級篩選”項， 在 彈出的“高級篩選”對話框中填入滿足條件的數據：“列表區域”為（$A$4：$G$33）、“條件區域”為（$D$1：$E$3）及“方式”，確定。篩選出的數據顯示在數據表中， 不符合條件的內容被隱藏起來。若想恢復所有數據，可選擇“數據-篩選-全部顯示”項。如圖2。

在篩選過程中，有時因所選條件區域和原數據區域緊密相聯而不能嚴格區分，從而產生錯誤結果，所以條件區域與數據區域之間至少要相隔一行或一列，才能正確篩選

三、含有特定字符的記錄的篩選

如查找“學生檔案信息表”中所有姓“王”的學生的檔案信息。首先在“學生檔案信息表”的數據區域外任一單元格中輸入被篩選的字段名稱“姓名”，然后在其下方單元格中輸入篩選條件“王*”，最后按照上面高級篩選的方法進行篩選。如圖3。

圖3

四、“條件格式”

如在Sheet1工作表中將3年里降雨量在100及以上的值挑選出來并設置為綠色。

先選中數據表區域，在“格式”菜單中選擇“條件格式”項，然后在彈出的菜單中填寫題目要求的條件，最后在格式按鈕中選擇樣式即可。如圖4：

圖4

總之，EXCEL篩選的應用較容易，重點在于對篩選條件的分析。