醫院人事檔案管理的現狀及其對策

摘要：人事檔案是人員任用的重要憑證和依據，是人力資源提供的、個人材料的真實記錄。是醫院最重要的資源。本文通過分析當前醫院人事檔案管理存在的諸多問題，如管理人員選配不當、信息化水平低等，探討改進醫院人事檔案管理的有效措施，以促進醫院人事檔案管理狀況的完善。

關鍵詞：醫院 人事檔案 管理 措施

人才是醫院發展和發揮作用的寶貴資源，是醫院提高聲譽和競爭力的重要籌碼。醫院人事檔案管理是醫院進行人力資源管理的基本工作，人事檔案不僅反映了人才個人的工作經歷，更放映了個人成長過程中形成的思想素質、工作業績、德才表現等，是醫院進行人員分配和調動的重要依據。本文通過對醫院人事檔案管理存在的問題進行深入分析和透徹了解，以期找到解決問題的對策。

1 醫院人事檔案管理的現狀和存在的問題

1.1 管理人員選配不適當

醫院人事檔案的管理工作是一份及其復雜、繁瑣且重要的工作，需要的管理人員不僅要有十足的耐心，還要有較強的管理能力和保密意識。但是在當前的醫院進行人事檔案管理人員選配時，常常不加重視和嚴格挑選，所安排的人員多是素質不高、業務能力不強或其它兼職人員來管理，這些人員由于專業素質、文化程度的限制，不能很好的完成人事檔案管理員應該完成的工作，在很大程度上阻礙了人事檔案管理工作的進行。

1.2 人事檔案管理硬件投入不足

醫院的人事檔案管理是一項專業性、機密性較強的工作，需要專門的工作人員和工作空間，但是由于醫院的可使用空間有限，常常在人事檔案管理的硬件上投入太少，進行人事檔案管理的硬件實施不足，空間狹小或與其他工作共用導致工作效率低下，存放條件差導致檔案污損、丟失、泄密等，有的甚至連必備的切刀、檔案夾都無法配置齊全。

1.3 人事檔案內容不完善，缺乏真實性

人事檔案是人格經歷和業務能力的縮影，其完善性和真實性與否將直接關系到檔案的使用價值。當前醫院的人事檔案大多存在內容缺失或真實性不強的問題，主要表現在以下幾個方面，首先由于某些部門的人事調動比較頻繁，檔案記錄不完善，調出單位和調入單位不能及時完成檔案傳遞。尤其是在醫療制度不斷更新變化的今天，檔案需要記錄的內容也在發生著變化，就進一步加大了檔案完善性的難度。其次，沒有正常的人事檔案收集管理制度，在進行內容搜集時，沒有可靠正規的收集途徑，隨意性很強，有時候材料收集好后又不能及時入檔，存儲不及時造成材料丟失。最后是檔案管理人員的專業性不強，造成人事檔案的材料收集、入檔和存儲的困難。

1.4 信息化水平不高

醫院人事檔案管理的信息化水平不高，主要表現在一下幾個方面。首先管理方法滯后。當前的人事檔案管理還主要依靠于傳統方法，電子化、網絡化的設備少，程度低。其次，管理過程不規范。在進行人事檔案材料收集過程中，材料的內容存在較大的隨意性和矛盾性，有些材料沒有加蓋公章，有些材料存在殘缺頁，有些材料的填寫沒有真實性，這種管理過程一方面加大了檔案管理和查找的難度，另一方使檔案的整齊存放變得困難。最后，醫院人事檔案管理缺乏先進的設備，仍采用人工、半人工的管理方式，沒有統一或者資源共享的數據庫，缺乏具有專業素質和較高計算機操作水平的人員。

2 提高醫院人事檔案管理水平的對策

通過對醫院人事檔案管理存在問題的分析，可以找出切實可行的解決方案，對癥下藥，加強人事檔案管理工作可以采取以下措施。

2.1 健全醫院人事檔案管理制度

人事檔案管理制度是進行人事管理的依據，完善的制度很好的規范了人事檔案管理的方向和框架，使得各項工作都可以有法可依。因此首先必須健全醫院人事檔案管理制度，根據國家班服的《檔案法》、《醫藥衛生檔案管理暫行方法》等相關的法律法規，根據本院的切實情況，逐步制定并完善人事檔案管理制度，使人事檔案管理工作更科學、規范。

2.2 提高全體人個員的人事檔案意識

造成人事檔案管理現狀的重要原因就是相關人員的意識淡薄。可以通過廣泛的宣傳，提高全體醫務人員對人事檔案管理的重視程度，領導人員要做好榜樣帶頭作用，相關部門要加大人事檔案工作的人力物力投入，檔案管理人員也要不斷加強自身的業務水平和責任意識，檔案本人更是要切實注意到檔案的重要性。只有全體醫務人員都具有較高的檔案意識，才可以促進人事檔案管理制度的更快完善，才能保證人事檔案管理工作的正常進行。

2.3 實現醫院人事檔案的信息化管理

在信息化技術迅速發展的今天，人事檔案的管理工作實質是對人員信息的管理，因此，要引進先進的設備，對檔案管理人員進行必要的技術業務培訓，建立資源共享的數據庫，減少由于數據打印、復印造成的數據損失，同時也可以實現數據的實時傳遞，減少人力、物力的浪費。

3 總結

綜上所示，針對目前醫院人事檔案管理普遍存在的問題，可以通過完善相關的制度法規、提高全體人員的檔案意識、建立起高度信息化的管理模式等方法加以解決。人事檔案管理對醫院和個人的發展都具有十分重要的作用，相關的部門和人員必須給予充分的重視，全方面的進行人事檔案管理的改革，促進醫院人事檔案管理水平的提高。

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（責任編輯：劉璐）