蒙牛：乳業(yè)帝國的精細化費用管控

龐大的組織架構，復雜的業(yè)務體系，多套管理軟件形成的信息孤島……如何解決費用報銷周期長、預算管控能力低的問題？如何建立高效的“共享財務”體系，支撐蒙牛乳業(yè)帝國的高效運轉？蒙牛聯(lián)合AMT，歷時2年多時間，成功打造全集團“網(wǎng)上費用報銷管理平臺”，有效控制財務風險和提升運營效率，并為實現(xiàn)財務共享中心奠定基礎。

蒙牛乳業(yè)（集團）股份有限公司成立于1999年8月，總部設在內(nèi)蒙古自治區(qū)呼和浩特市和林格爾盛樂經(jīng)濟園區(qū)，是國家農(nóng)業(yè)產(chǎn)業(yè)化重點龍頭企業(yè)、乳制品行業(yè)龍頭企業(yè)。到目前為止，蒙牛已經(jīng)在全國20多個省區(qū)市建立了31個生產(chǎn)基地50多個工廠，擁有液態(tài)奶、酸奶、冰淇淋、奶品、奶酪五大系列400多個品項，其中液體奶、冰淇淋和酸奶銷量居全國第一;乳制品出口量、出口的國家和地區(qū)居全國第一。

蒙牛在短短十年中，創(chuàng)造出了舉世矚目的“蒙牛速度”和“蒙牛奇跡”。然而，伴隨著蒙牛的迅猛發(fā)展，組織架構不斷龐大，上萬種崗位和遍布全國各地的3萬多員工，使管理的復雜度逐級增加，借助信息化實現(xiàn)管理升級也迫在眉睫。

如何建立支持業(yè)務發(fā)展的高效財務管理體系，以支撐蒙牛的高效運轉？蒙牛需要尋找一家具備很強咨詢+軟件落地能力的公司作為長期的信息化戰(zhàn)略合作伙伴。2012年，蒙牛聯(lián)合AMT啟動了高效財務共享體系的建設，歷時2年多時間，成功打造了全集團“網(wǎng)上費用報銷管理平臺”，并全面實施推廣，有效的控制財務風險和提升運營效率，為實現(xiàn)財務共享中心奠定基礎。

第一階段：診斷問題明確目標

基于蒙牛費用管理業(yè)務流程和信息化現(xiàn)狀的深入了解，發(fā)現(xiàn)存在以下問題：

1. 員工報銷時間長、異地管理報銷難度大：費用報銷從業(yè)務發(fā)起流程，手工填寫報銷單，費用結案后所有費用全部集中在月底進行處理，導致營銷市場、固定費用報銷無法實現(xiàn)即時處理，時間方面跨度較長，均長達1個半月左右;個人出差墊付資金周轉以及整體報銷單據(jù)周轉時間長;異地管理的部門越來越多，報銷審批積壓現(xiàn)象嚴重。

2.財務業(yè)務信息共享滯后，無法實現(xiàn)預算前控制：業(yè)務、財務各項數(shù)據(jù)無法進行實時共享，對預算、用款計劃監(jiān)控不能達到實時預警;公司對預算控制的能力較低，僅停留在事后控制上。

3.財務標準化難度大，無信息化支撐：財務人員手工處理報銷，需要對單據(jù)的合法性、審批流程的合規(guī)性、報銷標準的統(tǒng)一性進行審核，標準化審核的作業(yè)規(guī)范需信息化手段支持。雖然集團已經(jīng)實施了SAP、金蝶等管理軟件，但是針對費用管理的信息化支撐依然空白。

結合現(xiàn)狀調研，項目組明確了“網(wǎng)上費用報銷管理平臺”項目的目標：實現(xiàn)預算對費用數(shù)據(jù)的實時管控與預警;縮短業(yè)務費用報銷周期，在保證甚至提高財務核算準確性的基礎上節(jié)省財務核算數(shù)據(jù)的時間，進一步提高業(yè)務、財務核算工作效率;以費用報銷、資金支付為重點，通過系統(tǒng)固化優(yōu)化報銷流程，實現(xiàn)費用報銷和資金支付流程的統(tǒng)一化、規(guī)范化、標準化、透明化、自動化;梳理并優(yōu)化財務制度與流程，為實現(xiàn)財務共享中心做好第一步的準備。

第二階段：設計整體IT解決方案

面對蒙牛龐大的組織架構，復雜的業(yè)務體系，以及多套管理軟件形成的信息孤島，要實現(xiàn)對費用管理的優(yōu)化和方案的可落地，在方案設計中，必須充分考慮作業(yè)流程的標準化，與已有信息系統(tǒng)的集成，數(shù)據(jù)的共享和決策分析，流程操作實施的便利性等，因此整個方案重點關注了以下內(nèi)容：

• 管理與IT相結合：解決方案從日常費用報銷、差旅管理、辦公用品管理、媒介管理等方面細化了各業(yè)務的流程規(guī)則和管理標準，同步設計出計劃預算到費用報銷的全流程解決方案， 明確需要實現(xiàn)的系統(tǒng)功能。
• 多套系統(tǒng)高度集成：蒙牛已在運行或正在測試的系統(tǒng)中，與網(wǎng)上費用報銷系統(tǒng)相關的有預算管理系統(tǒng)、核算系統(tǒng)、資金結算系統(tǒng)等8款之多，解決方案重點規(guī)劃網(wǎng)上費用報銷系統(tǒng)與其他管理軟件之間的系統(tǒng)架構關系，從而將費用管理從預算-報銷-結算-核算的各個業(yè)務環(huán)節(jié)打通，形成業(yè)務無縫化、信息共享化。
• 數(shù)據(jù)集成和決策分析：在系統(tǒng)集成的基礎上，實現(xiàn)與主數(shù)據(jù)、人員、部門、供應商、科目等信息自動對接，實現(xiàn)基礎數(shù)據(jù)共享，在此基礎上形成面向部門、員工等各維度費用分析報表。
• 影像系統(tǒng)接入：出于對將來財務共享中心的規(guī)劃，特考慮在費控系統(tǒng)階段施行票據(jù)影像掃描系統(tǒng)，對發(fā)票和其他業(yè)務憑證進行掃描后上傳到集團服務器，方便費控系統(tǒng)及時的完成原始票據(jù)審批的工作，提高報銷速度和財務工作效率，同時完成對歷史數(shù)據(jù)的永久性保存和調用查閱。
• 引入移動終端：方案設計關注行業(yè)前沿，積極引入先進技術，為了方便蒙牛員工的移動辦公，與移動終端集成，引入了手機版的費用報銷管理系統(tǒng)。

整體IT解決方案通過業(yè)務流程梳理、設計系統(tǒng)框架圖、定義各軟件接口、細化各業(yè)務實現(xiàn)功能等，為系統(tǒng)的下一步實施推廣做了充分準備。

第三階段：系統(tǒng)實施和應用推廣

如何在蒙牛遍布全國各地的不同分支機構中對3萬多員工逐步實施和推廣系統(tǒng)？AMT協(xié)助蒙牛制定了“局部試點——全國推廣——優(yōu)化應用”的系統(tǒng)實施和應用推廣方案。首先聚焦在蒙牛集團財務核算部門所涉及到的業(yè)務，進行系統(tǒng)試運行;然后擴展到呼和浩特進行試點運行;經(jīng)過兩輪的試點與磨合后，開展了面向全國范圍的系統(tǒng)應用推廣工作。

在系統(tǒng)全國范圍實施推廣時，同步進行系統(tǒng)應用的優(yōu)化，改善用戶體驗，如引入手機版的網(wǎng)上費用報銷管理系統(tǒng)，打破了地域限制，極大地方便了員工的操作。

在系統(tǒng)實施推廣過程中，遇到各分公司要求不一、項目推進受阻等問題，AMT本著“溝通、研討、培訓，貫穿全程的知識轉移和變革推動”的宗旨，通過及時跟蹤系統(tǒng)功能使用情況、開展多形式培訓、優(yōu)化系統(tǒng)功能等工作，保證項目的有序推進，同時通過知識轉移為蒙牛培育了后續(xù)保障團隊。

2014年，“網(wǎng)上費用報銷管理平臺”已在蒙牛全集團成功推廣應用，通過報銷計算自動化、預算控制實時化、管理控制數(shù)據(jù)化、簽字審批網(wǎng)絡化、報銷執(zhí)行標準化，流程透明可追溯，全面改善費用管理流程效率，提升預算風險控制能力，為財務共享中心的實現(xiàn)建立了基礎的操作平臺，并提升了各級管理者和員工滿意度：

對管理著而言：“案頭工作”改成“移動辦公”，不受時間地點限制，隨時可以進行費用審批;系統(tǒng)自動預算控制，為管理者審批進行自動預警;報表數(shù)據(jù)快捷準確，方便管理者從不同維度調用數(shù)據(jù);歷史數(shù)據(jù)電子歸檔，降低后期管理成本。

對于普通員工而言：簡化計算核對工作量，提升工作效率;報銷速度不受“領導辦公室時間”限制;報銷全流程透明便于過程進度控制;移動辦公利用員工高效安排報銷工作;實現(xiàn)員工賬務自助查詢管理。