淺談信息化條件下的會計檔案管理

引言：當今是科技與信息化的時代，隨著電子信息技術的廣泛應用，會計檔案管理正快速地向會計信息化方向發展，而傳統的會計檔案管理已不能滿足現代企業管理的要求。本文就信息化條件下會計檔案管理的特點、問題及其解決措施進行探討。

隨著計算機在財務領域的應用和大規模普及，計算機系統已經代替了原本的手工記賬系統，財務工作由原本的手工化逐步轉變為信息化，原本的紙質化的烤雞核算方式也逐步轉變為自動化、電子化，隨之會計檔案的管理方式和管理模式也發生了根本性變化，出現了紙質會計檔案和電子化會計檔案并存的現象，傳統的會計檔案管理模式已不能滿足信息化條件下現代企業管理的要求。本文就信息化條件下會計檔案的定義、會計檔案管理的特點、問題以及解決措施進行探討。

一、會計檔案的定義

會計檔案是指會計憑證、會計賬簿、財務會計報告等會計核算專業資料。它是記錄和反映了一個單位的歷史經濟活動，屬于國家檔案的重要組成部分。

傳統的會計檔案主要是指以紙質介質存儲的會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業材料。

信息化條件下的會計檔案不僅包括傳統意義上的紙質會計檔案，還包括以數字和電子化形式儲存的財務資料，包括電子憑證、電子賬簿、電子報表和其他電子資料等。

二、信息化條件下會計檔案的特點

（一）存儲載體多元化，存儲內容數據化

信息化條件下的會計檔案除了包含了傳統意義的紙質檔案，還包含了以數字和電子化形式儲存的財務數據。會計檔案的存儲范圍和存儲領域大幅度地擴大，其存儲量是非信息化條件下的數十倍。

（二）使用環境特定

信息化條件下除了可以使用原本的紙質會計檔案外，其他會計檔案是必須在特定的環境下，如計算機環境下才能夠使用的。對系統的依賴程度更高。

（三）會計檔案利用率更高

以前查閱檔案，需要先要翻閱打印出來存檔的紙質總賬或明細賬，然后根據總賬或明細賬記載的會計憑證編號去查找相關的會計憑證等資料，查閱會計檔案工作繁瑣而復雜。但信息化的出現，使得會計檔案克服了以上問題。信息化條件下只需登陸相關的財務系統或者會計檔案管理系統，通過輸入一個或多個關鍵字，就可以查閱與此有關的全部信息，便于日常查詢、統計分析、制作相關財務報表、開展數據交換、資源共享等，不僅節約了去檔案室調用紙質資料的時間，同時還大大提高了工作效率和會計檔案的利用率。

（四）管理便捷

信息和網絡技術的出現和日益成熟，使得會計檔案管理方式出現了根本性變化，較以往更加便捷。大多數單位規定，不同的會計檔案要履行不同的簽字審批手續后方可查閱，重要的會計檔案所需要履行的審批手續就更為復雜。如遇緊急情況，急需查閱相關會計檔案資料時，一旦審批領導不在單位，無法現場簽字，就無法查閱相關檔案資料，給工作帶來極大的不便，甚至有可能造成重大的財產和經濟損失。利用信息和網絡技術，通過登錄財務系統或者會計檔案管理系統、輸入用戶名和密碼、通過遠程授權批準的方式進行確認，使得會計檔案管理工作變得更加便捷。

三、信息化條件下會計檔案管理存在的問題

（一）制度不健全

隨著現代企業規模的擴大，會計檔案管理的內容也隨之越來越多，已經不再局限于《會計檔案管理辦法》（（98）財會字第32號）所涉及的相關檔案。但是國家財政部一直未對1998年頒布的《會計檔案管理辦法》進行修訂，導致很多企事業單位的會計檔案管理制度也常年沒有得到完善與修訂，仍然局限于原本的紙質會計檔案管理，沒有增補信息化條件下電子檔案管理的有關相關規定和要求。

（二）人員素質不高

信息化對會計檔案管理人員的素質提出了更高要求。會計檔案管理人員不僅需要精通會計、財務管理和檔案管理的相關知識，還需要熟知計算機、網絡等相關知識。但是許多企事業單位的會計檔案管理人員只熟知自己的本專業知識，對其他知識知之甚少，甚至全然不知，財務人員和檔案管理人員已經無法勝任現在信息化條件下的會計檔案管理工作，使得財務工作和會計檔案管理工作嚴重脫節，大大影響了會計檔案管理工作質量和工作效率。

（三）重視程度低

現在，許多企業都集中精力于企業的經營管理和經濟效益，大多數單位都不重視單位的會計檔案管理工作，對會計檔案管理工作的理解也僅僅局限于裝訂、歸檔、借閱和銷毀等日常工作上，認為會計檔案管理工作就是檔案部門一個部門的事情，與其他部門毫不相關，財務部門只需要負責做賬和其他財務管理工作，沒有意識到會計檔案管理對于企業的重要性，甚至許多企業沒有專門的會計檔案管理崗位。

（四）安全程度低

傳統意義上的紙質檔案由于其材質的特殊性決定了如果被修改就一定會留下被修改的痕跡，而信息化條件下電子化的會計檔案一旦被篡改，除非調用系統日志等相關文件進行分析，否則一般來說不容易被發現。同時，現代計算機技術發展日新月異，計算機病毒日益猖獗。而信息化條件下會計檔案是以單個或多個文件形式存儲在單個計算機或者企業服務器上，當前的計算機病毒不僅能夠破壞存儲的電子數據和計算機網絡通信功能，還能控制被感染的計算機，不僅可以直接將存儲的會計檔案文件通過計算機網絡發給病毒的使用者，還能夠監控計算機的硬件設備等。

四、信息化條件下會計檔案管理的措施

（一）進一步完善會計檔案管理的規章制度

大力推行會計檔案管理紙質化文件與電子化數據保管并行制度，將兩者合二為一一并歸檔保管。這樣既能滿足國家財政部《會計檔案管理辦法》（（98）財會字第32號）關于紙質文件存檔的有關規定，又符合信息化的實際情況，將電子數據進行了歸檔，實現了資源的互惠互利、共享;

（二）大力提升會計檔案管理人員的職業素質和職業道德

信息化條件下會計檔案管理人員不僅僅是一個單純的財務人員或單純的檔案管理人員，而應該是一個掌握會計學、財務管理、檔案學等的基本理論、方法和技能，并精通計算機、網絡、軟件工程等知識的復合型人才。同時，信息化也對會計檔案管理人員的職業道德提出了更高要求，因此在選聘會計檔案管理人員時要進行嚴格的審查以確定其道德品質的優良程度。

（三）提升對會計檔案管理工作的重視程度

一是大力宣傳會計檔案管理相關知識，使企業領導層意識到會計檔案管理的重要性，從源頭上解決會計檔案管理重視程度不夠的問題;二是在財務部門或者檔案管理部門設置專門的會計檔案管理崗位并提供會計檔案管理所必須的軟硬件設施，如計算機、服務器等，為更好地進行會計檔案管理創造條件。

（四）建立、健全信息化條件下會計檔案安全防范制度

首先，定期或不定期對計算機、服務器等電子設備進行更新換代和系統維護，對會計檔案的電子數據進行科學備份。最好是進行雙重或多重備份，并存于不同的地方，防止意外事件和不可控災害對財務信息系統的影響;其次，建立健全安全有效的會計檔案管理規章制度，通過控制使用人員的權限、安裝可靠的殺毒軟件、設置多重復雜密碼、加強密碼的安全性等措施，使電子化會計檔案得到合理有效的安全防護;最后，建立行之有效的會計檔案使用人員權限管理制度。將會計檔案分為不同等級，并規定不同的使用人員可以查詢或使用的會計檔案，這樣既防范了內部風險，也能有效控制外部泄密。

（作者單位：國網湖北省電力公司）