淺談高校學生檔案管理

【摘 要】高校學生檔案是個人人事檔案的重要組成部分。本文指出了高校學生檔案管理工作中常見的問題，談了自己的看法，期待高校學生檔案管理工作能更上一個臺階。

【關鍵詞】高校；學生檔案；管理

學生檔案是學生在校讀書期間生活、學習和工作的真實反映，是學校對于學生培養、教育的第一手資料，是用人單位對學生考核的重要依據，是學生由學校走向社會的重要履歷。加強高校學生檔案管理，重視學生檔案利用，充分發揮檔案價值，并能促進學生就業。

要做好高校學生檔案管理工作，必須做好從學生檔案的產生、收集、整理到學生檔案的專遞、查詢工作，這中間缺一不可！如何做好高校學生檔案的管理工作是高校學生檔案管理工作者要認真思考的問題

一、高校學生檔案管理工作中普遍存在的幾個問題

1、高校師生對學生檔案的意識不強

雖然國家政府一直在宣傳檔案的重要性，可是在大多數高校，不論是領導、老師還是學生對檔案的重要性認識遠遠不夠。許多的高校，學生檔案的管理是在學校的檔案館（室），而學生檔案材料的產生則是在各部門和教學院系，所有材料的產生，都由學生本人、班主任和院系共同完成。而從移交的學生檔案材料中看就會發現：a、小部分學生在填寫材料時不用墨水筆，而且填寫隨意，內容不夠真實；而班主任的評語則是以點帶面，幾十人的評語就像是在寫一個人。b、各院系對學生檔案材料的規格要求也不相同。以我校為例：如實習手冊的紙型有的用A4，有的用B4、A3等，導致學生材料大小不一，也給人一種不嚴肅的感覺。

2、高校學生檔案材料內容簡單

新生一進大學就必須要填寫新生登記表，這張表包含了學生的基本信息情況，方便班主任、學校老師了解學生家庭、政治思想狀況。除此外，大學期間的檔案材料還有：體檢表、成績表、實習鑒定表、評優評先表、年度考核鑒定表、黨組織材料、社會實踐表、科研申請表、畢業生登記表、全國高等學校畢業生報到證等。而現實狀況是大多數高校學生檔案材料中缺少：評優評先表、年度考核鑒定表、社會實踐表、科研申請表等能反應學生綜合、科研能力的材料，而這些材料的缺失就無法全面、正確的評價學生，也就無法向需要了解畢業生的單位提供有效的信息。

3、高校學生檔案材料的轉遞途徑不一

目前，由于沒有統一的規定，各高校學生檔案轉遞的方式也不相同。高校學生檔案轉遞的途徑是根據各省市人力資源局的要求和本單位的工作情況決定的。一般有機要、郵政快遞和一般快遞公司，也有高校親自移交學生檔案的情況。由于轉遞方和接收方沒有交流，就容易出現以下方面的問題：①、因缺少交流，不論是機要還是快遞都出現過檔案遺失、檔案錯登、漏登等情況。②、因缺少對檔案的了解，也有檔案滯留在學生本人手中、學生私自拆封檔案等情況，這也讓檔案的真實性、保密性有了折扣。③、機要轉遞檔案有硬性的要求：必須是黨政機要部門投遞與接收，也就出現某些學生檔案被接收但未能及時轉到學生檔案接收部門，導致了學生久久查找不到檔案。

4、高校學生檔案電子信息化工作有待加強

高校的各項管理工作都已是電子信息化管理，基礎信息進入高校網站都可以查詢。在這知識經濟時代，高校檔案電子信息化也已經普及。學生檔案中的中學信息在學生高中畢業時，基本信息在教育網站都可以查詢。而在大學卻沒有統一的、可適用的學生檔案管理系統軟件，所以目前還處于原始手工操作模式中，學生電子檔案信息管理嚴重滯后于高校的其它各項管理工作。

二、加強高校學生檔案管理，提高學生電子檔案信息管理工作

1、全面普及、提高全校教職員工的檔案意識

“領導重視”是高校所有工作的重點。只有領導重視，各項工作才能有效的開展，而高校檔案管理工作者應該利用一切可以利用的機會：如新生入學教育、學生工作例會等等，向全校的師生員工普及檔案的重要性，讓所有的師生員工了解什么是學生檔案、學生檔案的組成及學生檔案的重要性。學校領導和學校檔案管理部門要把學生檔案管理工作當做基礎性工作進行管理，并納入職能部門的目標管理工作中，在布置、檢查常規學生工作的同時，也布置、收集學生檔案材料，一定要做到學生檔案要專人負責。

2、規范高校學生檔案的收集和整理

高校學生檔案材料的產生是由教學、學生管理部門和各院系的學生管理部門共同完成。因為學生檔案材料形成的部門不同，對形成學生檔案材料的載體的要求也不相同，導致最后形成的學生檔案材料載體型號多種多樣。高校檔案管理部門應該對高校學生檔案材料載體有明確的規定：學生檔案材料紙張規格要統一，學生檔案材料的書寫字跡要規范、整齊，要統一使用黑色墨水筆（黑色中性筆也行）；不能有錯別字；不能復印件代替原件；學生自己填寫的材料信息必須真實；班主任鑒定必須是學生情況的真實反映，最好能突出學生的個性特點。學生檔案材料應由院系規定的專人負責，進行統一管理。在整理學生檔案材料的過程中，學生檔案材料與檔案袋封面目錄必須是一致的。

3、確保學生檔案安全、完善學生檔案轉遞工作

高校學生檔案的轉遞是憑借省廳發放的“全國高校畢業生就業報到證”，此證是憑學生畢業后與單位簽訂的合同或生源地人才中心的接收函或高校畢業生報到證申請表，高校就業部門統一到省教育廳為學生辦理的。高校檔案管理部門根據《全國高校畢業生就業報到證》所指定的檔案接收單位，將學生檔案在《報到證》規定的時間內轉遞到指定的學生檔案接收單位。為確保學生檔案的安全，高校學生檔案管理工作者也費盡心思。以我校為例：一般我校學生檔案管理工作人員會通過電話、QQ和學生檔案接收單位聯系，在得到學生檔案接收單位的同意后，我們將需要轉遞的畢業生檔案的電子名單和紙質名單相結合，使用較安全的快遞公司，將檔案批量轉遞，有任何問題也能夠及時通過電話、QQ聯系，減輕了雙方的工作量，同時也確保了學生檔案在轉遞過程中的安全。但也有些學生檔案接收單位墨守成規，不愿變通，不但使自己工作量增大，也使投遞方工作量增大，同時學生檔案轉遞過程中的不安全行也增加。也給畢業生帶來了經濟負擔和思想負擔。

4、完善高校學生檔案電子信息化管理

學生進校之初，高校檔案管理部門就應建立高校學生檔案電子信息庫，以網上的招生信息為學生電子檔案的基礎信息，學籍審核后將學生的學籍卡制成電子文檔，學生實習鑒定、社會實踐、評優評先、科研成果等重要文件都由學生本人、班主任和指導教師共同錄入，通過學號或姓名在網上查詢，這樣學生畢業時也方便用人單位政審、考核，通過這個信息庫可以全面的了解學生，也能體現學生檔案利用的社會化，建立有效可行的高校學生檔案信息庫勢在必行！

總之，要做好高校學生檔案管理工作不僅離不開領導支持，還需要一套有效可行的管理條例，及健全的高校學生檔案管理工作制度。同時高校檔案管理者還應推陳出新，更新管理理念，積極與學校的電子信息接軌，使高校學生檔案管理盡快邁入檔案信息化管理軌道中去。