病案示蹤管理系統(tǒng)的設(shè)計與應(yīng)用

摘要：目的 探索病案在整個流通過程中的有序及高效的管理手段。方法 運用軟件研發(fā)技術(shù)、條形碼識別技術(shù)來完善現(xiàn)有病案流通各環(huán)節(jié)的目標(biāo)管理。結(jié)果 病案人員實現(xiàn)了對病案各環(huán)節(jié)的實時監(jiān)控，并做到精確定位，及時了解病案的去向。結(jié)論 病案示蹤管理系統(tǒng)的信息化管理模式，對病案管理工作進(jìn)行了標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，有效地提升了病案管理的效率和質(zhì)量，進(jìn)一步提高了科室自我管理和對外服務(wù)的水平。

關(guān)鍵詞：病案示蹤；信息化管理；高效

病案管理是現(xiàn)代醫(yī)院管理的重要組成部分，貫穿于醫(yī)院管理的全過程，是醫(yī)院管理工作的基礎(chǔ)和核心。同時病案做為醫(yī)院重要的醫(yī)學(xué)檔案，它不僅是患者及家屬向單位、保險部門尋求醫(yī)療保障和經(jīng)濟利益的依據(jù)，更是處理醫(yī)療事故和醫(yī)療糾紛，進(jìn)行醫(yī)療技術(shù)和司法鑒定的重要依據(jù)[1]。所以當(dāng)今一份病案的流向是非常錯綜復(fù)雜的，有上級部門質(zhì)控檢查用，有醫(yī)生科研教學(xué)用，有家屬醫(yī)療報銷用，一旦涉及到醫(yī)療糾紛的，醫(yī)療調(diào)解委員會要用，司法鑒定部門要用等等（見圖1）。

每一份出院病案從各個病區(qū)的護(hù)士站開始流轉(zhuǎn)，經(jīng)過出院結(jié)賬處核實費用后送達(dá)到病案室。再經(jīng)過病案室內(nèi)部的流轉(zhuǎn)過程（見圖2），才能送入病案庫房的最終點。經(jīng)測算一份病案從護(hù)士站開始到最終入庫房最少要經(jīng)過八個環(huán)節(jié)，經(jīng)手人及借閱人多則有幾十人，病案管理人員要管理好每一份病案的難度也越來越大，如何有序高效的管理好每一份出院病案，監(jiān)控到病案流轉(zhuǎn)過程中的每一個環(huán)節(jié)，避免病案的丟失，是病案管理人員當(dāng)前需要關(guān)注和思考的問題。

1原有的病案管理模式

原有模式是借助了計算機管理和手工管理并進(jìn)的模式完成日常的病案管理，病案回收管理、病案首頁信息登記管理、病案翻拍管理和病案入庫管理都有各自的信息系統(tǒng)支撐，但是由于各個系統(tǒng)相對獨立，雖然都可以在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下運行，但是各自的數(shù)據(jù)沒有實現(xiàn)對接，導(dǎo)致病案管理人員尋找一份病案的蹤跡，必須進(jìn)入多個系統(tǒng)進(jìn)行查看，才能確定其大概的方位。病案借閱管理仍采用手工書寫的借閱單登記，導(dǎo)致一旦病案出借，什么時候出借，由哪位醫(yī)生借走等信息都很難進(jìn)行實時查詢。諸多問題都困擾著病案管理人員。

2 病案示蹤管理系統(tǒng)的設(shè)計思路

鑒于原有半自動半手工的管理模式，不能有效實施病案的管理，我們隨即提出了病案流通信息化管理全覆蓋的設(shè)計思路，將計算機技術(shù)、條形碼技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)引入到醫(yī)院病案流通管理中，將原先的多個獨立信息系統(tǒng)進(jìn)行整合，完成接口的對接，同時將病案借閱管理也通過信息化的手段完成，并采用條形碼技術(shù)，病案通過條碼機掃描就可以完成病案的系統(tǒng)定位和借閱歸還管理，實現(xiàn)病案在流通過程每個環(huán)節(jié)的監(jiān)控管理，實時檢索病案，及時明確其去向，便于病案人員的管理的同時，大大的提升工作效率[3]。

根據(jù)我院的病案管理的現(xiàn)狀，病案查詢的設(shè)計思路如下（見圖3），我院的病案號采用的是一號制管理，同一名患者多次入院都采用同一個住院號，所以必須通過住院號和出院日期才能鎖定具體的一份出院病案，然后可以看到這份病案的6個狀態(tài)，分別為回收（首頁打印）、首頁登記、病案翻拍、病案入庫、病案借閱和病案復(fù)印，其中前4個狀態(tài)是按照病案的流水線的時間先后設(shè)計的，可以清晰的讓管理這者看到目前這份病案在哪個環(huán)節(jié)上操作，其中回收環(huán)節(jié)等同于首頁打印，因為我院出院患者的費用審核是由出院處進(jìn)行審核完成的，所以為了保證首頁費用的準(zhǔn)確性，首頁不是在病房里打印而是放在病案室回收病案的環(huán)節(jié)進(jìn)行打印，所以這一環(huán)節(jié)也就等同于病案已回收的狀態(tài)。借閱狀態(tài)則是應(yīng)激狀態(tài)，表明病案因特殊原因外借不在流水線上，同時表明去向，便于及時調(diào)回。最后的復(fù)印狀態(tài)作為統(tǒng)計查詢用，記錄病案室的工作量的一個指標(biāo)。

3 病案示蹤管理系統(tǒng)的應(yīng)用

病案示蹤管理系統(tǒng)的啟用，通過部分功能的開發(fā)和多個系統(tǒng)之間的接口互通，真正實現(xiàn)了將出院病案在流轉(zhuǎn)過程中的每個環(huán)節(jié)都記錄了下來，示蹤系統(tǒng)與電子病案系統(tǒng)相連，實現(xiàn)了每份出院病案首頁打印標(biāo)記寫入示蹤系統(tǒng)，示蹤系統(tǒng)與病案統(tǒng)計系統(tǒng)相連，將首頁登記的狀態(tài)標(biāo)記寫入了示蹤系統(tǒng)，同樣的原理流通系統(tǒng)與病案翻拍系統(tǒng)相連，將每份出院病案翻拍的狀態(tài)寫入示蹤系統(tǒng)，借閱、復(fù)印和入庫管理的應(yīng)用界面就融合在示蹤系統(tǒng)中，通過掃描槍和條形碼技術(shù)完成每一次的借閱、復(fù)印和入庫管理工作。

病案管理人員只需錄入住院號，有多次入出院記錄的只需再選擇一次出院日期，可以知道某一份病案目前的狀態(tài)，病案的6個狀態(tài)中已經(jīng)完成了幾個，發(fā)生的具體時間，還有幾個步驟沒走完，包括病案的借閱情況都有記載，以及具體的位置在哪里（見圖4），這樣大大加快了其查找病案的時間。對于晚歸病案者統(tǒng)一上報有關(guān)管理部門，督促科室對出院病案按期歸檔，以保證出院病案及時歸檔，防止病案在病房丟失[4]。

4結(jié)論

隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷提高病案管理工作水平，建立了一套適合我院病案管理示蹤系統(tǒng)，旨在提升我院病案管理的效率和質(zhì)量，更好的服務(wù)好醫(yī)院管理和做好對外服務(wù)。尤其是當(dāng)今醫(yī)患關(guān)系處于最薄弱的時期，病案做為最重要的原始依據(jù)，隨時查找，在數(shù)字化應(yīng)用下，大大的提升服務(wù)速度和服務(wù)質(zhì)量，為醫(yī)患雙方提供了有力證據(jù)[2]。

參考文獻(xiàn)：

[1]李鳳君.病案示蹤系統(tǒng)在病案流通過程中的建立和應(yīng)用[J].中國病案，2012，13（11）：13-14.

[2]魏敬，董新昱，潘銳銳.病案示蹤計算機數(shù)字化管理的設(shè)計思路[J].中國病案，2009，10（10）：28-29.

[3]陳俐，錢陽明，王宏，等.病案管理軟件編制及條形碼應(yīng)用的受益研究[J].醫(yī)學(xué)信息， 2006，19（3）：386.

[4]林琳.病案示蹤管理系統(tǒng)的設(shè)計[J]中國衛(wèi)生統(tǒng)計，2006，23（4）：383.

編輯/許言