高校全流程協(xié)同管理芻議

摘 要：隨著流程管理和協(xié)同管理在企業(yè)中的成功運(yùn)用，高校中也掀起了一股全流程協(xié)同管理的熱潮，以期提高學(xué)校運(yùn)營效率、降低運(yùn)營成本、開拓新型的運(yùn)營模式。闡釋高校全流程協(xié)同管理的必要性，并以H高校為例，具體分析例行事件夏令營申請的流程，分析其中存在的問題，提出相關(guān)建議。

關(guān)鍵詞：高校；流程管理；協(xié)同管理

中圖分類號：C93 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1673-291X（2014）30-0286-03

一、高校協(xié)同管理

（一）協(xié)同管理的含義

中國古代文化十分重視不同事物間的協(xié)同作用。古語所云“天時不如地利，地利不如人和”，這里的“和”就是指人與人之間的和諧、協(xié)同。中醫(yī)特別重視陰陽、虛實、寒熱之間的對立與調(diào)和，以及五行間的相生相克，這也是在強(qiáng)調(diào)協(xié)同的重要性。

20世紀(jì)60年代，美國戰(zhàn)略管理學(xué)家H.Igor Ansoff（1965）[1]首次向公司經(jīng)理們提出了協(xié)同戰(zhàn)略的理念，他認(rèn)為協(xié)同就是企業(yè)通過識別自身能力與機(jī)遇的匹配關(guān)系來成功拓展新的事業(yè)，協(xié)同戰(zhàn)略可以像紐帶一樣把公司多元化的業(yè)務(wù)聯(lián)結(jié)起來，即企業(yè)通過尋求合理的銷售、運(yùn)營、投資與管理戰(zhàn)略安排，可以有效配置生產(chǎn)要素、業(yè)務(wù)單元與環(huán)境條件，實現(xiàn)一種類似報酬遞增的協(xié)同效應(yīng)，從而使公司得以更充分地利用現(xiàn)有優(yōu)勢，并開拓新的發(fā)展空間。

（二）高校協(xié)同管理的必要性

1.組織機(jī)構(gòu)龐大，學(xué)校管理復(fù)雜

此處以H高校的為例。圖1只是H高校組織結(jié)構(gòu)的冰山一角。學(xué)校是一個龐大的組織，要想高效運(yùn)轉(zhuǎn)，協(xié)同必不可少。協(xié)同是多方面、多層次、交叉式的，“遠(yuǎn)看橫嶺側(cè)成峰，近看高低各不同”，從不同的角度看，協(xié)同也有不同的面貌，它包括部門協(xié)同、流程協(xié)同、地域協(xié)同……再小的系統(tǒng)要發(fā)展，也需要良好的協(xié)同作用，更何況是高校呢？

2.部門本位主義，資源分配失衡

按職能劃分部門的組織，無論它是機(jī)關(guān)、企業(yè)還是學(xué)校，都有一個共同的弊端：本位主義。以科研經(jīng)費(fèi)為例，一所理工科學(xué)校的文科院系無疑是吃虧的。如何理解？交同樣的學(xué)費(fèi)，理工科類院系的實驗室、實驗設(shè)備都耗資巨大而又使用不充分；而文科類院系通常來說只有少數(shù)實驗室，設(shè)備更是多年未更新，“僧多粥少”，分配起來“苦不堪言”。

一方面，理工科類院系設(shè)備閑置比較嚴(yán)重；另一方面，文科類院系資源明顯不足。按照利益法則，各學(xué)院都會看到自己的利益。這樣一來，資源分配嚴(yán)重失衡，對一所高校而言是百害而無一利的。此時，高校這個大系統(tǒng)就起不到“1+1>2”的效果了。因此，協(xié)同管理迫在眉睫。

二、高校流程管理

（一）流程管理的定義

美國著名管理學(xué)家邁克爾哈默[2]曾提出：“對于21世紀(jì)的企業(yè)來說，流程將非常關(guān)鍵。優(yōu)秀的流程將使成功的企業(yè)與其他競爭者區(qū)分開來。”時至今日，流程管理已席卷各種組織。現(xiàn)代管理學(xué)理論認(rèn)為，流程管理是現(xiàn)代企業(yè)管理的一種形式，它是以規(guī)范化的卓越業(yè)務(wù)流程為中心，以持續(xù)提高組織業(yè)務(wù)績效為目的的系統(tǒng)化方法。

（二）高校流程管理的必要性

隨著教育體制改革的不斷深入，高校擴(kuò)招熱潮興起，各式各樣的高校也紛紛崛起。高校組織機(jī)構(gòu)日益龐大，高校工作愈發(fā)千頭萬緒。以往“在一個院子中干活”時的那種靈活機(jī)動、面對面的管理模式已不能適應(yīng)現(xiàn)代高等學(xué)校的管理需要。傳統(tǒng)高校管理模式的弊端主要體現(xiàn)在以下三方面。

1.缺乏標(biāo)準(zhǔn)

一所只有幾十個教職工的高校，所有人都在“同一屋檐下”干活，彼此非常熟悉，工作僅靠直接溝通就可解決，無需更多書面的、成文的流程。而當(dāng)高校發(fā)展到幾千教職工，擁有地理位置上分散的校區(qū)時，如果學(xué)校管理運(yùn)作仍沒有一套標(biāo)準(zhǔn)流程加以規(guī)范，如果職工工作仍隨心所欲、以個人經(jīng)驗為標(biāo)準(zhǔn)，那么，出錯是在所難免的。

2.效率低下

高校流程大多局限于各組織機(jī)構(gòu)內(nèi)部，機(jī)構(gòu)間交流甚少。比如，H學(xué)校的R部和S部常常各行其是，傳統(tǒng)流程功能低下，大多只是規(guī)定日常的辦公事務(wù)，缺乏合作方式的統(tǒng)一規(guī)范，沒有發(fā)揮前瞻和整合作用。以H大學(xué)為例，假如某天R部和S部要共同舉辦一個學(xué)生活動，“新手上路”肯定會漏洞百出，必然導(dǎo)致效率低下。

3.權(quán)責(zé)不清

現(xiàn)有的流程中，相關(guān)部門的權(quán)利與責(zé)任界定模糊，導(dǎo)致工作流程中有些流程重復(fù)操作，有些卻無人問津。資源浪費(fèi)與不足現(xiàn)象并存。因此，為創(chuàng)造出更多的教育效益，優(yōu)化學(xué)校流程管理勢在必行。

三、協(xié)同理念下的高校全流程管理

高校的每一個組織機(jī)構(gòu)或每一項工作流程都是一個相對獨(dú)立的子系統(tǒng)，所有子系統(tǒng)在高校這個大系統(tǒng)中運(yùn)轉(zhuǎn)，摩擦在所難免，但如果協(xié)同工作做得好，就可以化危機(jī)為轉(zhuǎn)機(jī)，化摩擦為動力。下面，就一起著眼于流程管理的步驟，具體分析如何在協(xié)同理念下做好高校全流程的管理工作。

（一）確立流程主題

高校管理工作主要包括頻發(fā)的、常規(guī)的例行事件和偶發(fā)的、新穎的例外事件，而流程管理的對象就是例行事件。亦如法律制定時要全面考慮各種情況及對應(yīng)措施一樣，流程管理也要總結(jié)以往經(jīng)驗，預(yù)測未來事項，以制定出統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化的流程。俗語所說“例行事件靠流程，例外事件靠思維”，正是體現(xiàn)了流程管理的必要性與重要性。

高校流程主題多種多樣。其中，例行事件是發(fā)生頻率最高的事件，它包括考試管理流程、教師考核流程、評優(yōu)流程、運(yùn)動會流程、調(diào)課審批流程，夏令營申請流程……以上關(guān)系可直觀地用圖2表示。

下面，本文以一年一度的夏令營申請流程為例，進(jìn)行流程管理的案例分析。

（二）確定流程框架

學(xué)校不同，夏令營的申請流程也不盡相同。高校A的要求A={1，2，3，a，b}，高校B的要求B={1，2，c}，高校C的要求C={1，3，d，e}。夏令營申請流程管理D則是這里所有的流程的并集，即D={1，2，3，a，b，c，d，e}。具體流程（見下頁圖3）。

在上述流程的制作過程中，高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)充分發(fā)揚(yáng)民主精神，與教職工及學(xué)生代表“民主協(xié)商”，這樣做一來讓大家心知肚明，二來大家熟悉流程后辦事效率也會更高。

（三）落實部門責(zé)任

活動流程明確后，下一步就要將權(quán)利與責(zé)任具體落實到每一個部門、每一位教職工頭上。責(zé)任落實情況可用如下的矩陣結(jié)構(gòu)圖圖4表示。

此處“流程1”是夏令營申請流程，機(jī)構(gòu)1、2分別代表教務(wù)部和各學(xué)院，我們便可根據(jù)矩陣圖，將責(zé)任定位到教務(wù)部和各學(xué)院每位人員的身上，當(dāng)然，這里的責(zé)任人也包括學(xué)生本人。責(zé)任落實后，流程實施過程中一旦出了問題，便可立刻追責(zé)，快速解決問題，避免內(nèi)部扯皮和推諉現(xiàn)象。

（四）強(qiáng)化工作流程

俗話說熟能生巧。要使流程真正發(fā)揮功效，每位師生應(yīng)將其牢記于心。將流程制作成冊，相關(guān)責(zé)任人人手一份，可隨手查閱；隨后將流程做成規(guī)章式樣，掛于辦公室墻上，醒目而耀眼；當(dāng)然，教職工會議上大家也可根據(jù)實際情況的變化，提出變更業(yè)務(wù)流程的建議，不斷優(yōu)化流程。

四、結(jié)語

高校流程管理，做好協(xié)同是關(guān)鍵。同時也不可忽視外部環(huán)境的作用，應(yīng)與其他高校建立良好合作關(guān)系，互通有無，必將對流程的實施起到強(qiáng)力助推作用。與此同時，高校內(nèi)應(yīng)加強(qiáng)各流程間的協(xié)同關(guān)系，各子系統(tǒng)唯有協(xié)調(diào)合作，減少內(nèi)耗，充分發(fā)揮各自的功能效應(yīng)，才能真正使高校管理從無序變?yōu)橛行颍瑢崿F(xiàn)“1+1>2”的高校全流程協(xié)同管理的效果。