國(guó)企重組背景下現(xiàn)行檔案管理方式初探

【文章摘要】

在經(jīng)濟(jì)發(fā)展的推動(dòng)下，國(guó)有企業(yè)面臨著日益嚴(yán)峻的發(fā)展形式，傳統(tǒng)的經(jīng)營(yíng)模式難以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，需要進(jìn)行改進(jìn)和創(chuàng)新。國(guó)企重組，就是在這樣的市場(chǎng)形勢(shì)下提出的概念。本文結(jié)合檔案管理的特點(diǎn)和意義，對(duì)國(guó)企重組背景下現(xiàn)行的檔案管理方式進(jìn)行了分析和探究。

【關(guān)鍵詞】

國(guó)有企業(yè)；重組；檔案管理

國(guó)企重組是指由于難以適應(yīng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展要求，對(duì)企業(yè)的組織形式、經(jīng)營(yíng)范圍或經(jīng)營(yíng)方式進(jìn)行顯著改變的計(jì)劃實(shí)施行為。屬于重組的事項(xiàng)主要包括對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)的出售或終止，對(duì)企業(yè)組織結(jié)構(gòu)的大幅調(diào)整，以及對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)場(chǎng)所的改進(jìn)或遷移。本文主要分析了檔案管理對(duì)企業(yè)發(fā)展的作用，以及在企業(yè)重組背景下的現(xiàn)行管理方式，并提出了管理方式的優(yōu)化與創(chuàng)新。

1 檔案管理對(duì)于國(guó)有企業(yè)發(fā)展的作用

檔案管理也稱檔案工作，是檔案管理部門針對(duì)企業(yè)中的檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理，并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱，是企業(yè)管理的重要組成部分。檔案管理從其基本性質(zhì)和作用分析，屬于一項(xiàng)管理性、服務(wù)性和政治性的工作。對(duì)于企業(yè)而言，檔案管理的作用是十分巨大的，一方面，檔案管理屬于企業(yè)管理的重要組成部分，直接影響著企業(yè)的整體管理水平，另一方面，檔案管理工作雖然主要是對(duì)檔案的研究、整理和編制，但是其最終目的，是為了更好的適應(yīng)企業(yè)發(fā)展需要和社會(huì)的使用需求，關(guān)系著企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)穩(wěn)定發(fā)展。因此，檔案管理工作需要引起企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和管理人員的重視。

2 國(guó)企重組背景下現(xiàn)行的檔案管理方式

在社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的推動(dòng)下，許多國(guó)有企業(yè)陳舊的經(jīng)營(yíng)管理方式存在的弊端日益顯露，逐漸難以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，因此，國(guó)有企業(yè)實(shí)現(xiàn)了分離、重組和改制，而企業(yè)的檔案管理方式也隨之發(fā)生變動(dòng)。在國(guó)企重組的背景下，現(xiàn)行的檔案管理方式主要包括以下幾種：

2.1 內(nèi)部統(tǒng)一管理

內(nèi)部統(tǒng)一管理可以說是國(guó)有企業(yè)重組中應(yīng)用最為廣泛的檔案管理方式，可以細(xì)分為統(tǒng)一式管理和分級(jí)式管理。統(tǒng)一式管理，是指國(guó)有企業(yè)對(duì)檔案管理部門進(jìn)行重組，統(tǒng)一管理企業(yè)重組中的所有檔案信息。其優(yōu)勢(shì)在于可以形成一個(gè)較為統(tǒng)一的企業(yè)檔案信息利用中心，從而提高檔案工作的效率和質(zhì)量，確保檔案管理的順利有序進(jìn)行；分級(jí)式管理，是指國(guó)有企業(yè)在重組完成后，集合自身的組織形式和結(jié)構(gòu)，對(duì)檔案進(jìn)行分層分級(jí)管理，其優(yōu)點(diǎn)在于工作量相對(duì)較小，各級(jí)管理部門共同協(xié)作，管理效率高。分級(jí)式管理適用于兩種情況，其一，國(guó)企重組后，企業(yè)的性質(zhì)為多法人單位的集團(tuán)公司，每一個(gè)獨(dú)立的法人單位可以對(duì)自身的檔案進(jìn)行管理；其二，企業(yè)重組后，形成單一的法人，但是由于規(guī)模較大，內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)復(fù)雜，層級(jí)較多，為了便于檔案信息的利用，采用分級(jí)管理的方式。

2.2 國(guó)資集中管理

該管理方式是隨著我國(guó)國(guó)有資產(chǎn)管理的形態(tài)變化而產(chǎn)生和發(fā)展起來(lái)的，相對(duì)比較特殊。在實(shí)際應(yīng)用中，主要是下設(shè)的企業(yè)檔案管理中心，對(duì)重組后的國(guó)企檔案進(jìn)行集中管理，檔案管理中心由國(guó)有資產(chǎn)經(jīng)營(yíng)公司直接領(lǐng)導(dǎo)。

2.3 國(guó)家檔案館接收管理

國(guó)家檔案館接收管理的方式，主要是針對(duì)破產(chǎn)重組的國(guó)企而言，可以確保檔案管理的連續(xù)性和有效性，避免檔案信息的遺失，其意義和作用都是十分巨大的。

2.4 行業(yè)集約化管理

行業(yè)集約化管理，是指國(guó)有企業(yè)在重組后的集團(tuán)公司內(nèi)部，建立相應(yīng)的集中管理平臺(tái)，對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理。管理的責(zé)任主體是行業(yè)集團(tuán)，可以通過對(duì)行業(yè)的區(qū)分，實(shí)現(xiàn)分別管理，以保障管理的效率和質(zhì)量。該管理方式并不常用，主要是為不具備檔案管理?xiàng)l件，或者條件成本過高的重組企業(yè)，提供一條有效的檔案管理途徑。

2.5 市場(chǎng)化寄存管理

市場(chǎng)化寄存管理的主體，是相應(yīng)的檔案寄存中心。國(guó)家綜合檔案館專門針對(duì)重組國(guó)企的檔案管理工作，設(shè)立了檔案寄存管理服務(wù)業(yè)務(wù)，通過收取相應(yīng)的檔案管理費(fèi)用，為各類國(guó)有企業(yè)提供檔案寄存服務(wù)，以確保企業(yè)檔案的完整性，避免重組過程中檔案的遺失和混亂。

3 對(duì)檔案管理方式的優(yōu)化和創(chuàng)新

現(xiàn)行的檔案管理方式，雖然在很大程度上滿足了重組國(guó)企對(duì)于檔案管理工作的要求，但是也同樣存在許多需要解決的問題，如自動(dòng)化管理水平低下、管理難度大、管理人員素質(zhì)較差、檔案存在殘缺現(xiàn)象等，嚴(yán)重影響了檔案管理的整體水平。因此，需要對(duì)檔案管理的方式方法進(jìn)行優(yōu)化和創(chuàng)新。

3.1 加強(qiáng)檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

在國(guó)企重組的背景下，要實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的科學(xué)化、合理化，就必須加強(qiáng)檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。就目前的檔案管理而言，要加強(qiáng)對(duì)于檔案存儲(chǔ)庫(kù)房的建設(shè)，提高檔案管理的效率。例如，可以引入自動(dòng)化管理系統(tǒng)，并通過相應(yīng)的處理軟件和網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的信息化管理和自動(dòng)化管理，切實(shí)實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，確保檔案信息的作用可以得到充分發(fā)揮。

3.2 建設(shè)高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍

檔案管理人員的素質(zhì)對(duì)于檔案管理工作的影響是不容忽視的，對(duì)于重組后的國(guó)企而言，必須加強(qiáng)對(duì)于檔案管理人員的培訓(xùn)，提高其專業(yè)素質(zhì)，建設(shè)一只高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍。這是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)，也是確保檔案管理質(zhì)量的重要保證。

3.3 切實(shí)做好檔案的日常維護(hù)工作

檔案管理人員要做好檔案的日常維護(hù)工作，嚴(yán)格按照相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對(duì)實(shí)體檔案進(jìn)行保存和維護(hù)，對(duì)檔案信息進(jìn)行整理和總結(jié)，切實(shí)保證檔案的完整性。同時(shí)，要及時(shí)了解企業(yè)發(fā)展動(dòng)態(tài)，定期對(duì)檔案信息進(jìn)行更新，確保檔案的準(zhǔn)確性和真實(shí)性。

4 結(jié)語(yǔ)

總而言之，檔案管理對(duì)于企業(yè)的穩(wěn)定和發(fā)展有著十分重要的現(xiàn)實(shí)意義，需要引起企業(yè)管理人員的重視。在當(dāng)前國(guó)企重組的背景下，現(xiàn)行的檔案管理方式發(fā)揮了巨大的作用，但是也存在一定的問題，需要結(jié)合企業(yè)實(shí)際，進(jìn)行改進(jìn)和創(chuàng)新，確保檔案管理工作可以更好的為企業(yè)的發(fā)展服務(wù)。

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