高校實驗實訓應重視公文格式國家標準的推廣

2012年4月16日，中共中央辦公廳和國務院辦公廳聯合下發了《黨政機關公文處理條例》（以下簡稱《條例》），這是自20世紀80年代以來黨的機關公文處理相關規定與國家行政機關公文處理相關規定由原來的分別設立，到走向統一要求、統一規范、統一實施的重要里程碑。為配合《條例》的實施，國家質量監督檢驗檢疫總局和國家標準化管理委員會組織專家，對1999《國家行政機關公文格式》國家標準進行了修訂，在廣泛征求意見的基礎上，于2012年6月29日正式批準發布了2012《黨政機關公文格式》國家標準，并于2012年7月1日開始實施。

2012版《黨政機關公文格式》的編制，統一規范了各級黨的機關公文和國家行政機關公文的格式，且若干年內在各級黨政機關要普遍推廣、準確使用。但在具體執行中，靠誰來接續傳承，將舊標準盡快淘汰，把新標準吃透、全面掌握，落實到各級黨政機關的實際工作中。對此，筆者認為，高校文科類畢業生將是各級各類黨政機關辦公室的重要后備力量，要讓他們在走出校門前就對新公文格式有正確的理解和認識，方能在步入工作崗位后較好的運用。所以高校實驗實訓要注重對大學生進行公文格式國家標準的教育、培養、訓練。具體看有以下幾個方面：

1 高校實驗實訓要清晰公文格式國家標準的內容和特點

高校實驗實訓的目的是：培養大學生的創新思維、創業精神和開拓意識，提高大學生所學專業的技術技能和動手操作能力，實現素質教育目標，造就創新人才。公文格式國家標準是在改革創新思維下出臺的標準，符合時代要求，符合發展要求，可操作性極強。公文格式簡言之就是公文的表現形式。它相對于公文的內容而言，既由公文的內容所決定，又服務于公文的內容需要。公文格式的范疇包括公文采用的介質、公文印制要求、公文中數據的表示、公文各要素的排布等內容。這些內容看上去簡單，實際挺復雜。如公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發文機關標志、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、發文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、印發機關和印發日期、頁碼等18個公文格式要素組成，每個要素都有具體要求。單就版記中的分隔線一項來看，在2012版國家標準中，首次提出了紅色分隔線的概念，規定版記中各要素與印發機關和印發日期之間加一條分隔線隔開，一是為顯示各要素之間的區別，二是顯得美觀。要注意第一個要素之上和最后一個要素之下也有一個分隔線，但這兩條一頭一尾的分隔線要比中間的分隔線略粗一些。2012版國家標準推薦兩頭分隔線高度為O.35 mm，中間分隔線高度為O.25 mm。類似這樣的規定還有很多，如果不經培訓，許多細節理解不到位，會出現公文格式使用上的不規范，導致公文的嚴肅性、權威性受到影響。為此，高校實驗實訓要從為國家培養大批懂得公文格式國家標準的人才出發，對2012版《黨政機關公文格式》的內容和特點掌握透徹，才能在對大學生進行教育培訓時有保證。

2 對大學生進行公文格式國家標準的推廣要準確扎實

對 2012版《黨政機關公文格式》國家標準的普及是一個長期任務，它關系到一批又一批大學生要了解新標準，認識新標準，掌握新標準。這就要求高校一要淘汰過時的《文書學》、《公文寫作》等教材，按照2012年4月16日，中共中央辦公廳和國務院辦公廳聯合下發的《黨政機關公文處理條例》和2012版《黨政機關公文格式》國家標準更新教材內容，使大學生看到的是最新的國家標準，給學生以新的概念和知識。二要把2012版《黨政機關公文格式》國家標準的教學納入實驗課程體系，安排足夠的學時讓學生學習，讓學生切實掌握最新的《黨政機關公文處理條例》，學到更加科學的公文處理概念，認識到由13種調整為15種的更加豐富的公文種類，懂得公文要素做出了調整，增加了“份號”、“發文機關署名”、“頁碼”，減少了“主題詞”等；行文規則上做了具體規定，即向上級機關行文“原則上主送一個上級機關”；文件簽發程序更加規范，規定“重要公文和上行文由機關主要負責人簽發”；公文辦理環節更加簡明，公文管理環節更加嚴格。三是高校負責實驗實訓教學任務的教師要充分吃透2012版《黨政機關公文格式》國家標準的內涵和要求，明確標準的適用范圍，公文用紙，公文中的表格處理，公文中計量單位、標點符號和數字的用法，以及信函、命令（令）、紀要三種公文的特定格式等，才能給學生以準確的知識灌輸，才能讓學生在學習時正確理解，正確把握。

3 加大公文格式國家標準的實驗實訓力度

2012版《黨政機關公文格式》的最大特點就是可操作性極強，而高校實驗實訓的根本目的正是培養學生的動手能力。所以，將2012版《黨政機關公文格式》國家標準的教學納入高校實驗實訓體系是極其吻合的。高校的實驗實訓體系包括實驗課、實驗室上機練習相關公文操作軟件、進實習基地接觸公文收發文的全部程序等。實驗課上要教給學生基本理論實驗知識，如公文種類、體例等；實驗室上機要學會熟練掌握辦公室OA系統等辦公管理軟件，模擬收發文、文件傳閱、辦理至文件辦結整理、立卷、歸檔的全套過程；最關鍵的是進實習基地實際操練，這是面對真實工作的動手，容不得半點閃失，否則，直接影響公務活動。這也是檢驗大學生實驗課學習、計算機模擬效果如何的試驗場，能通過這個檢驗，方證明真正學到了知識和本領，才有資格去競爭公務員崗位。對此，很多高校主動與層次較高的黨政機關聯系，建立實習基地，安排學生輪流實習，在實際工作中提高大學生對公文格式國家標準的操作運用能力。也有具備現代發展眼光的黨政機關會利用高校的寒暑假，選拔一些大學生來機關輔助工作，使他們提前熟悉現代辦公技能。這兩方面做法的相得益彰之處，就是都在想辦法給大學生尋找接受技能鍛煉的地方，使他們盡早成長，盡快成長。在實習基地的建設方面，筆者認為還應加大力度，擴大實習基地數量，提高實習質量，使大學生有更多真槍實干的場合與機會，才能使他們在校期間就能練就一身過硬的本領，離校就業方能迅速適應崗位需要，對所需擬寫的公文拈手就來，對承辦的文件輕車熟路，對公文格式國家標準的內容如數家珍。這樣才真正起到了實驗實訓的作用，公文格式國家標準也才真正能在大學生中得到推廣應用。