淺談企業(yè)文書工作人員素質的提升

【文章摘要】

本文首先簡要介紹了企業(yè)文書工作的特點，并立足于企業(yè)文書工作的特點，指出企業(yè)文書工作人員應具備的素質，并結合企業(yè)發(fā)展需要就該如何提高企業(yè)文書工作人員的素質淺顯談談自己的看法。

【關鍵詞】

企業(yè)文書；素質提升

對于一個企業(yè)來說，不可能沒有辦公室這樣機構或部門；而在辦公室里，就更少不了文書工作人員。文書工作是一個企業(yè)辦公室工作的重要組成部分，工作不但具體、繁瑣，而且事務多、事務急，隨機性大、接觸面廣，不可預料的事情很多。其實，一個企業(yè)文書工作的好壞，關系到了企業(yè)的形象，對企業(yè)領導決策、強化管理、提高工作效率都有很大的促進作用。其實，文書工作的好壞，我認為很大程度上還是取決于文書工作人員自身素質的高低。

下面，就企業(yè)文書工作人員應該具備什么樣的素質？該如何提高？粗淺地談談自己的認識和思考。

1 企業(yè)文書工作的特點

一是具有復雜多變性，不可知因素多。每天除跟蹤上、下級及地方政府部門來文的辦理情況外，還要處理領導安排的其他工作，處理新收發(fā)的文件，有時還涉及到會務、接待等工作。

二是具有較強的時效性。文書通常接收、處理的文件都有一定的時效性，加之隨著信息化程度的不斷提高，電子辦公常態(tài)化，企業(yè)文書處理工作必須高速運轉。

三是企業(yè)文書通常都是一崗多責。企業(yè)文書和地方政府文書不盡相同，分工不細，很多企業(yè)文書除文書崗位職責外，還兼有其他崗位職責。

四是企業(yè)發(fā)展對文書人員的要求越來越高。隨著企業(yè)的不斷發(fā)展和管理的不斷加強，以后企業(yè)管理會更嚴、更細、更實、更具體，這對企業(yè)文書工作人員也相應提出了更高的要求。

2 企業(yè)文書工作人員應該具備的素質

一是要有政治素質和道德修養(yǎng)。面對復雜的形勢，文書工作人員必須始終保持清醒的頭腦，熱愛本職工作、忠于職守，為部門服務，為領導服務，努力提高工作效率，嚴謹精細，高質量地提供服務；要遵守紀律，嚴守秘密；要廉潔自律，無私奉獻。

二是要有良好的文化素質。文書人員經(jīng)常和文字、文章打交道，所涉及的內容包羅萬象，所涉及的領域十分繁雜，這就要求文書人員必須有較高的文化素質和綜合能力，才能在工作中充分發(fā)揮出自身的作用。

三是要有很高的業(yè)務素質。在不同部門、不同崗位上工作的文書工作人員，對業(yè)務素質的要求有所不同，但總的說，都應具備公文寫作、信息管理、檔案管理、文書、信訪等相關學科的專業(yè)知識，具備綜合處理能力、文字書寫能力、速記能力、校對能力、運用現(xiàn)代化辦公設備的能力，特別是在電腦打字機、電子計算機、復印機、傳真機等辦公自動化設備廣泛應用的情況下，熟練地掌握它們的使用方法，不僅可以提高工作效率，而且可以大大提高文書工作的質量。

3 如何提高文書工作人員的素質

一是關心關注文書工作人員成長，及時掌握文書工作人員的思想動態(tài)，強化政治素質和道德修養(yǎng)的建設。對于國有企業(yè)來說，必須發(fā)揮黨的政治核心作用，對文書工作人員的思想政治工作不可放松，切實提升文書工作人員的政治素質和道德修養(yǎng)。要利用開辦培訓班、政治學習、談心交心等各種有效形式，展開對文書工作人員在政治素質方面的教育培訓工作。尤其是針對在平時工作中，文書工作人員在思想上、工作上表現(xiàn)出來的問題，一定要及時采取措施，幫助引導，將問題及時解決，避免文書因這些問題影響到工作。作為企業(yè)來說，要切實關心關愛職工，建立完善屬于自己的企業(yè)文化，通過文化來感化職工，提升職工對企業(yè)發(fā)展的責任感和主人翁意識，使之能夠全身心投入到崗位工作來，積極為企業(yè)發(fā)展做出貢獻。要建立健全文書正常的成長成才機制，避免文書工作人員一輩子都在文書崗位，干一輩子文書，從而失去工作的激情。

二是聯(lián)系企業(yè)發(fā)展的實際，著重加強文書工作人員的系統(tǒng)培訓工作，提升文書工作人員服務的質量和水平。加強職工群眾的技術業(yè)務培訓，提高廣大職工隊伍的素質，是一個企業(yè)發(fā)展的需要。長期以來，大家都認為文書工作不重要，誰都可以勝任，是以沒有得到足夠重視，培訓工作基本沒有，全靠自學。以我們單位為例，全公司所有的文書工作人員，基本上沒有接受過專門的教育和培訓，大多數(shù)都是半道出家，臨時上任，根本不掌握文書學的專業(yè)知識，很多工作都是根據(jù)前輩的工作經(jīng)驗來開展。目前就我們公司來說，文書工作人員的素質和企業(yè)發(fā)展需要極不匹配。特別是現(xiàn)在辦公自動化、信息化水平的不斷提高，對文書工作提出了更高的要求，若再不系統(tǒng)培訓，很大一部分文書工作人員勢必跟不上企業(yè)發(fā)展的步伐。所以，加強對現(xiàn)有的文書工作人員進行系統(tǒng)培訓顯得尤為重要。但是我們的一些企業(yè)偏重于主體專業(yè)人員的教育培訓，對文書等崗位人員的培訓覺得可有可無，這是個錯誤的觀點。其實，更應該加強對這些崗位的教育培訓，讓大家和企業(yè)融為一體，共生共存。

三是聯(lián)系崗位職責要求，加強對文書工作人員的業(yè)務指導，提升他們的業(yè)務能力，確保勝任崗位。文書工作本就是一個事務性極強的工作。要提高文書工作人員的業(yè)務工作能力，就必須結合單位文書工作人員存在的問題，有針對性地采取措施加以解決。首先，要對文書工作人員進行摸底，掌握目前文書工作人員的現(xiàn)狀和存在問題，做到有的放矢，制定好方案措施。第二，要按照高質量的工作標準要求，通過講座形式，外聘老師進行系統(tǒng)的培訓，讓大家對文書工作有個更新更細的認識。第三，要進行重點指導，對一些問題較多的單位和素質較低的個人派專人進行指導、幫教，使其盡快整改。最后，通過舉辦經(jīng)驗座談會、交流會以及現(xiàn)場觀摩會等形式，推廣好的單位及做出突出成績的個人的經(jīng)驗，使文書工作人員學有目標，趕有方向，增強提高素質的緊迫感。

四是堅持理論聯(lián)系實踐，強化實踐鍛煉，確保工作效果。實踐出真知。我們公司一些老同志，雖然不是科班出生，沒有系統(tǒng)地經(jīng)過相關培訓，但他們通過自身的努力，不斷地在工作實踐中摸索，逐步掌握了文書工作專業(yè)知識，成為勝任本職工作的優(yōu)秀文書人員。其實，光學理論知識，不結合實際，不運用到工作實踐當中來，也是假把式。要想做好文書工作，在經(jīng)過系統(tǒng)教育、培訓同時，還需要進行實踐，以理論指導實踐，不斷豐富，真正做到把理論同實踐有機地結合起來，才能提升工作效率。每個從事文書工作的同志，都必須在實踐中刻苦鉆研本職業(yè)務，不斷提高業(yè)務工作水平，才能成為過硬的文書工作人員。當然，企業(yè)還應該通過舉辦文書管理競賽、打字競賽、計算機操作競賽等文書專業(yè)的各種競賽，調動學習的積極性，提高文書工作人員素質和工作水平。

對于一個大型企業(yè)來說，文書工作不是可有可無的，只是崗位描述不一樣而已。企業(yè)文書質量的好壞和水平的高低也能體現(xiàn)企業(yè)的基本素質，事關企業(yè)形象，關系到企業(yè)領導層的決策效率，對企業(yè)發(fā)展與進步具有十分重要的意義。所以，提高文書工作人員素質，提高文書工作水平，是企業(yè)不可忽視的一項重要工作。