淺談中小型檔案管理信息系統通用需求

【文章摘要】

當前，檔案工作也走向了信息化與網絡化的時代，本文對檔案管理信息系統時代進行全面需求分析，并制定了具體的各項功能需求，為系統需求打好堅實基礎。

【關鍵詞】

檔案管理；功能需求；信息化

伴隨著現代信息技術的高速發展，檔案管理信息系統是檔案信息化建設中的重要內容，越來越多的先進技術和管理理念被廣泛地引入到檔案領域，實現現代化檔案管理和提供檔案方便利用，充實和豐富了檔案管理內容，在整項工作中處于基礎性的地位，形成了別具特色的現代檔案管理。

1 檔案管理信息系統分析及設想

為了知曉現實情況，設計了檔案管理信息系統調查表，以問卷形式作為客觀獲取信息的途徑，圍繞需求分析的相關問題，以檔案部門相關人員的訪談結果作為主觀獲取信息的途徑，記錄了大量的訪談內容，給研究工作提供了較大的幫助。

信息系統使用過程中遇到主要的問題，信息系統使用過程中遇到主要的問題，單位信息化進程緩慢，或者是檔案業務單一，檔案管理系統接口的更新、升級速度慢，對于檔案日常的管理工作及后續的利用查詢工作不利，未進行全面的需求分析，沒有統籌規劃；對檔案信息總化的意識及認知度有偏差，信息整合也十分困難，歸檔制度與系統不能很好的融合；系統不友好，操作不方便，降低了管理的效率也會造成一定程度的混亂；幾乎所有的檔案管理信息系統都能實現檢索這一功能，但檢索問題卻成為使用檔案管理信息系統反映最多的問題之一，大家普遍對現有的檢索查詢功能感到不滿。

綜合調研結果進行分析，進行一個合理、良好、符合自身實際的需求分析，對于一個新檔案管理信息系統的建設，一個詳實、切合本單位實際的需求分析是系統建設的開端及系統實施的關鍵。

2 檔案管理信息系統通用需求

結合實際調研結果及我國的相關規定、標準，對檔案管理信息系統的概念進行描述，滿足和幫助檔案機構建立需求分析框架，其中總體業務需求描述了檔案部門及相關人員對檔案管理信息系統的總體或者說是高層次的目標及要求。

在信息時代，隨著現代管理技術的發展，檔案部門建設檔案管理信息系統的原因是因為檔案部門的手工管理及利用方式已不適應現實狀況，另外由于檔案部門已經有檔案管理信息系統多種原因不能滿足現在的需求，必須加強檔案管理信息系統建設。系統的目標一定要與本單位實際相結合，在辦公自動化的前提下實現歸檔自動化，并帶有一定前瞻性且性價比高的系統，以網絡為基礎的文檔一體化，是檔案價值體現之所在，形成電子檔案的電子文件歸檔系統，實現更加便捷、完善的檔案現代化利用，防止信息“孤島”的出現。

結合實際工作中遇到的實際功能需求，捕獲與歸檔功能，電子文件管理系統應具備如下捕獲功能：可以捕獲來自于多種外部系統的文件，不同單位可以根據本單位實際選擇外部系統的類型；必須能夠捕獲各種類型電子文件，捕獲各種類型的子文件的能力是作為電子文件管理系統所必須具備，如：博客、壓縮文件、多媒體文檔。保持各組件間的有機聯系，具有自動捕獲電子文檔及盡可能多的相關元數據的功能，確保各個組件結構上的完整，而且數據的完整性和準確性也得到提高；系統設計前要確定各種數據類型的獲取方法，根據系統的配置規則和初始文號，可以批量捕獲外部系統的文件，批量導入過程中，文件和元數據需要一并導入，并能及時修正導入過程中的錯誤，可以將原有文件轉換格式后捕獲，并保留格式間的聯系，系統應該告知用戶進行處理，檔案管理信息系統必須具有預歸檔的功能。

分類功能是檔案管理信息系統的基礎與核心，系統應確保設置分類方案不打亂電子文件形成時的有機聯系，應該基于對機構職能和業務活動的分析；系統應允許授權用戶的分類方案進行相關變動，系統應該允許授權用戶對原分類方案進行相應操作；在分類方案的不同類目、案卷下允許存在相同的名稱或編碼，系統應該允許存在相同的名稱或者編碼。

鑒定和處置功能，對檔案的鑒定工作非常重要，系統可以設置電子檔案的保管期限表，具有進行保管期限定義、修改、維護的能力。系統可以自動檢索出過期檔案，并加入待銷毀列表，經過鑒定后發現其并無保存價值需要銷毀；系統具有復審功能，檔案管理員根據銷毀審批單；系統必須具有轉存與遷移的功能，需要我們及時更換軟、硬件載體；銷毀時要保證該電子文件的徹底銷毀，必須確保已銷毀的文件已經從系統中徹底清除，檔案管理系統必須為轉移或銷毀的文件保留元數據存根。

檔案管理信息系統的控制功能，系統必須具備阻止非法操作行為的功能，使授權用戶能夠在其權限范圍內進行合法操作。系統必須具備審計跟蹤功能，以保證文件的真實性和完整性；系統可通過審計跟蹤功能記錄用戶的活動，如檢查用戶的行為是否存在濫用權限；系統管理員可自行確定用于審計跟蹤的行為，應允許管理員選擇并決定審計跟蹤；系統應對系統內進行監視并形成審計跟蹤報告，系統應具備訪問控制功能，系統應具備安全類別的劃分功能，系統應該支持一個訪問控制機制配置選項，系統應允許系統管理員定義用戶角色，維護權限管理；系統應能對重要文件進行特別的保護。

查找與檢索功能，其系統檢索模塊應遵守相關規則，系統應支持多途徑的檢索方式，系統可以選擇支持網絡化檢索方式，系統應支持直觀、靈活的檢索結果及輸出方式，允許同時進行查看、傳輸和打印等。

系統報表設計和制作功能，系統應具備統計功能，如根據其實際業務需求自定義統計報表的格式；系統必須具備根據統計內容生成內容、形式豐富的統計報表功能。另外管理功能是系統應具備數據處理功能，系統應具備存儲保管功能，系統應具備備份和恢復功能。

3 通用性能需求

它是檔案管理信息系統在設計時必須考慮的，包括信息系統的準確性，即系統數據在傳遞過程中吻合程度；系統的及時性是指系統對用戶的請求可以在很短的時間內就得到響應；檔案管理信息系統應該具備穩定且靈活的體系結構，其功能設計也應當遵守相關規范的要求；系統的友好性，體現為以用戶為中心，系統的先進性 保持其最合理、最經濟的先進性水平。

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