紙質檔案的數字化探析

摘 要：對檔案文獻進行數字化加工處理，是在加強檔案原件保管質量的同時，提高檔案信息利用效率、完善檔案信息利用方式的一項重要手段。

關鍵詞：紙質；檔案；數字化

隨著電子政務和辦公自動化的發展，人們對網上檔案信息資源的需要也日益強烈。把傳統的檔案信息資源經數字化處理轉換成數字檔案信息資源，建立起數字檔案信息中心，進一步完善我國以紙質檔案為主體的檔案信息資源體系，為社會各界提供更為豐富的信息資源服務。檔案數字化日益成為檔案信息化建設的一個重要組成部分。

一、檔案數字化

檔案數字化，就是采用各種信息采集設備將不同載體形式的檔案轉換成數字方式的過程。紙質檔案數字化，就是利用掃描等信息采集設備，將紙質檔案原件的圖文信息分解為若干點陣式信息元（像素），并將光信號轉換為電信號輸進計算機內從而形成數字圖像文件。

二、將紙質檔案轉換成計算機可處理的數字格式的方法

將紙質檔案轉換成計算機可處理的數字格式通常有兩種方法：一是將紙質檔案掃描并以圖像方式存儲，二是利用已有的縮微膠片影像進行數字化轉換或者直接用數碼相機進行拍攝。對紙質檔案進行直接掃描的方式比較經濟和快捷。因此，紙質檔案的數字化一般應采取掃描的方法將其變成電子圖像文件直接存儲，再配合標引信息數據庫的建立，實現檔案資料電子影像的快速檢索利用。

三、數字化設備選擇注意

大量檔案原文的存儲管理離不開海量存儲技術。光盤存儲系統是目前海量存儲的基本手段。完整的光盤存儲系統包括光盤盤片、相應的光盤驅動器及其光盤軟件。選擇檔案信息用光盤存儲系統的考慮因素如下：

（1）支持并發訪問用戶的數量。選擇檔案光盤系統最關鍵的因素應當是其可同時支持在線并發訪問用戶的數量，對眾多訪問的支持是有效實現檔案信息庫利用價值的基本條件。否則，無論存儲容量多大，都可能因光盤系統不能有效支持眾多并發用戶而徹底崩潰，進而導致整個網絡系統的癱瘓。

（2）安全性及其安全管理體系。檔案信息確保其存儲安全十分重要，對于鏡像存放在光盤存儲系統中的重要檔案信息，系統管理員和合法用戶在任何情況下均不得對其數據做任何修改。因此，在選擇檔案光盤系統時安全性是必須考慮的重要因素。

（3）對各種網絡操作系統和網絡結構的支持。網絡環境中，網絡操作系統平臺和網絡結構千變萬化，網絡中服務器和客戶機多種多樣，這就要求檔案光盤存儲器能夠適應各種復雜的網絡環境。

（4）存儲容量。必須根據本單位數字化檔案的數量及其增長情況來選定光盤塔、光盤庫可存儲光盤的數量及其總的存儲容量。存放檔案信息的光盤數量每年在不斷增加，因此選探檔案光盤存儲系統時應考慮系統是否允許采取自行添加硬盤的方式來對光盤塔和光盤服務器進行擴容。

四、紙質文書檔案數字化步驟

1.調檔

檔案保管處借出需數字化的檔案，按照要求辦理調檔登記手續，登記好檔案數量、狀況等，并對檔案逐頁進行清點。

2.拆裝

對歸檔改革前整理的檔案，要將檔案原件的裝訂拆除，排好順序，并用夾子夾起防止散亂；歸檔改革后整理的檔案如果沒有裝訂，可直接排好順序。操作中不得對檔案原件有任何損壞。

3.修復

檔案中若有裝訂金屬物需去掉；有破損的地方需在備考表中注明，如破損程度影響了檔案內容的文件，則需進行修補；小于16開的檔案需進行托裱；沒有裝訂線的檔案要另用紙加寬；多份檔案粘連一起時，需在不損壞檔案載體信息量的前提下，細心分開，如實在無法分開則不分。

4.檔案及目錄的檢查、整理

妥善保管好檔案，嚴禁批注、涂劃、圈點。檔案目錄中出現繁體字或不規范的簡化字時，一律參照國家標準的簡體字補充著錄，需手寫補錄的項目要求字跡工整，并逐份逐頁地仔細檢查，不符合要求的應予以糾正。檢查整理時主要注意以下幾方面：

（1）檢查檔案的順序。基本原則：檔案頁號按順序連續排列。需要在檔案原件上重新標注頁號時，必須使用標準檔案頁碼章，加蓋在檔案的右上角，位置須統一，并不得用手寫頁碼。

（2）檢查檔案目錄所有的項目（包括：題名、文件編號、責任者、日期、順序號、頁號、備注），保證其準確、完整，并與檔案原件內容一一對應，要求一份檔案對應一條目錄，仔細檢查每份檔實是否完整。如有檔案漏編目錄，應補編目錄。正式檔案若為復印件，需在該檔案首頁的右下角加蓋“復印件”章，字號要求5號字。

（3）檢查案卷封面上的項目：全宗名稱、類別名稱、案卷題名、案卷所周年度、期限、卷內文件件數、頁數、全宗號、目錄號、案卷號是否與案卷實際內容一致。

（4）花名冊、介紹信及其他類型檔案的整理。花名冊整理方法如下：題名核名冊全稱著錄；責任者一律為名冊上印章所對應的批準單位。無批準單位印章的以填報單位所寫字樣為準錄入字樣為準錄入；花名冊及其他名冊均不需著錄人名。日期寫填報日期或批準日期，若有多個日期則錄入一個即可。

介紹信、報到證等存根整理方法如下：以上類別檔案中的人名必須如實錄入，要求準確無誤。少量看不請楚的字跡要核實再作修改。

5.校對《檔案目錄》

按照檔案（案卷）及目錄檢查、整理的結果，對照檔案目錄進行校對，保證檔案目錄、卷內文件、案卷內的目錄三者一致。

6.《檔案目錄》檢查

派專人負責對前面五個環節做仔細檢查，確保檔案目錄、卷內文件、案卷內的目錄三者一致。

五、檔案掃描掛接階段

檔案掃描，檔案掃描過程中要嚴格執行有關檔案閱覽利用及保管保護和保密制度，注意保護好檔案。

光盤刻錄存儲，將掃描形成的圖片文件采用保存期限為300年以上的光盤刻錄，一式兩套，以作備份，并填寫詳細清單。光盤刻錄必須有專人負責撿查，檢查光盤內容是否有錯漏，光盤能否正常打開等。

數據檢查。有專人專機對每天完成的數據進行檢查，要求保證掃描形成的圖片文件與卷內文件一致，編號無誤，清晰度和格式符合標準。

數據掛接。將掃描獲得的每個圖片文件對照數據庫原有的目錄數據，逐份點擊掛接導入數據庫，數據掛接必須跟掃描同步進行。在數據庫中備份導入后的數據，將備份數據用保存期限為300年以上的光盤刻錄并制作一份掛接清單。

六、檔案裝訂、歸還階段

按檢查整理階段確定的順序將掃描完的檔案裝訂好。裝訂時必須保持檔案的原貌，不得更換卷皮，不得缺漏頁，按照檔案原有的線孔裝訂。裝訂好后要將檔案檢查一邊，看案卷裝訂是否結實、有沒有脫頁，順序對不對，檔案及目錄齊不齊。檢查完畢歸還檔案保管處，辦理歸還手續。

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