信息化背景下檔案工作者的素質(zhì)培養(yǎng)

徐華江

摘要：隨著科技與時(shí)代的飛速發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、信息技術(shù)得到了廣泛的應(yīng)用，給各行各業(yè)帶來了機(jī)遇與挑戰(zhàn)。由于檔案管理工作有著信息量大、范圍廣、工作量多的特點(diǎn)，運(yùn)用信息技術(shù)有利于提高工作效率與質(zhì)量，減少檔案管理人員的勞動(dòng)負(fù)擔(dān)。信息化的檔案管理工作，提高了對(duì)管理人員的業(yè)務(wù)能力與素質(zhì)要求，本文首先從檔案管理信息化出發(fā)，對(duì)現(xiàn)階段信息化背景下檔案工作存在的問題、難點(diǎn)進(jìn)行了分析，重點(diǎn)探討了新形勢(shì)下檔案工作人員的素質(zhì)培養(yǎng)，具體說明如下。

關(guān)鍵詞：信息化 檔案工作者 素質(zhì)培養(yǎng)

1 檔案管理信息化

近十幾年來，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)逐漸在各行各業(yè)落地生根，人們的生活、生產(chǎn)離不開電子設(shè)施的使用，不斷加快了信息化世界的進(jìn)程。機(jī)關(guān)工作也陸續(xù)引進(jìn)了各種管理系統(tǒng)、信息系統(tǒng)，為各大部門、單位、企業(yè)的工作提供了便利，由于檔案管理工作信息量較大，在日常工作中運(yùn)用信息技術(shù)，工作效率、工作質(zhì)量可得到大幅提升。但在信息化背景下的檔案管理工作，對(duì)管理人員要求比較高，傳統(tǒng)的檔案管理方法與技術(shù)也應(yīng)作出轉(zhuǎn)變。為進(jìn)一步滿足新形勢(shì)下的檔案管理工作要求，不斷提高檔案管理人員專業(yè)技能與綜合素質(zhì)，促進(jìn)檔案管理信息化的發(fā)展。以往檔案管理人員主要的服務(wù)對(duì)象是紙質(zhì)檔案，而信息化下的檔案管理的服務(wù)對(duì)象則是數(shù)字化檔案、多媒體檔案，其工作內(nèi)容、工作形式發(fā)生了變化，信息化檔案管理將直接在網(wǎng)絡(luò)上對(duì)各類檔案數(shù)據(jù)、信息等進(jìn)行歸納與處理，檔案工作人員之間也可在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行交流，檔案管理工作更加靈活與先進(jìn)。

2 現(xiàn)階段基層檔案隊(duì)伍存在的問題

以往的檔案管理人員大多是在檔案室中進(jìn)行工作，其服務(wù)對(duì)象是紙質(zhì)的文件，為人們提供的借閱服務(wù)也比較被動(dòng)，主要的工作內(nèi)容是保管檔案、處理各類材料、管理檔案工作室、檔案的流動(dòng)等，檔案工作人員業(yè)務(wù)要求包括熟悉業(yè)務(wù)、編研、館藏等，并能夠保守機(jī)密文件。隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案工作也逐漸發(fā)生了改變，現(xiàn)階段基層檔案工作幾乎應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行管理，便于搜索和查找各類檔案，極大多數(shù)檔案室建立了較完善的數(shù)字檔案庫。由于計(jì)算機(jī)發(fā)展過于快速，檔案工作人員還不太不適應(yīng)信息化管理模式，計(jì)算機(jī)水平、專業(yè)技術(shù)等跟不上信息化的發(fā)展，現(xiàn)代化信息管理工作呈現(xiàn)不平衡發(fā)展的趨勢(shì)。

2.1 信息化檔案管理技術(shù)人才不足

經(jīng)相關(guān)研究表明，我國(guó)檔案工作人員素質(zhì)普遍不高，其中主要的檔案工作人才是由初級(jí)職稱人員組成，具備高級(jí)技術(shù)人才的工作者相對(duì)匱乏。不合理的檔案人員知識(shí)結(jié)構(gòu)，造成現(xiàn)存的檔案管理與時(shí)代的發(fā)展嚴(yán)重脫節(jié)，對(duì)信息技術(shù)的認(rèn)識(shí)和使用還不熟悉，難以滿足當(dāng)今社會(huì)對(duì)檔案管理的要求。

2.2 信息技術(shù)運(yùn)用能力不足

由于我國(guó)缺乏高素質(zhì)、專業(yè)水平高的計(jì)算機(jī)編程人才，開發(fā)軟件、管理系統(tǒng)的人才嚴(yán)重不足，不具備擴(kuò)展系統(tǒng)功能的能力，給檔案管理系統(tǒng)的發(fā)展造成了一定的局限。檔案計(jì)算機(jī)管理只能處理簡(jiǎn)單的問題，一旦在實(shí)際工作中遇到較難的問題，就不知從何下手。信息化檔案管理有著較多的優(yōu)點(diǎn)，例如提高工作效率、易于檔案管理與查找、與用戶建立交流平臺(tái)等，我國(guó)檔案工作過于傳統(tǒng)，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)能力相對(duì)不足，其宣傳活動(dòng)也比較少，與外界缺乏溝通，檔案室服務(wù)器不多，缺少一定的硬件支持，綜合人才匱乏。

2.3 傳統(tǒng)的檔案工作思想觀念與新時(shí)期發(fā)展不適應(yīng)

信息時(shí)代的發(fā)展速度過快，檔案工作人員不適應(yīng)信息化檔案管理，仍然按照以往的工作思想、工作方式開展日常工作。極大多數(shù)檔案工作人員還是做著看家守業(yè)的保守打算，此種思想觀念與信息化檔案建設(shè)不符，理應(yīng)做出轉(zhuǎn)變，若長(zhǎng)期發(fā)展下去，將會(huì)嚴(yán)重制約我國(guó)檔案建設(shè)的信息化發(fā)展。

3 信息化背景下檔案管理工作的難點(diǎn)

隨著時(shí)代不斷的發(fā)展，社會(huì)信息化越來越高，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、電子產(chǎn)品在人們的生活中占據(jù)了關(guān)鍵位置，信息化檔案管理是新時(shí)期下一種必然的發(fā)展趨勢(shì)。為適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，檔案信息化管理對(duì)人們有著重要意義，信息化檔案管理既能保證檔案信息的完整性、隱密性、實(shí)時(shí)性，還可防止檔案的流失和遺漏，保證檔案資料的安全。檔案使用者可在網(wǎng)絡(luò)了解到掌管自己檔案的工作人員信息，還可自行查找適合的工作人員，使其為自己保管檔案資料，此法適用于特殊崗位的人員。

3.1 檔案信息的不穩(wěn)定性

隨著科技與時(shí)代的發(fā)展，人們的生活發(fā)生了天翻地覆的變化，與生活、生產(chǎn)相關(guān)的電子設(shè)備也逐漸完善，其功能性、實(shí)用性更高，人們可通過各種軟件加工與處理信息、數(shù)據(jù)。在信息化檔案管理中，一旦終端設(shè)備被不法人員惡意的侵入，造成檔案信息的失真或遺漏，將會(huì)泄露用戶的檔案信息，給用戶帶來巨大損失。電子產(chǎn)品發(fā)展十分迅猛，更新速度快，使用壽命較短，不利于檔案管理工作為用戶提供的借閱服務(wù)，不具備持續(xù)的可讀性，因此，信息化檔案管理工作中還存在較多的問題，還需對(duì)其進(jìn)行摸索與分析。

3.2 檔案信息的保密性、開放性

由于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的使用存在一定的風(fēng)險(xiǎn)性，而檔案管理工作最重要的原則是保密與安全，如果做不到這兩項(xiàng)基本原則，檔案信息將會(huì)大量披露，給用戶造成了不可彌補(bǔ)的損失。在信息化檔案管理中，由于檔案信息的開放性，使信息的保密性遭受了一定的沖擊，需求與服務(wù)不平衡，因此，現(xiàn)階段信息化檔案管理工作首要解決的問題是在開放檔案信息的前提下，保證檔案信息的安全性、完整性，這是所有檔案工作人員需要思考的問題。

3.3 統(tǒng)一監(jiān)管的缺失

由于我國(guó)信息化檔案管理還處于起步階段，每種新事物在投入使用的初期，必然會(huì)存在較多的問題，需要經(jīng)過一定時(shí)間的磨合與適應(yīng)，才能發(fā)揮出其具體的效用。我國(guó)信息化檔案管理工作尚未建立起與新時(shí)期發(fā)展相匹配的管理制度，原有的檔案管理機(jī)制、管理方法與標(biāo)準(zhǔn)也應(yīng)作出與時(shí)俱進(jìn)的改變，檔案工作還未實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)的管理方式，不利于檔案工作質(zhì)量與效率，應(yīng)進(jìn)一步對(duì)其展開研究，找出最佳的管理方法來解決問題。

4 檔案工作人員的素質(zhì)培養(yǎng)endprint

現(xiàn)階段我國(guó)信息化檔案管理中還存在較多亟需解決的問題，通過對(duì)現(xiàn)存檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行分析，找出相應(yīng)的處理對(duì)策，從而加強(qiáng)檔案管理的信息化。當(dāng)前信息化檔案管理中最大的問題是檔案工作人員與信息化管理的不適應(yīng)，下面是對(duì)檔案工作人員素質(zhì)培養(yǎng)的建設(shè)意見。

4.1 提升檔案相關(guān)人才的信息素質(zhì)與水平

信息化檔案管理對(duì)檔案工作人員要求較高，通過培養(yǎng)與檔案相關(guān)人員的信息技術(shù)能力，提高整體工作人員的信息素質(zhì)與水平，使其掌握精湛的信息技術(shù)與良好的專業(yè)素養(yǎng)，將信息技術(shù)運(yùn)用在日常工作中，從而不斷提高檔案管理工作的信息化，實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理的持續(xù)發(fā)展。由于信息化技術(shù)更新較快，檔案管理人員只有不斷豐富自身知識(shí)與經(jīng)驗(yàn)，才能在工作崗位上取得不錯(cuò)的成績(jī)，達(dá)到檔案管理工作效率與質(zhì)量的雙重提升。

4.2 培養(yǎng)檔案從業(yè)者的自律精神

檔案工作區(qū)別于其他行業(yè)的工作，對(duì)檔案工作人員素質(zhì)具有較高的要求，在提升相關(guān)人員的信息素質(zhì)時(shí)，也要注重對(duì)工作人員的信息倫理、信息道德教育，使其具備高效、專業(yè)、自律的素質(zhì)水平。通過培養(yǎng)檔案人員的自律性，就可進(jìn)一步規(guī)范人員的行為，提升檔案工作人員的思想道德素質(zhì)，為信息化檔案管理構(gòu)建良好的平臺(tái)。

4.3 加強(qiáng)檔案工作人員的職業(yè)倫理教育

檔案管理工作缺乏高素養(yǎng)、專業(yè)的人才，在引進(jìn)人才的同時(shí)，首先要對(duì)其進(jìn)行崗前培訓(xùn)，使其認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，加強(qiáng)道德教育，注重培養(yǎng)從業(yè)者職業(yè)倫理意識(shí)，促進(jìn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，具有一定的先進(jìn)性。

5 結(jié)束語

綜上所述，信息化檔案管理要求工作人員具有較高的素質(zhì)，此素質(zhì)將直接影響檔案工作的效率與質(zhì)量，相關(guān)檔案部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案人員的素質(zhì)教育。

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