基于服務利用視角的中美英檔案館網站比較分析

倪西鈞+王敏

摘要：目前，我國檔案館網站數量眾多，但就其服務質量而言仍存在許多問題。本文從檔案館網站服務利用的視角出發，對中、美、英三國的國家檔案館網站進行分析比較，并在此基礎上尋求對我國檔案館網站建設的啟示。

關鍵詞：服務利用檔案館檔案網站

檔案館網站是以檔案信息資源為基礎，通過互聯網等各類公共網站向社會提供檔案信息服務的專業網站。檔案館網站的建立將為公眾利用檔案館資源提供一種更為便捷、高效的方式。目前我國檔案館網站在服務利用方面存在的問題頗多，鑒于美國與英國國家檔案館網站在服務利用方面較有成效，本文將通過對中國第一歷史檔案館網站、美國國家檔案館、英國國家檔案館的比較分析，指出我國檔案館網站所存在的不足并從中尋求啟示，以此來推動我國檔案館網站建設的發展。

一、研究的必要性與意義

20世紀90年代以來，我國檔案館網站建設的發展迅速，目前全國各省市檔案部門幾乎都已建立了專門的檔案館網站，各類檔案館網站已成為檔案部門對外服務的重要途徑和窗口。網絡和信息技術的不斷發展使得公眾在利用檔案時會更傾向于在檔案館網站尋求解決途徑。但從檔案館網站的質量上看，我國的檔案館網站主要側重于宣傳和展示，網站資源的內容不豐富，查詢利用功能實用性不強，網站欄目內容不足，網站建設熱情高但對網站的維護和信息更新頻率較低，因此對檔案館網站進行研究并對其進行完善極具必要性。從服務利用視角對中外檔案館網站進行比較，借鑒其他國家檔案館網站的經驗，有利于提高檔案的利用率，實現檔案的第一價值與第二價值，進一步提高檔案館的服務功能。

二、基于服務利用視角對中美英檔案館網站比較

（一）檔案館網站頁面建設比較

在檔案館網站頁面設置方面，中美英三國國家檔案館都是采用了圖文結合的方式，但國內外網站建設情況仍存在著很大的差異。中國第一歷史檔案館網站主要是文字說明，雖然含有圖片但其數量相對較少，缺少相關視頻等多媒體應用技術，且網站背景圖片的選擇導致網站缺少親和力。而美國與英國的國家檔案館網站都是以圖片為主且占據的空間較多，選取的圖片貼近生活，與公眾的需求息息相關，并含有視頻等多媒體技術。整個檔案館網站頁面的以藍色為基調，兼具其他顏色，網站頁面顏色鮮艷多彩，個性鮮明，頗具人文氣息。

其次，從吸引使用者的角度而言，顏色鮮艷更具視覺沖擊，圖片鏈接和視頻等多媒體技術的應用更能吸引公眾眼球，增加點擊量。與公眾生活相關的圖片一方面能增加公眾的熟悉感、親切感，另一方面能夠幫助公眾迅速地尋找到自己所需要的相關信息，從而提高檔案館網站的訪問效率。而我國檔案館網站在用戶使用界面設置方面明顯存在著較大缺陷。

（二）模塊設置、欄目性質比較

在模塊設置中，中國第一歷史檔案館設置了10個模塊，美國國家檔案館網站設置了12個主要模塊，英國國家檔案館設置了10個模塊。從數量上來說中美英三國的國家檔案館網站模塊設置相差不大，但從其類別來說卻相差甚遠。中國第一歷史檔案館網站設置的模塊類型比較單一，絕大多數是介紹展示類的，對于利用者而言限制頗多。相比而言，美國與英國國家檔案館網站設置的模塊類型就較為豐富，其中含有介紹、數據庫、教育、購物等多種類型。

從欄目性質來說，中國第一歷史檔案館除了查檔指南屬于法規介紹，其他9個模塊都是宣傳介紹的性質。美國與英國網站的欄目設置大部分屬于在線數據庫的檢索、主題索引等使用幫助的性質，且兼容適量的宣傳介紹性質。因而從服務利用角度來看，由于宣傳介紹并不符合公眾的主要利用需求，第一歷史檔案館網站的實用價值有限，想從上他們網站上獲取相關知識也顯得異常艱難，這與美國與英國的國家檔案館網站建設存在的差距較大。

（三）檢索功能的對比

從檢索功能來講，中國第一歷史檔案館網站和美國國家檔案館網站、英國國家檔案館網站都設有檢索欄，但就檢索功能而言卻相差甚廣。

筆者就檔案出版物這一問題，分別運用中國第一歷史檔案館網站、美國國家檔案館網站以及英國國家檔案館網站的檢索功能進行查詢，而搜索的結果相差甚大。在美國與英國國家檔案館網站的搜索欄中輸入“publication”一詞進行搜索，會直接顯示相關的搜索結果，并提供其相關網頁鏈接，點擊鏈接后有對相關內容的圖片介紹、出版刊物的原文，并能對出版物進行網上購買。同樣，在第一歷史檔案館網站中也對檔案出版物進行檢索，可以檢索出許多出版刊物，點擊進入后有該出版物的圖片、出版單位、出版時間、內容簡介等相關介紹，但是無法實現對其出版物內容的利用。總而言之，美國與英國國家檔案館網站通過檢索功能，可以查詢到全文、標題、URL地址、關鍵字、圖片鏈接、時間等字段，實現多元查找與利用。而第一歷史檔案館檢索欄目的設置就利用角度而言作用不大，最終只能查找到相關內容的簡介，不能實現實時與多元利用。

（四）更新速度、互動功能的比較

就利用服務角度而言，更新速度越快、內容更新越及時，越能增加其訪問量與利用率。美國與英國國家檔案館網站的更新速度明顯優于第一歷史檔案館網站。第一歷史檔案館的更新速度極其緩慢，甚至幾十年前做成的檔案展覽信息仍在網頁上。筆者就成果展示一欄目在第一歷史檔案館網站上進行了相關了解，發現此欄目中的信息十分滯后，對于近期的研究成果并未提及，由此可見，我國國家檔案館網站的更新速度嚴重滯后。而美國與英國國家檔案館網站會在頁面標注出最近的更新時間，對于最新的檔案方面的熱點問題也會及時在網站上進行公布。同時，英國國家檔案館網站也會保留近期較有意義的內容信息，以供利用者的研究。

從互動功能方面來看，中國第一歷史檔案館沒有利用與互動的欄目。在第一歷史檔案館網頁的最下腳顯示了第一歷史檔案館的郵編與電話，只是將其聯系方式留在網頁上，網站并不能對利用者的需求提供直接的答復。而美國與英國國家檔案館網站則提供了Facebook、Twitter、Email、Print、Gmail等多種多用的實時通訊手段以實現檔案館網站與利用者的互動。同時，在英國國家檔案館網站上，利用者還可以在其博客上瀏覽最近熱門話題并參與其中，網站可將最新的信息定時發送至利用者郵箱，以滿足利用者的需求。因此，我國檔案館網站在互動性方面的建設仍有很長的一段路需要走。endprint

三、對我國檔案館網站建設的啟示

（一）檔案館網站頁面設置更加個性化

就現今數量龐大、信息冗余的網站頁面現狀來說，色彩搭配和諧的網站更能吸引瀏覽者的眼球，我國檔案館網站應選取合適的顏色基調，使得檔案館網站頁面富有生機。另一方面，貼近生活的圖片會使得網站頁面更容易被公眾接受，況且圖片鏈接的點擊率往往高于文字鏈接的點擊率，因此我國檔案館網站應該增加更具生活氣息的圖片，贏得更多的用戶。同時，視頻等多媒體技術往往是利用者所青睞的，我國的檔案館網站應加入相關視頻的使用，從而吸引瀏覽者對檔案館網站的興趣，增加訪問量，提高其利用率。

（二）完善模塊及欄目的設置

不難看出，我國第一歷史檔案館網站的模塊及欄目設置主要是宣傳介紹的性質。因此，我國檔案館網站模塊及欄目設置要從“宣傳展覽型”向“互動服務型”發展。只有模塊及欄目與利用者的需求息息相關、滿足需求時，利用者才會更多地考慮并關注檔案館網站的資源。因此，我國國家檔案館網站的建設應樹立“以利用者需求為中心”的信息服務理念，增加貼近公眾利用需求模塊的設置，不斷完善網站模塊及欄目設置來提高檔案館網站的在線服務功能，從而使得檔案館網站物盡其用。

（三）充實在線數據庫，提高檢索功能

豐富的在線檔案信息資源和人性化的遠程服務是檔案網站的靈魂，只有擁有完善的信息資源才能滿足利用者的需求，因此建立完善的檔案在線資源數據庫顯得刻不容緩。檔案館網站的工作人員應該及時將已經完成數字化工作的檔案上傳進數據庫，不斷充實數據庫資源，從而為利用者提供充足的在線資源，只有具有充實的在線數據庫才能使得檢索的結果更加完備。

檢索是公眾對資源進行查找的主要途徑，逐步完善檔案信息資源全文檢索功能十分必要。提高檔案館網站的檢索功能，是幫助利用者對檔案在線資源進行利用的重要方式。我國檔案館不僅要做好檔案信息檢索的輔助性工作，通過設置個性化的檢索指南來幫助和引導不同類型的用戶利用所需要的檔案信息資源，同時也要對檢索結果予以關注，從而提高網站的利用效率。

（四）注重網站的更新與互動功能

時代在不斷發展，只有不斷推陳出新才能滿足人民群眾對檔案信息資源日益增長的需要。但我國檔案網站的內容大都更新緩慢，往往不能跟隨用戶需求的腳步，這樣很大程度上會降低用戶訪問和瀏覽的興趣。所以，我國檔案網站應加快網頁內容更新速度、縮短更新周期，及時準確地提供檔案信息，從而更好地服務于公眾和社會。

我國檔案館網站應注重網絡社交的作用，增進網站的互動性。我國檔案館網站應增加對Email、Weibo等手段的應用支持，加強檔案館網站與用戶的溝通與交流。通過與公眾的溝通與交流可以進一步了解公眾的需求并從中發現使用者關注的熱點問題，從而促進公眾對我國檔案館網站的利用。

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作者單位：中國人民大學信息資源管理學院揚州大學社會發展學院endprint