淺談企業辦公室行政事務管理工作

成瑞珍

摘 要：行政事務是企業辦公室的重點工作，做好辦公室行政事務工作，是確保企業正常運行的重要保障。辦公室行政事務工作人員必須具備高度責任心，認真對待工作，正確認識行政事務管理工作的重要性，不斷提高自己的協調能力和溝通能力，為企業發展做出自己的貢獻。本文主要分析了企業辦公室行政事務管理工作的特點，為提高行政事務管理工作質量提出建議，以期作為辦公室行政事務管理工作參考。

關鍵詞：企業；辦公室；行政事務；管理

1.前言

行政部門是企業的重要組成部分，做好行政事務管理工作，有利于提高企業的行政能力。雖然各個企業的工作性質、人員配置、經營規模等各不相同，但無論在大企業還是小企業中，行政事務管理工作都具有一定的復雜性、多樣性、瑣碎性等特點，應根據行政事務的具體情況，提高企業行政事務管理水平。只有這樣，才能確保企業的正常運行，促進企業的良好發展。

2.辦公室行政事務管理工作性質

企業行政部門是一個綜合部門，集服務與管理為一體，既具備管理職權，又負責為經營單位提供服務，工作涉及面較廣，很多行政事務與員工的利益密切相關。企業行政事務指的是企業的各項服務與日常管理瑣碎，例如督查督辦、辦文辦會、后勤管理、衛生管理、公務接待等，企業日常事務均由行政管理部門負責。企業行政事務管理工作質量和工作效率，均會對企業的正常運轉造成影響，企業應重視辦公室行政事務管理工作。行政事務管理人員必須具備清晰的工作思路，制定明確的工作目標，積極采取措施解決企業的瑣碎事務，為企業排憂解難。

3.企業行政事務管理工作建議

3.1培養企業文化，傳播企業文化

企業文化代表了一個企業的力量和精神，是企業發展的動力，這主要體現在企業管理模式與工作理念上。企業行政事務管理部門是企業的形象，也是企業與外界聯系的窗口，因此，行政事務管理人員必須以身作則，注意自己的言行舉止，為企業建立良好形象，培養企業文化，并向外界傳播企業文化，在企業內部樹立正確的工作觀念，竭誠為企業服務，取得領導信任，推廣企業文化，吸收社會各類人才，促進企業的持續發展。

3.2制定企業行政管理目標，做好行政事務規劃工作

想要提高行政事務管理工作效率，做好本職工作，就應制定相關的管理制度，監督制度落實情況，加大管理力度，提高行政部門的約束力和執行力。制度代表了企業文化，可以讓企業管理工作有章可循，因此，應不斷完善企業的管理制度，確保行政事務工作的有序進行[1]。企業行政事故管理工作人員應嚴格按照管理制度完成工作，按照工程程序配合其他部門工作，積極進取，使企業處于正常運轉狀態，提高企業的行政能力。

3.3做好各部門的協調工作，加強部門之間的溝通

行政事務管理工作人員在與上級溝通時，應抓住重點，理解上級領導所傳達的意思，明確工作方向，并表達出自己的觀點和看法。代表其他同事傳達意見或建議時，應表達清晰，準確無誤，做好傳達工作。在進行下級部門相關信息整理匯總時，應做好與下級的溝通工作，落實上級要求，傳達、布置、協調好各項工作任務，處理好部門之間的工作關系，要做到耳靈、嘴勤、手勤、眼快，工作態度要謙虛，細心做好分內工作。

4.做好企業辦公室行政事務管理工作的具體對策

4.1正確認識行政事務管理工作

行政事務管理工作人員必須提高自身的使命感、緊迫感以及責任感，提高工作主動性和積極性，改變傳統的工作觀念和工作思想，不斷創新，嚴格按照管理規章制度完成日常工作。面對工作中出現的新情況和新問題，應勇于創新，打破一成不變的工作框架，在探索和實踐中，做好行政工作，提高行政部門的工作效率[2]。對于行政事務，應根據實際情況，先解決緊急事件，在特殊情況下采取特殊措施，靈活變動，提高行政事務管理工作效率。

4.2改變傳統的工作模式

企業辦公室行政事務管理工作人員應合理安排工作時間，確保工作的有序進行，兼顧好各項工作職責，理清工作思路，要不斷提高自己的責任心和事業心，勤于思考，善于動腦觀察，盡量提高自己的工作效率，做到腳踏實地，認真負責，不可浮夸，弄虛作假。應將真實的情況反映給上級領導，不管是好消息還是壞消息，要讓領導掌握行政事務真實狀況，不可投其所好，取悅領導。除此之外，還應保持工作熱情，真誠對待同事，多辦事，少說話，杜絕官僚作風，樹立正確的工作觀念，腳踏實地做實事。

4.3熱愛自己的工作崗位

辦公室行政工作看似簡單，其實十分復雜，工作涉及面較廣，服務對象多、頭緒多，事情瑣碎復雜，必須面面俱到，否則將會亂了工作方寸，導致不良影響。因此，辦公室行政事務管理工作人員不僅要提高自己的工作熱情，還要從群眾及領導身上吸收優良的工作作風、工作方法以及工作思路，樹立積極的工作觀念，提高自己的處事能力、判斷能力、公關能力以及組織能力。

4.4提高自身綜合素質

辦公室行政事務工作繁瑣，涉及方方面面，工作人員若不努力提高自身素質，更新知識，將難以滿足新形勢下企業對行政管理工作人員的要求，難以勝任行政管理工作。因此，行政事務管理工作人員應加強學習，掌握與行政工作相關的法規政策等，提高自身工作能力，注重形象，為企業贏得良好聲譽[3]。行政事務管理工作人員要求較高，必須具備良好的精神面貌，為人處世謙虛有禮，待人情切隨和，舉止文明，談吐得體，在出現突發事件的情況下，應以領導的意圖為準，做好突發事件處理工作，細化管理，盡量化解糾紛和矛盾，遇事要冷靜，處理事情要果斷，不可拖拖拉拉，耽誤工作，影響工作進度。

5.對企業辦公室行政事務管理工作人員的幾點建議

在新時期背景下，企業辦公室行政事務管理工作人員也面臨新的挑戰，應從以下方面，完善工作人員的工作素質，以滿足現代化企業辦公室行政事務管理工作需求。第一，應提高自身綜合素質，提高工作能力。市政實務管理人員在工作之余，應堅持學習，根據工作性質進行針對性培訓，強化自己的工作能力。應選擇一些與行政事務管理工作相關的學習內容，找出學習重點，掌握工作相關知識。在學習過程中，應擴寬學習范圍，涉獵更多的相關知識，拓寬視野，盡量增長自己的見識，擴張涉獵領域，不斷豐富新方法、新途徑和新思路，提高自己的創新意識和創新能力。另外，還應堅持學習，提高表達能力，解決問題能力，提高自身綜合素質。第二，應勇于挑戰自己，承擔重要任務。辦公室行政事務工作瑣碎復雜，在這樣的工作環境下，應不斷挑戰，不斷進步。對事情要有自己的見解，切勿隨風逐流，還要具備奉獻精神，有強烈的事業心和責任心，只有這樣，才能提高自己的工作能力。第三，應顧全大局，做好各項協調工作[4]。不管是做人還是辦事，都應該有自己的原則和底線，應做到規范工作、透明工作及公開工作，不管何時何事，都要做到公平、公正、問心無愧，盡量避免產生工作矛盾，為大家樹立良好的工作榜樣。第四，應竭誠為領導辦事，為他人服務。辦公室行政事務管理工作主要任務就是幫助領導，為領導及他人提供服務，因此，在開展工作時，應積極主動，全面掌握問題動態，了解事情的基本情況，提高工作全局性、系統性及預見性。還要提高自己的工作效率，提高辦事力度，工作利落，提高工作積極性。

6.結束語

綜上所述，企業辦公室行政事務管理工作是一項復雜性較高的工作，且繁瑣重復，工作人員應提高服務意識，做好協調工作，不斷創新工作思路，提高工作質量，使辦公室處于協調、高效、快速的工作狀態中，確保企業各部門、各項工作的有序開展。

參考文獻：

[1]朱中杰.做好新時期辦公室行政管理工作的思考[J].科學咨詢（科技管理），2010，10（09）：124-125.

[2]陳顯平.淺議機關辦公室事務工作的精細化管理[J].商業文化（下半月），2012，08（04）：162-163.

[3]杜朝兵.如何加強辦公室科學化管理問題的探討[J].經營管理者，2011，16（15）：218-219.

[4]宋津方.新時期如何做好辦公室行政管理工作[J].品牌（理論月刊），2011，12（06）：136-137.