淺析電子檔案載體與信息保護

張莉

摘 要：在目前信息化的浪潮中，企業檔案保存與保管方式已經發生了巨大的改變，隨著企業服務對象的遍布，檔案保存方式已經從紙質保存變成了電子檔案載體，電子檔案的優點是，不再受到空間與時間的限制，有效提高了檔案保存的時間與查詢的便捷性。但電子檔案亦存在不足，即電子檔案載體由于是數字化浪潮中的產物，其真實性與原始性是檔案工作人員較為關注的問題，且目前電子檔案普遍存在保護不當的情形，對檔案的歷史性造成影響。如下，我們就討論下關于電子檔案載體與信息保護。

關鍵詞：電子檔案； 載體；信息保護

一、電子檔案載體

目前電子檔案保存的載體，涉及最多的有四大類，即硬盤、移動硬盤與U盤、光盤。這四類相對于其它類型更為穩定與普及，我們依次根據這幾類的情況分別做詳細介紹。

（一）硬盤載體的保護

硬盤是電子檔案存儲中非常重要的一部分，電子檔案的大部分基礎數據都保存在硬盤中，所以做好硬盤保護是電子檔案保存的重點。

硬盤的損壞原因很多，如存放環境的溫度與濕度不合理都可造成硬盤發生損壞；另外，供電系統的不穩定也極其容易造成硬盤短路，數據丟失；當然，最直接的損壞即為人為操作不當造成的損壞。

基于以上原因，我們總結，要想將信息保護得更好，在硬盤使用時，應注意認真維護。

1、保持良好的環境。注意控制存放硬盤的環境溫度與濕度，在存放室中放一塊溫濕度計，注意觀察其指標的變化，如濕度過大，要及時通風。也要注意一些極端天氣變化所帶來的不利影響，如冬季室內溫度可能會較干；而夏季多雨，連雨過后要降低屋內濕度等。

2、保持供電穩定性。硬盤非常忌諱供電系統的不穩定，這會造成數據的丟失，由于硬盤工作與運轉存在周期性，所以如果供電忽然切斷時，硬盤可能還未將一些數據進行周期性存儲，數據即丟失；更嚴重者，可能供電的切斷會將造成硬盤的短路。

3、防止人為操作不當。在平時使用時，要注意盡量減少頻繁進行開關機的操作，避免產生過度消耗；在擺放機箱時，根據要求與位置合理擺放，要在其周圍留有空間，同時注意遠離強電源電壓等，防止驅動與機箱會產生振動。

（二）移動硬盤與U盤載體的保護

移動硬盤與U盤相對于原始的電子檔案載體中的軟盤，已經可以算得上相當穩定了。移動硬盤的特點是可以存儲大量的數據與文件，其容量基本接近硬盤，但比硬盤體積小，對環境要求不高，極具便利性；U盤與移動硬盤相似，只是數據容量較小些，但穩定性也非常高。

1、保護移動硬盤與U盤時，要注意盡量不要反復地進行讀寫，因為任何一種電子載體都有其讀寫的極值，無謂的隨意讀寫，對移動硬盤與U盤本身是一種消耗。

2、攜帶時，請給移動硬盤套上保護套，因為通常移動硬盤的損壞，都是由于外力撞擊或磕碰造成的，一旦過力，可能會造成無法挽回的重大損失。

3、防止病毒的入侵，不要隨便將存有重要資料的移動硬盤與U盤在公共使用的電腦上使用，這樣可能會遇到病毒危害，除了損壞設施以外，數據可能會外泄，導致更嚴重的事件。

（三）光盤載體的保護

光盤的保護要求與硬盤相似，它對于環境溫濕度要求較高，如果保護不好，可能會造成光盤鐳射面的損傷，數據無法讀取。

1、光盤也應盡量減少讀取次數，因為每一次讀取，都是一種自然消耗的過程，使用時，會受到熱力、摩擦力影響，累計到一定的使用次數，光盤可能就會導致變形、分解等，它的壽命即會終止。

2、由于光盤的鐳射面外露，所以要嚴格控制空氣中的溫度與濕度，不當的存放，會加速其表面性質的改變，尤其是會改變光盤入射與反射光波場分布規律，造成信噪比下降的后果，直接威脅光盤使用壽命。

3、由于光盤表面需要做一些記錄，所以可能會或貼或寫標簽于光盤正面。但光盤正面的涂層也較薄，反復涂寫依然會造成光盤的損壞，所以要盡量一次性完成標記工作，不可反復涂改。

4、保護套必須要柔軟。一定要給光盤配以合適的保護套，這樣才能減少光盤與外界的摩擦，光盤由于較薄，鐳射面又面積大，很容易摩擦刮花，這種情況一定會造成數據無法讀取，往往是丟失數據的根源。

二、電子檔案信息保護

電子檔案的信息保護具有非常重要的意義，因為隨著電子化與信息化，檔案資料已經經由各種載體被保存成電子格式，這種格式雖然在保存與查閱方面為我們帶來了極大的便利，但仍存在許多不足，一旦信息丟失，將會造成無法彌補的損失，所以，做好電子檔案的信息保護工作，是目前的最要課題。

（一）嚴防病毒

病毒是一種在信息時代最有威脅與無處不在的產物。它的存在可能會導致電子檔案載體的損壞，甚至嚴重者可能會竊取重要信息，導致高保密文件與數據的流失。

要想防止病毒危害電子檔案，應首先在硬件中安裝防火墻軟件，為電子檔案信息設置第一層屏障；同時，可攜帶設備也應盡量減少在公共計算機中讀寫與使用，防止病毒趁機入侵；最后，要定期查毒與更新防火墻工具，保證電子檔案信息的安全。

（二）注意系統及時升級

為了防止數據與載體的匹配度，應注意及時更新系統，只有完善的系統才是信息保護的基礎，可以為信息帶來更高效的處理速度與保存方法。

（三）備份是電子檔案信息保護基礎

多做備份永遠沒有錯。備份可以為電子檔案信息帶來可靠的信心保證，提供安全感。即使一部分設備由于不可抗力原因受到損害，也不會造成巨大的損失，所以，電子檔案信息必須要做好基礎備份工作。

三、結束語

電子檔案載體與信息保護是檔案目前面臨的重要問題。但做好提前預防，就不會出現數據無法讀取或丟失以及泄密的問題，防患于未燃，是電子檔案信息保護的重要手段。

參考文獻：

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