高校OA系統與檔案信息管理一體化建設途徑研究

王曉艷

摘 要：高校OA系統與檔案信息管理系統的一體化建設是目前高校面臨的重要信息管理問題之一。通過對黑河學院OA系統與檔案信息管理一體化建設過程的介紹，探討了一體化建設過程中的建設需求、建設途徑、建設方法。

關鍵詞：OA系統；檔案信息管理；一體化建設

中圖分類號：G271 文獻標志碼：A 文章編號：1001-7836（2014）03-0189-02

自從2003年以來，全國各地新升本科院校正迅速成長為標準的普通高等院校，然而高校的發展程度不僅決定于其各專業學科的發展情況，同時行政辦公系統和檔案信息的管理也是衡量高校行政工作效率的重要指標。目前很多學校都引進了辦公自動化系統也就是OA系統，高校的各職能部門以及各系、研究所都可以通過OA系統來發布業務信息，然而絕大多數OA系統未能實現高校檔案管理信息系統的連接，導致很多信息的檔案化處理仍然處于手工工作階段，無法實現OA系統數據庫和檔案信息數據庫的共享。因此，實現OA系統與檔案信息的一體化管理非常必要。

[JP2]1 高校OA系統與檔案信息管理一體化建設需求

1.1 信息轉換與存儲

通過一體化管理使OA系統中的電子公文等數據及文件全文按照規定的數據格式要求進行轉換，以實時或定時的方式歸入檔案信息管理系統的數據庫中，實現將電子公文的相關信息包括公文的標題、編號、發布時間、發布單位等目錄信息自動錄入到檔案信息管理系統的數據庫中，并與相應的字段相對應，文件的全文以及附帶的圖像等多媒體信息將存放在服務器指定的目標位置中。

1.2 減少冗余操作

通過一體化管理的相關處理可以對OA中的已有數據信息進行提取和重新組合，達到相關規則的要求之后重新生成有用的數據，從而減少冗余操作，提高檔案管理工作的效率和質量，同時也體現信息化校園建設優化設置的目的。

1.3 穩定性和安全性

在數據的轉換和傳輸過程中，必須保證OA系統和檔案信息管理系統的穩定性和系統中數據的安全性，既確保兩系統原有數據的安全，不影響原有數據庫的正常工作，又能保證數據傳輸過程中的安全，確保公文信息的準確性，不影響檔案工作的根本屬性。

2 高校OA系統與檔案信息管理系統一體化建設途徑針對一體化建設需求，目前國內高校主要有兩種解決途徑：一是利用聯機方式進行傳輸歸檔，二是建立高度共享的數據庫中心進行傳輸歸檔處理。下面詳細介紹兩種方式的工作原理。

2.1 聯機傳輸歸檔方式

這種方式可以將原有的OA系統和檔案管理系統進行保留，通過技術手段實現這兩套系統的連接，從而使OA系統中的電子公文數據能夠通過網絡傳輸直接存入檔案管理系統[1]。這種方式在實現時需要開發通用的數據接口，使系統間可以流暢地進行跨平臺的數據傳輸。接口程序將設置在OA系統上運行，用戶在使用時只需通過單擊相應的動作按鈕（如存檔或歸檔等），即可通過接口程序連接到檔案信息管理系統的數據庫，從而將電子公文數據寫入數據庫中。OA系統的動作按鈕限制出現在顯示“工作已結束”的文件使用界面上，并且設置了數據控制要求，既只允許擁有“導出數據”權限的用戶看到這個動作按鈕，操作既簡單同時又具有安全性。具體數據導出時可以分為單條導出和批量導出兩種方式。單條導出方式由于其單次導出數據較少，效率不高等因素，現在很少使用。批量導出方式與之正相反，它可以單次導出幾百條以上的公文數據，節省時間。聯機傳輸歸檔模式的接口程序也可以實現定時或實時的自動運行。

2.2 數據庫傳輸歸檔

在現實工作中，高校的各個職能部門由于使用信息管理系統的時間不一致，并且設計者也可能不同，導致各部門的信息數據源各不相同，不同數據源的數據類型、數據訪問方式等方面也都有很大的差別。因此使高校的各系統之間、各數據源之間不能直接進行數據資源的交流和共享，產生“信息孤島”。因此，要實現OA系統與檔案信息管理系統的一體化管理，消除信息孤島是工作的重點之一。

目前，信息孤島的消除辦法有兩種：一種是將各職能部門的信息管理系統通過系統集成的方法進行整合，實現各個系統的無縫連接[2]，這種方式形成的系統稱為集成系統；另一種是拋棄原有的所有信息系統，重新建立符合數字化校園標準的系統，該系統將面向全校的辦公自化管理、科研管理、教務管理、人力資源管理、學生工作管理、院系管理等工作，通過建立全面的、高度共享的數據中心，使以上各管理工作成為數字化校園系統的組成要素，各部門在自己的權限范圍內可以共享數據中心的資源。

2.3 比較分析

通過比較分析以上兩種歸檔方法，可以得出以下結論：聯機傳輸歸檔方式適合在良好的校園網絡環境下使用，優點是操作簡單易實現，且成本低。數據庫傳輸歸檔方式適用于良好的數字化校園環境，這種方式既解決了電子公文信息的歸檔問題，也能夠處理其他類型數據的歸檔問題。然而在現實生活中，鑒于第二種方法所依賴的環境要求較高，建設成本以及各方面的協調性都要求很高。因此，聯機傳輸歸檔方式是目前解決一體化工作中電子文檔歸檔的主要手段。

3 一體化建設的實踐案例分析

黑河學院的一體化建設采用的歸檔模式即為聯機傳輸方式。學院組織技術開發人員和相關的業務骨干開發設計了OA系統與檔案管理系統的接口，用戶通過使用OA系統相關界面上的“歸檔”按鈕，就可以實現規定時間內的電子公文信息的批量傳輸。

3.1 數據庫設計

黑河學院辦公自動化系統采用文檔型數據庫，檔案信息管理系統采用的是SQL Server 2000 平臺，屬于關系型數據庫，系統數據庫名稱為sdb，由檔案信息管理系統自動創建，用于歸檔文件目錄和其正文存儲路徑信息的存儲，正文則物理存儲在FTP服務器中，同時建立與數據庫中的正文路徑的映射關系。數據庫中相關表結構如下：endprint

表f_oa_temp：ID（關鍵字），DIR（目錄ID），TAG，FLH（信息分類號），GDH（館代號）

表f_oa_temp_tx：MLH（原文件名），AJH（對應f_oa_temp中ID），MTLX，YH（前兩個重復時的順序號），ZTM（名稱），FZ，CPH（存入檔案系統的文件名），FILESIZE（文件大小）

表f_dag_fl：ID（對應f_oa_temp中的DIR），C1（一級目錄名稱），C2（二級目錄名稱），C3（三級目錄名稱）

3.2 接口程序數據交換原則

辦公自動化系統通過接口程序的傳輸傳送到檔案信息管理系統中的數據為電子文檔目錄以及電子文檔全文。

3.2.1 電子文檔目錄接口

辦公自動化系統傳來的文檔目錄將存儲在檔案信息管理系統的sdb數據庫中的f_oa_temp數據庫。ID為整型數據，不設置自動增加修改方式，由接口程序來完成賦值工作，并且值不重復。

3.2.2 電子文檔全文接口設置

電子文檔的全文保存在檔案信息管理系統所在硬盤的指定目錄下，存放路徑為：

文本資料 E：＼asprooting＼userfiles＼dag＼dba＼oa_temp＼text＼

圖片資料 E：＼asprooting＼userfiles＼dag＼dba＼oa_temp＼graph＼

以上文件目錄是已經設置好的，并且接口程序具有對它們的讀寫權限。

3.3 接口開發方法、數據傳輸原理

3.3.1 接口開發方法

本次按照開放式數據庫連接標準進行開發，開發接口代碼在Donimo數據庫端進行，接口程序代碼直接嵌入辦公自動化系統中，具體的操作按鈕也體現在辦公自動化系統中。

3.3.2 數據傳輸原理

檔案信息管理系統中存放的由OA系統傳送過來的電子文檔目錄及文檔全文的存儲路徑是通過接口程序調用數據通道后，直接寫入檔案信息管理的數據庫sdb中的f_oa_temp數據庫表中的，其中文檔全文通過接口程序寫入辦公自動化系統的服務器所在硬盤的相應目錄（oaftpdir）中，只需在辦公自動化系統的服務器端開啟FTP服務，并把此目錄（oaftpdir）作為FTP的根目錄，在檔案信息管理系統上安裝一個FTP的傳輸程序，就可以完成每間隔1分鐘讀取1次辦公自動化系統服務器上的FTP根目錄的操作，若有文件需處理，則傳送文件到檔案信息管理系統的服務器相應目錄中，之后在OA系統服務器的FTP目錄中刪除此文件。

4 結論

自從接口程序通入使用以來，從前期的試運行到后期的正式運行，已經經歷了五年的時間。正式運行后，接口性能良好、易操作、穩定性好、數據安全性高，使用至今得到了相關工作人員的肯定。通過使用此接口程序使原來的手工歸檔工作用網絡操作來代替，實現了歸檔工作的自動化，提高了工作效率。

參考文獻：

[1]徐紅.OA系統和清華紫光檔案系統跨平臺數據接口的開發[J].廣西電力，2006，（1）：5-22

[2]孫建軍.信息資源管理概論[M].南京：東南大學出版社，2011：14endprint