對施工企業項目物資信息化管理的見解

鐘時亮

摘要：文章以信息化管理在建筑工程項目物資管理中的運用為主題，通過對當前項目物資在信息化管理過程中存在的不足、項目物資信息化管理必要性的分析和探討，提出了對當前建筑工程項目物資信息化管理的一些見解。

關鍵詞：施工企業；項目物資信息化管理；見解與分析

隨著市場和信息技術的發展，建筑工程項目物資管理日趨重要，物資管理工作任務也越來越繁重。為了實現項目物資管理的規范化、標準化、制度化和科學化，確保項目施工生產順利進行，提高物資管理的整體效益，需要對施工過程中出現的有關物資管理的各種業務數據進行系統、有效的收集、整理、分析和處理。在此過程中，如何利用現代信息技術和網絡優勢來有效地進行物資信息化管理便成了與時俱進的課題。

一、工程項目物資管理信息化的必要性

當今時代是信息時代，任何脫離現實環境的管理都將成為過去，傳統的管理模式和方法隨著信息時代的到來必須迎來一場陣痛的蛻變。越來越膨脹的業務數據和縱橫關系要求對建筑工程項目物資管理業務進行信息化處理，這樣才能適應新時期物資管理高工作效率和高質量的要求。利用信息及網絡技術創新物資管理模式和方法，可以有效提高施工企業的市場競爭力。

（一）加快溝通速度，提高溝通效率，提升管理水平

以網絡化、系統化、集成化為特點的現代施工企業工程項目物資信息化管理模式，暢通了工程項目物資管理信息溝通渠道，解除了傳統工程項目物資管理中信息溝通過程中的諸多障礙， 使得項目內部平行部門之間、項目與上級業務部門之間、項目與外部市場之間的溝通速度、深度和廣度均得到了質的提高，有利于工程項目物資管理實現現代化，能有效地提升項目管理水平和企業核心競爭力。

（二）可實現物資業務數據動態化管理

建立項目物資信息化管理平臺，利用電子及網絡技術，將物資管理從計劃、合同簽訂、采購、檢查驗收、入庫、出庫、使用到廢舊物資處理等物資管理全過程進行信息化管理，各業務部門和人員使用計算機終端，及時將各項數據準確錄入和傳輸，各種物資數據得到了實時傳輸、物資管理實現了動態化管理。傳統的通過人工傳遞數據的時間較長，傳遞過程中妨礙因素多，導致傳遞數據的準確性、及時性得不到保障。通過建立物資信息化管理平臺，利用互聯網傳輸，信息處理的效率馬上得到了提高。比如，通過信息化平臺，企業上級管理部門可及時查詢、統計、匯總所屬各級的物資使用情況、庫存情況、收支情況，以及庫存成本、各工程耗用物資成本等信息，以便適時地分析，為領導層決策提供可靠的依據

（三）利用信息化管理，使項目物資管理更加規范化、標準化

利用物資管理信息平臺，建立企業內部統一的、標準的物資計劃、采購、供應、收發料、消耗分析、周轉料管理、廢舊物資回收等物資管理模塊，各管理模塊詳細規定了物資管理的流程和步驟，提出了卡控要點和措施，簡單實用，易于操作。各項目物資管理統一按此標準程序和模式進行操作，減少了隨意性、人為性和盲目性，使施工企業項目物資管理的規范化、標準化水平得到質的提升。

（四）項目物資管理信息化能減少人的勞動量

項目物資管理信息化使人從眾多雜亂、煩瑣、耗時、耗力的傳統管理事務中解放出來，大大提升了工作的效率和質量。此外，“電子化”的辦公方式在節約辦公用品的同時減少了人力成本。

二、項目物資管理過程中存在的問題

（一）管理模式和手段落后，缺乏對信息化管理的重視

目前很多的建筑工程物資管理模式及手段多停留在傳統意義上粗放式的管理階段，不重視項目物資管理信息化建設，僅注重一線生產，認為施工現場的主要任務是工期、質量和安全，工程順利完工交驗就大功告成。殊不知，物資管理工作的好壞，既直接關系到工程的工期、質量和安全目標是否順利的實現，也直接決定了項目管理的成敗。企業的最終目的就是獲得價值，項目更不例外。眾所周知，目前建筑工程的物資成本占工程全部成本的比例已經達到60%～70%，也就是說項目成本管理主要在物資管理上。因此，加強項目物資的控制和管理，利用物資信息化管理系統對項目物資的統計、核算和經濟活動分析進行系統的、全面的、科學的、實時的分析和評價，能夠及時掌握項目物資管理狀況、發現物資管理存在的問題、及時制定相應的處理措施并督促問題得到解決，同時有助于物資管理者及時掌握庫存及消耗情況，避免現場物資出現庫存過?；蛭镔Y緊缺等失控現象。

（二）物資管理的軟硬件投入不夠

因為建筑工程點多面廣，項目分散，既不固定，也無法集中，它可能存在于人跡罕至的無人區，也可能在毫無通訊的大山里，或許在空氣稀薄的高原上。它與工廠信息化管理比較而言有天生的不足，其臨時性、流動性的機構和人員更注定了工程的不穩定性。

這正是很多項目物資信息化管理的障礙。比如，很多項目沒有建立網絡，有網絡的沒有相應的物資管理信息軟件。殊不知，這恰恰能體現我國的網絡和信息優勢，只要建立起流暢的網絡，建立起共有、統一、實用的信息化管理平臺，就能在大江南北同時實現數據共享，實現信息化管理。

（三）人力資源嚴重不足

一是物資管理人員嚴重緊缺，很多項目物資人員在超負荷工作，既要不時地完成一些具體的、基本的現場物資管理工作，如催貨、收料、驗收、發料、物資清查、保管、堆碼、文明施工等工作，同時又要兼顧計劃、招投標、合同管理、物資賬務、核算、供應商管理、供應商付款、清算、物資核算、成本分析等繁瑣而又必要的工作。二是物資信息化管理人員嚴重不足。物資管理人員要懂信息化管理和操作，才能順利完成相關統計、錄入及管理業務，但由于大部分物資管理人員文化素質不高、年齡偏大，要按照物資信息化管理要求去完成工作是很難的。另外，物資管理培訓不到位，大部分物資管理工作者都是邊干邊學，基本沒有參加過正規的學習，應付繁重的物資管理工作已經非常吃力，就更別說信息化管理了。目前的物資管理人員基本是一些具有豐富現場經驗的老同志，但要他們按照現行的信息化管理要求來做，他們做不到，而更多的年輕人喜歡現代網絡和信息化，但他們大多不熟悉物資管理業務。由此可見，物資管理培訓不僅要針對不懂信息化的老同志，更要針對對物資管理業務不熟悉的年輕工作者，要培養復合型物資管理人才。

三、項目物資信息化管理的措施

（一）改變管理模式，建立科學的項目物資管理信息平臺

項目物資管理者特別是施工企業管理者應充分、準確認識到項目物資管理的方法已由傳統的制度化和程式化轉向了模塊化。簡明、精確、快速的模塊化電子管理程序使得傳統的職能計劃和信息處理變得異常簡單，信息化在建筑生產與項目物資管理中發揮著越來越大的作用。因此，應努力創造良好的信息化管理氛圍，有效實施建筑信息化戰略。積極建立項目物資管理信息平臺，以電子化的方式快捷、及時、全面地反映物資的種類、規格、數量、單價、采購、入庫、出庫、庫存、使用情況。同時，可利用其強大的查詢及報表功能及時、準確地掌握所需數據，為項目的決策提供準確、便捷的支持平臺，幫助建筑企業更有效、更全面地管理物資。

（二）加大軟硬件投入，建立物資管理電算化系統和項目綜合信息管理系統

工程項目信息化管理系統的推廣應用是強化項目管理和提高企業運行效率的迫切需要，為了更全面地實現建筑工程物資管理水平信息化建設，需要從項目物資管理電算化和項目綜合信息化系統兩個方面進行設計，建立統一的、標準的、相互銜接的信息系統。

1. 建立項目物資管理電算化系統。物資管理電算化系統是結合國內眾多大型建筑企業的成功管理經驗開發的專業物資系統管理軟件，將物資管理的各項功能進行模塊化設計，將物資計劃、合同管理、采購、入庫、出庫、庫存等各個工作環節進行整合，建立了一個完整的數據庫，通過自動登賬、匯總生成所需要的各種臺賬、報表和信息資料。使用者通過基層收料、發料、調撥、調整、退料等原始單據的錄入，自動生成物資卡片、物資動態、工號臺賬、庫存匯總、消耗匯總及相關的核算資料，大大減輕了現場物資管理人員的工作強度，避免了人工計算錯誤，能確保核算準確；同時系統有強大的EXCEL報表生成功能，使得所產生的報表和數據都能自動生成EXCEL報表，方便日常管理和信息傳遞。系統提供各種數據接口，可以通過OA（辦公自動化系統）、INTERNET（互聯網）、E-MAIL（電子郵件）、U盤（USB設備）等多種方式傳輸數據，即使是邊遠山區沒有通訊的項目也能將本系統數據進行及時、方便、安全、高效的傳送和共享。物資電算化管理的前提是設置統一管理規則和標準，如統一的物資分類、物資編號、物資目錄、收發料單格式、報表要求及格式、工程工號或成本科目設置要求、結賬流程等，各工程根據自身管理要求在權限范圍內進行設置。

2. 建立與物資電算化系統相銜接和兼容的工程項目綜合管理信息系統。工程項目綜合管理信息系統是集工程（含調度、技術）、物資、機械設備、安全質量、成本管理等工程項目管理各項功能于一體的工程綜合信息化管理手段，它將傳統的工程管理進行系統化、信息化和網絡化管理，是現代大型施工企業提高企業管理水平、提升核心競爭力的有力手段。目前，很多大型施工企業特別是國際性施工企業以基本建立或正在建立綜合管理信息系統，可以說它已經成為施工企業信息化管理的發展方向。但在此過程中，出現物資電算化系統與項目綜合信息管理系統互相獨立、或不兼容、或工程重復的現象，造成項目綜合信息化系統中物資管理功能模塊脫離實際，可操作性差，甚至在使用過程中得不到操作者的認可。這就需要企業管理者特別是系統管理者足夠重視，優化功能設計，考慮和改進物資管理電算化系統平臺與綜合信息化管理平臺的使用和兼容，充分發揮項目綜合管理信息系統和物資管理電算化系統的信息化管理功能，切實提高企業管理水平。

3. 要實現上述目標，還需要企業管理者加大對物資信息化管理的軟硬件投入，根據自身項目的實際情況配置足夠的信息化軟硬價設備。

（三）加強領導、明確責任是保障信息化管理工作順利推進的前提

為保證物資管理信息化管理工作的有序推進，企業管理者需要周密部署，強力推進。一是健全機構，加強領導。成立由總經理、總工程師及相關部門負責人組成的領導小組，全面負責物資信息管理系統的組織領導和協調工作。二是制訂推進計劃，明確責任。按照企業總體部署制周密的推進計劃，嚴格落實責任領導、責任人，確保此項工作按期完成。三是強化培訓，提高相關人員素質。按照項目物資信息管理系統的要求組織物資、設備、安全質量、成本管理、工程等部門和相關人員，采用理論學習和實際操作相結合的方式進行集中強化培訓，培訓可涉及系統管理、工程、計價、安質、物資機械管理、工經管理、生產調度等內容。通過培訓可有效加深參訓人員對項目物資管理信息系統的了解，不但掌握了工作的重點和要點，而且增強了各項目物資管理信息系統工作人員的責任心和緊迫感，有力地促進了綜合管理信息系統各項工作的全面推進。

（四）加強人員的管理和培訓、提升物資管理人員的數量和質量。

物資管理在工程項目管理中的地位不言而喻，而加強對物資管理人員的管理和培訓更是實現物資管理特別是物資信息化管理的基本前提。針對目前物資管理人員的現狀，本文重點從以下兩方面談談加強物資管理工作。

一方面，加大物資管理人員的投入和引進。針對目前很多施工項目現場物資管理人員配備嚴重不足、人員結構老化、文化綜合素質低等情況，各施工企業應加強專業物資管理人才的引進工作，壯大物資管理隊伍，加大人才儲備。首先，應改變過去只重工程、不重物資的管理理念，提高物資管理人員的待遇、地位和發展空間，使物資管理“能招到人、能留住人、能吸引人”。其次，物資管理人才的引進既有外部引進，也有內部調整，在人員引進時，應重視其綜合素質、業務能力和職業操守方面的發展。

另一方面，加強既有物資管理人員的培訓，提升其文化素質和業務素養。首先，定期或不定期組織培訓班，對項目物資管理人員進行文化教育和業務技能培訓，特別是對物資管理信息化知識加強學習，達到理論與實際相結合，使項目物資管理者對項目物資管理信息化建設的意識和信息化管理業務能力的掌握都得到不斷提高，保證信息化構建的實用性和長期性。其次，定期或不定期地舉行物資管理技術比武，在企業內部或企業之間加強物資信息化管理的技術交流活動，相互學習，取長補短，對技術比武中表現突出的技術骨干要給予獎勵，在企業內部形成你追我趕的物資管理信息化比武熱潮和氛圍。

（五）加強物資管理信息化管理的檢查和考核

施工企業應建立物資信息化管理檢查和考核機制，落實責任人，定期或不定期對項目物資信息化管理進行檢查，過程中必須留下檢查、整改及處理記錄，發現的問題要及時分析原因、及時處理，對責任人要獎罰分明，實施激勵機制。

總之，在信息經濟時代，建筑物資信息化管理就是利用現代管理理念和技術，改變建筑物資的傳統管理模式，把建筑項目物資管理進行優化，把信息化管理的價值潛力發揮出來，這樣才能提高建筑企業經營效率和管理效益，為建筑企業創造競爭優勢。

（作者單位：中鐵八局集團第四工程有限公司）