大型商業零售企業管理信息系統應用的優劣勢分析與建議

施雪蓮

摘 要：隨著社會的發展和科學技術的不斷進步，管理信息系統在企業的各項工作中越來越發揮著重要的作用。本文主要分析了管理信息系統（MIS）在大型商業零售企業應用中的重要性和所發揮的優勢，并對管理信息系統應用中存在的相關問題及改進方向進行分析論述。

關鍵詞：商業零售； MIS 管理信息系統； 優勢； 改進策略

管理信息系統（MIS）是為了適應企業現代化管理的需要，是一個由制度、人員、計算機系統、網絡系統等有機結合的對信息進行收集、存儲、加工、傳遞和使用的系統。它不僅具有核算功能，更具有控制和管理的功能，具有智能化和管理化的特點，它使企業擺脫了落后的工作和管理方式，實現了管理工作統一化、規范化、現代化，極大地提高了企業工作和管理效率。

就筆者所在大型商業零售企業而言，隨著社會的發展及科學技術的不斷進步，銷售業務經歷了由手工收款到前臺POS收款-后臺MIS系統數據存儲、處理的轉變，財務核算經歷了手工核算到用友U8再到滿足集團級信息化需求的NC系統這一過程，為供應商結算貨款由手工填寫支票、電匯單到使用及時便捷的網銀支付這一過程。由于先進的計算機軟硬件的介入，極大地減少了手工處理的過程，提高數據處理的準確性，簡化工作，節約人力，使各項工作有效率、有效果。

一、管理信息系統對于商業零售企業的重要性及優勢分析

（一）POS-MIS系統的應用，使龐大的銷售數據整合處理，滿足不同層次核算、分析、決策的需要。

從前臺銷售業務來看，實現了前臺POS機收款與后臺MIS系統聯網，使龐大的零售業務數據得以統一及多樣化處理加工，滿足各經營及管理人員對數據查閱及分析決策的需要。在手工核算時期，每一筆收款業務都需要用人工對各種票據進行統計匯總，工作量大，準確性差，只能滿足最基本的財務核算需求。

（二）優化供應商管理。

隨著國內零售市場競爭的日趨激烈，提高供應鏈效率已經成為提高企業市場競爭力的核心所在，因此做好供應商管理也是各項工作的重中之重。我國的零售市場已經由賣方市場轉變為買方市場，零售商與供應商的關系也不再是單純的一方依靠另一方，而是二者互相選擇、競爭與合作并存的關系。

（三）完善的商品進銷存管理系統。

經、代銷商品采購及銷售實行一貨一碼。無論是單品、合同、部門及公司整體的期初庫存、本期銷售采購及期末庫存情況皆一覽無遺。為顧客提供優質的商品是實現銷售的前提，通過對每一件商品實現完善的進銷存管理系統，及時跟進商品的銷售及庫存情況，通過分析得出顧客購買商品的喜好，對貨品及時調整或補充。

（四）與財務系統接口，簡化財務記賬工作。

購進、結算、成本、銷售數據由MIS系統導入NC財務核算系統。作為一名80后的財務人員，有一些難以想象在無信息系統和財務系統時代，財務人員是如何進行每天上萬筆銷售業務核算、每一個單品的采購、銷售和庫存情況，每月為上千家的供應商結算這些業務的。很慶幸我所工作的年代，各種信息系統很輕松的實現了這些數據的核算與統計。

二、管理信息系統的不足之處及改進策略探討

（一）網絡環境的安全性及計算機硬件設備的正常運行。

由于信息科學技術的迅猛發展，各種管理信息系統的應用也極為普遍，但是同時也對網絡環境的安全性提出了更高的要求。近些年，我們不乏聽說利用網絡竊取商業機密和傳播計算機病毒破壞信息系統的前車之鑒。計算機管理人員應加強計算機軟硬件環境及設備的日常維護，建立合理的數據備份機制與有效的病毒防范措施，保障設備的正常、安全運行。

（二）基礎數據手工錄入數據量大

1、超市商品采購及變價頻繁，數據量大。數據維護時需要按單品逐筆進行手工錄入，維護不及時或維護價格出錯，造成前臺銷售價格與價簽標價不一致。

2、供應商需承擔的各項費用也需要逐筆合同逐條費用進行錄入，大中型商超店鋪基本上都會有上千家供應商，每月都需要手工錄入各項費用，手工業務量很大。

程序設計時應考慮緩解基礎數據手工錄入工作量大的問題，將工作重點放入審核功能中。提供統一格式的數據上傳、系統自動識別進行數據處理功能，節約人力，加強及注重審核功能。

（三）對內控及審計工作提出了更高的要求

人機相結合的管理信息系統，最基礎的合同、商品、前臺銷售等信息仍然需要人工進行錄入。只有正確的錄入工作、完善的設計程序、正常運行的計算機硬件及通暢的網絡環境相結合，才能保證系統準確提供各項數據和報表。而系統自動化的應用程度越高，越容易造成人員的惰性，過分依賴系統。

（四）程序設計模式固定及后續維護升級乏力

各種管理信息系統都是根據開發時具體的使用需求、確定的思路和流程設計出來的，缺乏彈性。程序一旦設計及試運行完成投入使用后，需求一旦有大的或急需的改變，開發人員可能會經過較長時間的設計、改寫及試運行，無法及時滿足使用者的需求。對于數據的查詢，使用者只能嚴格按照系統已設定的模式進行，這與我們現在日常用到的互聯網快捷、多樣的查詢模式還有很大的差距。

企業的大多數員工只掌握本人崗位權限范圍內的基本的系統操作和使用，但是系統的各部門、各崗位間的各項業務和報表數據都是具有關聯性的，由于崗位及權限的限制使系統使用者發現問題的思維及維護系統的能力較差，有時只能靠出現問題后通知相關程序設計人員來進行維護。系統使用人員的風險意識差，考慮問題無全面性，與程序設計人員的配合脫節，易造成企業無法及時發現系統存在的漏洞，不能及時進行解決，無法準確對風險進行防范。

三、結語

綜上所述，管理信息系統在企業中的應用在提高企業各項管理、工作效率的同時，也對企業的內控及管理工作提出了更高的要求。企業應順應信息化時代發展的需要，加強自身的不斷學習和綜合素質的提高，不斷探索及開創新的內控及審計模式，從而更加有效的利用各個管理信息系統。

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