在新時期背景下如何完善高中學校的檔案管理

劉愛萍

摘 要：在教育事業(yè)的不斷發(fā)展的背景下，我國的中學校的體制也不斷的在完善，但是檔案的管理工作制度還不夠完善，存在著許多的問題。本文從三個方面論述了在新時期背景下如何完善高中學校的檔案管理，分別是檔案的管理者、檔案制度的改革以及電子信息的應(yīng)用。通過這三個方面的改革，可以進一步完善高中學校的檔案管理機制。

關(guān)鍵詞：高中學校；檔案管理；工作機制

一、引言

高中學校檔案管理是對整個學校師生的信息進行總體的規(guī)范，對于學校的教學工作有著十分重要的影響。高中的檔案工作內(nèi)容主要是收集整理信息與保管檔案，其工作的目的是為學校的信息服務(wù)，便于學校的管理和發(fā)展。在我國教育事業(yè)進入新的階段背景下，高中的檔案管理工作充滿了進一步發(fā)展機遇的同時，也要通過不斷的管理制度的改革，迎接新的挑戰(zhàn)。

二、高中檔案管理存在的問題

2.1檔案管理人員的能力較低

由于我國的教育事業(yè)發(fā)展的歷史不長，高中學校的管理制度不完善，設(shè)立檔案的管理方式處于剛起步階段，對這方面的人員能力要求不高；我國高校根據(jù)出現(xiàn)檔案管理的職業(yè)，才設(shè)立相關(guān)的專業(yè)，所以人才培養(yǎng)的時間較短。從高中學校檔案的管理人員自身來看，缺少檔案專業(yè)的技能知識，學校也很少對檔案管理人員進行定期的培訓，所以導(dǎo)致檔案的管理人員專業(yè)素質(zhì)較低，專業(yè)能力參差不齊，沒有建立高水平的檔案管理隊伍。

2.2檔案管理制度不完善

高中學校專門設(shè)立檔案室的時間較短，管理機構(gòu)的體制不完善，沒有系統(tǒng)的工作流程規(guī)章要求。檔案管理人員的工作缺少監(jiān)管，會出現(xiàn)遺漏檔案、信息丟失的現(xiàn)象，導(dǎo)致一系列的問題發(fā)生。

2.3管理方式單一

現(xiàn)階段，我國的高中學校的檔案管理沒有獨立的辦公室，管理方法也極其的單一，主要是通過紙質(zhì)提供的信息，進行錄入電子檔案中，網(wǎng)絡(luò)化的水平不高。由于現(xiàn)階段是信息化的社會，需要更多的數(shù)字化的檔案信息，這樣可以提高檔案工作的管理效率，降低保管的成本費用。電子檔案取代紙質(zhì)的檔案是不可阻擋的趨勢。

三、檔案管理的改革建議

3.1加強檔案管理專業(yè)隊伍建設(shè)

管理創(chuàng)新工作的根本。因此，在新時期背景下檔案管理工作的創(chuàng)新就需要培養(yǎng)大量具備常創(chuàng)新能力的人才。大力提倡創(chuàng)新學習，培養(yǎng)創(chuàng)新意識及精神，建立起創(chuàng)新人才的綜合培養(yǎng)機制，從而使負責檔案管理的工作人員的創(chuàng)新素質(zhì)及業(yè)務(wù)素質(zhì)實現(xiàn)有效提升。時代的發(fā)展和社會分工的細化給檔案管理工作和檔案管理者提出了更新更高的要求，檔案管理工作的質(zhì)量直接取決于檔案工作人員的素質(zhì)。作為新時期的初中學校檔案管理者，必須解放思想、與時俱進，努力提高自身的綜合素質(zhì)，適應(yīng)新時期學校檔案事業(yè)的發(fā)展和要求。一方面，新招錄檔案管理工作人員應(yīng)優(yōu)先從具有檔案專業(yè)背景的應(yīng)聘者中錄取。檔案管理工作是一門技術(shù)性強、專業(yè)要求高的藝術(shù)，每一項程序都有相應(yīng)的理論和技術(shù)支撐，檔案管理工作者只有通過系統(tǒng)的專業(yè)學習和長期的管理實踐才能掌握這些理論和方法，從而保證檔案管理質(zhì)量，提升檔案管理水平。

3.2完善管理制度

新的歷史條件下，學校檔案管理工作欲尋求自身的突破，實現(xiàn)科學可持續(xù)發(fā)展，必須堅持用制度管人管事，沒有制度就無所謂管理，建立健全各項檔案管理規(guī)章制度，是實現(xiàn)學校檔案管理工作科學化和規(guī)范化的題中之義。首先，完善檔案管理責任制度， 落實崗位職責分工，切實扭轉(zhuǎn)檔案管理工作人員責任心不強，失職、瀆職行為，強化檔案材料收集管理和及時移交歸檔的力度。其次，完善競爭上崗制度，選拔專業(yè)人才，充實檔案管理工作崗位，培養(yǎng)具有“創(chuàng)造型、復(fù)合型、協(xié)作型”多素質(zhì)人才。第三，完善檔案管理經(jīng)費支付預(yù)算制度，保障檔案管理耗材供給，保證教育培訓經(jīng)費，從硬件和軟件兩個方面不斷提升檔案管理的現(xiàn)代化水平和服務(wù)質(zhì)量。

3.3創(chuàng)新檔案管理模式

信息技術(shù)的飛越發(fā)展帶來了傳統(tǒng)生產(chǎn)方式、生產(chǎn)模式的巨大變革，傳統(tǒng)的檔案管理模式與檔案管理平臺已不能滿足社會的發(fā)展和時代的需要。積極運用現(xiàn)代科技文明的成果，創(chuàng)新檔案數(shù)字化管理手段，提高檔案管理信息化水平，是實現(xiàn)檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展的必由之路，也是提高其服務(wù)質(zhì)量和效率的重要途徑。初中學校檔案管理信息化的目的是利用現(xiàn)代信息技術(shù)，更加科學、合理、高效地輔助學校檔案管理工作，減少重復(fù)性勞動，提高檔案管理質(zhì)量和效率。學校檔案管理工作是一項工作量大、勞動強度高、枯燥重復(fù)性工作，而通過信息化技術(shù)能很好地解決這些重復(fù)、大批量且有規(guī)律的數(shù)據(jù)與信息管理工作，并能保證過程的正確性和信息的時效性。同時，學校檔案管理信息化還有效的降低了檔案管理的成本，對檔案保存條件的要求也更為寬松，更加便于檔案的檢索和應(yīng)用，因而具有較好的經(jīng)濟效益和使用效益。

3.4創(chuàng)立檔案信息系統(tǒng)

檔案信息數(shù)據(jù)庫是在計算機存儲設(shè)備上合理存放的、 可以共享的、 具有共同存取方式和一定組織方式的、相互關(guān)聯(lián)的檔案信息數(shù)據(jù)的集合。檔案信息數(shù)據(jù)庫平臺建設(shè)是充分利用數(shù)字信息技術(shù)，實現(xiàn)學校檔案資料數(shù)字化、信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化和信息資源共享化，進一步提升檔案管理水平，推動檔案管理向現(xiàn)代化、信息化轉(zhuǎn)型的重要舉措。首先，通過檔案信息數(shù)字化的過程，把檔案信息轉(zhuǎn)化為能夠為計算機識別的二進制代碼，并將這些數(shù)字代碼統(tǒng)一存儲，以文本文件格式、圖像文件格式，音頻文件格式或視頻文件格式轉(zhuǎn)換成數(shù)字信息。其次，將已轉(zhuǎn)換的數(shù)字信息錄入數(shù)據(jù)庫管理平臺，進一步轉(zhuǎn)化為機讀數(shù)據(jù)，錄入過程需要嚴格的校對審核，確保數(shù)據(jù)庫存儲的數(shù)據(jù)準確無誤并被計算機完全識別。第三，數(shù)據(jù)庫檔案業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的內(nèi)部調(diào)整。

結(jié)論：在教育事業(yè)的發(fā)展的新階段，檔案的管理工作需要進行改革，以適應(yīng)當下的發(fā)展需求，高中學校應(yīng)該建立科學合理的檔案管理機制，促進教學工作的發(fā)展。我們要利用信息化的社會的機遇，加強檔案管理隊伍的建設(shè)、創(chuàng)新多種且高效的檔案管理方式，從而構(gòu)建適合我國的現(xiàn)階段的需要的高中學校的檔案管理體制。

參考文獻：

[1] 張銳. 檔案信息資源社會化共享的建設(shè)策略.[J]. 黑龍江檔案. 2010（05）