檔案管理中存在的問題與對策

朱明杰

摘 要：檔案管理在醫院管理中有重要作用，但目前醫院在檔案管理中存在著諸多問題，這些問題制約了檔案管理作用的發揮。本文就檔案管理上存在的問題進行分析，并對相應的改善措施進行探討。

關鍵詞：醫院檔案管理；問題；對策

1.檔案管理在醫院管理中的作用

1.1為醫院管理提供資料依據。醫院管理者的決定會影響醫院運營狀況和發展方向，檔案資料能為醫院的領導重大決策提供很多檔案資料和建議。醫院的過去以及現在的基本狀況，在檔案中應該有所體現，管理者在了解這些資料的基礎上做出的決定能更符合醫院的發展。

1.2更好的服務患者。醫院的運營是以患者為中心的。利用醫院檔案中保存的有關法規、規章制度、醫療標準、技術常規等資料培養依法行醫、遵紀守法的技術隊伍。同時做好相應的病患的備案工作，整理完整病案病例。這樣可以很好保護醫患雙方的利益，避免醫療事故所帶來一系列的醫療糾紛，從而提高病患的看病體驗和整個醫院的醫務人員水平。

1.3提高醫院的精神文明建設。醫院良好的文化氛圍能夠促進患者疾病治療和康復。根據醫院的檔案，提高醫院的文化層次，從而提高醫院的精神。醫院的文化建設是醫院的精神所在。開展醫院文化目的是通過樹立醫院的精神來培養員工的意識，從而更好服務患者，促進醫院發展。

1.4促進醫院其它部門工作開展。人事檔案是人力資源的配置的重要保證，可以幫助醫院更好的引進一些人才，并培養一些先進的人才，對人力資源提供很大的幫助。業務檔案也是醫院的整體的業務水平的體現，關系到整個醫院的業務發展水平。這些檔案還可以為醫院宣傳部門提供素材，宣傳部門通過人事檔案記錄了先進人物的成長軌跡，在本院職工起到宣教作用，達到良好的榜樣作用，提高個人素質和工作效率，從而提高醫院的綜合實力。

2.檔案管理中存在的問題

2.1檔案管理制度標準不規范

目前絕大多數醫院都制定了較為健全的醫院管理制度和各級各類人員工作職責，但涉及檔案管理方面的制度、職責、考核標準卻較少，沒有統一規范的醫院檔案管理模式。由于管理制度不完善，有價值的文件材料得不到足夠的重視和統一收集和管理，造成檔案收集效率不高，信息管理與檔案管理嚴重脫節，失去了檔案管理工作的完整性，醫院信息資源缺乏整合性，跟不上新時期發展的需要，不利于科學化管理。

2.2檔案管理職責不明確

醫院檔案管理一般由設在行政辦公室的綜合檔案室負責，綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案等 。由于歷史原因和醫療行業特殊性的制約，各醫院檔案管理由不同部門分散管理[1]。單位內多部門管理檔案的局面，造成檔案管理格局混亂職能不明確。

2.3檔案利用率低

如上文所述，檔案管理在醫院各方面管理中都有很大作用，但由于檔案管理系統長期形成的封閉或半封閉環境的影響，許多檔案管理工作者仍然停留在 “重管輕用”的觀念上，檔案資料收集了、管理了，卻忽視了最重要的信息資源的利用。因此檔案的利用率比較低，通過檔案綜合分析獲得促進病患治療、醫院發展的例子也很少，檔案管理的作用發揮存在局限性。

2.4檔案管理電子化水平較弱

電子信息技術已經在很多行業發揮了巨大作用，尤其在設計資料、數據統計分析的行業。檔案管理是有這些特征的工作，因此可以預測電子信息技術也能在醫院檔案管理上發揮重要作用。由于電子檔案需要依賴計算機貯存和較為專業的知識，目前醫院在這方面的資源匱乏，因此電子信息檔案管理效果不理想[2]。

3.優化檔案管理的方法

3.1健全檔案管理制度和行為規范

檔案管理工作是一項嚴肅的、條理性很強的工作，在醫院這種特征更加明顯。建立完善的規章制度，才能保證檔案管理工作順利進行。醫院建立健全檔案管理制度內容十分廣泛，如建立檔案收集和歸檔制度、檔案利用、保管等制度，制訂檔案保管期期限、歸檔范圍等規定，并將這些制度和規定納入醫院崗位責任制和考核辦法之中[3]。應該建立符合醫院實際情況的檔案管理制度，并在工作中嚴格避免工作人員的隨意性，應該不斷的加以完善各個科室的工作制度。

完善檔案管理的制度，建立和健全檔案收集制度尤為重要。醫院要根據有關法律法規，結合本單位檔案管理工作工作實際，逐步完善檔案管理的歸檔、保管、借閱、移交、保密、銷毀及庫房管理等各項規章制度，使檔案管理工作的每個環節的運行都有章可循，都有明確的要求和制度的約束[4]。并將醫院各個門類、不同載體的檔案實行統一管理，統一考核，使檔案管理工作與醫療業務同步考核評價，同步發展。

3.2提高檔案管理人員素質

醫院檔案管理人員是整個醫院檔案規范化管理的具體實施者，應加強對醫院檔案從業人員進行檔案管理現代化的知識培養，使檔案管理的人員成為一個具有專業性強的高素質的團隊。 檔案管理人員應當學習和了解醫療活動的規律、工作流程、信息技術應用、網絡安全、醫學管理等知識。檔案管理人員需要及時更新自己的知識才能有效地參與到醫院電子檔案管理的工作中去[5]。作為檔案管理的工作人員，要認真參與檔案的管理與利用，把檔案管理的工作做好。

3.3建立檔案網絡管理系統

醫院檔案信息量大、類別多，建立健全醫院檔案管理的醫院、檔案室、科室三級管理網絡是醫院檔案管理的重要保證，通過檔案網絡管理系統的建立，明確醫院電子檔案管理的職責、線條及要求，有利于組織監督各相關部門的檔案管理工作和電子檔案保管的安全、完整和規范。 這樣既節省工作的人力投入，，更能使檔案管理工作獲得質的飛躍。而且加大電子檔案管理相關規范的宣傳教育，可以使檔案信息在現代化機器設備中迅捷、準確、方便地再現，使檔案信息的處理、傳輸獲得前所未有的積極效果。

參考文獻：

[1]錢春彥；醫院計算機檔案管理工作中的常見問題與對策分析[J]；消費電子，2014，6：154.

[2]左友玲，探討加強醫院檔案管理以促進醫院健康發展[J]；中國科技博覽，2014，19： 339.

[3]劉亞靜；淺談如何加強醫院電子信息檔案建設[J]；電子測試，2014，5：39-40.

[4]范旭暉，姜磊；淺談如何用創新思路加強檔案管理工作[J]；中國科技博覽，2014，15：327.

[5]畢莉；談檔案管理改革的創新[J]；中國科技博覽，2014， 15：324.