淺析煤炭企業(yè)檔案管理

曹紅翠

摘 要：21世紀是知識經(jīng)濟的時代，各種信息多元化，各類企業(yè)的檔案管理工作也發(fā)生了很大的變化，煤炭企業(yè)亦是如此。本文首先介紹了檔案管理的概念，其次介紹了煤炭企業(yè)檔案管理的意義，然后分析了煤炭企業(yè)檔案管理存在的問題，最后提出了相應的對策。

關鍵詞：煤炭企業(yè)；檔案管理；問題；對策

引言：煤炭企業(yè)檔案是企業(yè)在發(fā)展過程中形成重要信息資源，是企業(yè)各項工作活動的重要組成部分，對傳承企業(yè)文化、經(jīng)濟利益、合法權利及全面發(fā)展具有不可替代的作用。煤炭企業(yè)檔案工作者的重要使命就是開發(fā)和利用檔案信息資源，不斷創(chuàng)新檔案服務機制，積極主動地為煤炭企業(yè)安全管理服務，為生產(chǎn)經(jīng)營服務，為全面建設和諧煤炭企業(yè)服務。

一、檔案管理的含義

檔案管理亦稱檔案工作，是檔案館（室）直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業(yè)務工作的總稱，也是國家檔案事業(yè)最基本的組成部分。企業(yè)檔案是在企業(yè)活動中形成的作為原始記錄保存起來以備查考的信息材料——包括文字、圖表、影片、照片、錄音帶、錄像帶、光盤等，是“企業(yè)在各項活動中形成的全部檔案的總和”。企業(yè)檔案，一方面它記述和反映了企業(yè)文化建設的歷史，可為新時期企業(yè)文化建設提供借鑒和依據(jù)；另一方面，對它加強管理的本身就是企業(yè)文化建設的重要組成部分。企業(yè)檔案應當、且已經(jīng)在企業(yè)文化建設中發(fā)揮出了越來越重要的作用。

二、煤炭企業(yè)檔案管理的意義

檔案管理工作是促進企業(yè)發(fā)展的必然要求，建立科學規(guī)范的檔案管理體系，可衡量企業(yè)業(yè)績與管理水平狀態(tài)。在煤炭企業(yè)的檔案中，記錄了整個企業(yè)的發(fā)展歷史及經(jīng)營成果，對研究煤炭企業(yè)的科學發(fā)展狀況及經(jīng)營業(yè)績水平提供了資料，是實現(xiàn)企業(yè)科學分析、合理發(fā)展的基礎。只有做好了煤炭企業(yè)的檔案管理工作，一方面，可加快管理者對企業(yè)發(fā)展的整體認識，及時根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營狀況調(diào)整戰(zhàn)略規(guī)劃，為生產(chǎn)經(jīng)營提供重要決策；另一方面，利于社會各方面了解企業(yè)經(jīng)營成果狀況，促進與社會各方面的合作交流。可見，做好新時期煤炭企業(yè)檔案管理工作，對提高企業(yè)市場競爭力，促進社會經(jīng)濟發(fā)展具有重要意義。具體意義如下：

1.有利于企業(yè)做出正確決策：煤炭企業(yè)的經(jīng)營管理和安全生產(chǎn)關鍵取決于決策的制定，只有加強煤炭企業(yè)的檔案管理，才能為煤炭企業(yè)的發(fā)展提供真實有效的信息，才能準確分析和評估煤炭企業(yè)當前的狀況，從而實事求是的為煤炭企業(yè)做出科學合理的決策。真正使決策和各項管理措施促進煤炭企業(yè)的發(fā)展壯大。

2.有利于對事故救援工作的開展：在井下幾百米往往會發(fā)生煤礦事故，由于井下情況復雜，實施難度大，事故發(fā)生后如果沒有詳細的檔案材料，就很難了解井下的基本情況，更難以進行及時、準確地制定救援方案，從而影響被困人員位置的確定和必需品的輸送。

3.有利于煤炭企業(yè)合法權利的維護：煤炭企業(yè)的實物檔案是當時、當?shù)睾彤斒氯嗽诠ぷ髦行纬傻脑加涗洠情_展各項工作的第一手資料，能夠保護企業(yè)員工的合法權益。當出現(xiàn)諸如塌陷賠償、土地征用等問題時，煤炭企業(yè)就可以利用它來維護自己的合法權益。

三、現(xiàn)狀及存在問題

1.企業(yè)檔案管理意識淡薄：在企業(yè)的檔案管理過程中，無論是文章的起草、打印，還是文章的及時歸案方面都存在著很大的問題。如有人在起草檔案使用圓珠筆寫而不是用鋼筆，有的單位用針式打印機打印存檔，這些都會影響檔案質(zhì)量；還有的管理人員不按規(guī)定移交存檔，影響檔案的完整性。對此我們應該在公司內(nèi)部開展宣傳檔案管理意識的活動，宣傳學習檔案法，把檔案管理納入企業(yè)的規(guī)劃過程中。增強專業(yè)人員的檔案管理意識和業(yè)務水平，充分發(fā)揮其主觀能動性，做好分內(nèi)工作，以優(yōu)質(zhì)的服務取得企業(yè)領導的重視，樹立良好的職業(yè)形象，從而提升檔案管理在企業(yè)中的地位。

2.檔案管理工作不規(guī)范：當前，我國煤炭企業(yè)的檔案管理工作主要存在卷宗編制內(nèi)容不完整、體制不規(guī)范、缺乏必要的管理工具等問題。一些企業(yè)出于使用方便，將原本應該集中保管的資料分散管理，使用檔案的人員不能及時歸還檔案，造成檔案的內(nèi)容不健全、材料不完整，嚴重影響檔案管理與使用質(zhì)量。

3.隊伍建設亟需創(chuàng)新。隨著知識經(jīng)濟的發(fā)展，煤炭企業(yè)面臨的市場競爭實際上就是人才競爭。在檔案管理工作中，人才也是智力資料的重要載體。因此，加快檔案人才隊伍建設，實現(xiàn)知識型人才戰(zhàn)略，是加快企業(yè)檔案管理創(chuàng)新與發(fā)展的關鍵。

四、提高煤炭企業(yè)檔案管理工作的對策

1.更新觀念意識：首先，觀念更新是實踐更新的前提條件。煤炭企業(yè)檔案工作不能拘泥于舊的管理模式之中，要意識到一切事物經(jīng)過一段時間之后，都會隨著客觀形勢的變化而變化，要跟；其次，各級領導干部和檔案管理工作人員要樹立起解放思想、實事求是意識。在具體工作當中，把檔案管理工作重點放在煤炭企業(yè)發(fā)展對檔案的需求上來，使企業(yè)檔案作為一種信息資源來發(fā)揮重要作用。

2.完善檔案管理工作：建立起一套與市場經(jīng)濟相適應的檔案管理工作體系，強化領導責任和崗位責任，促進企業(yè)領導對檔案工作真正重視起來，并給予支持，使檔案工作從上到下形成一種檔案管理工作鏈，使檔案工作責任真正落到實處。同時，建立起一套與企業(yè)自身相適應的科學、完整的檔案管理責任制度，確保文件材料從形成到收集、整理、歸檔、保存、利用的程序化。如果責任不明確，條塊管理各行其是，不重視資源的收集，勢必造成檔案的散失，就會給企業(yè)造成不必要的損失。

3.檔案管理人員工作能力及素質(zhì)的培養(yǎng)：檔案管理工作是一項業(yè)務性很強的工作，具有較強的專業(yè)性和延續(xù)性，檔案管理人員綜合素質(zhì)的高低也直接影響著檔案管理工作的好壞，因為檔案管理工作是由檔案、必要的物質(zhì)條件和專業(yè)人員三個要素組成的，人是做好檔案工作的首要前提，也是其中最主要、最活躍的因素。

4.對煤炭企業(yè)的檔案服務進行創(chuàng)新：現(xiàn)在煤炭企業(yè)所提供的檔案種類越來越多，如文書檔案、科技檔案、專業(yè)檔案、聲像檔案、實物檔案等，以及從檔案原件中提煉、加工出來的檔案信息。因此要轉變傳統(tǒng)的檔案服務方式，要增強和提高檔案服務的主動性、針對性、和及時性。

結束語：煤炭企業(yè)檔案管理是煤炭企業(yè)的基礎性工作，是煤炭企業(yè)良性運行和協(xié)調(diào)發(fā)展的保證。在新形勢下，很多煤炭企業(yè)的檔案管理工作不能適應新形勢的需要，因此也嚴重影響了整個煤炭企業(yè)的發(fā)展，所以，未來重視煤炭企業(yè)的檔案管理不能忽視。