檔案科學化規范化管理的重要性和實施

王麗敏

摘 要：檔案管理對于不斷提升單位或部門綜合實力、促進經濟社會協調健康發展具有重要意義。要根據實際情況，學習國內外的先進經驗，不斷從人財物三個方面給予足夠的投入，吸取管理過程中出現的教訓，從自我出發，逐步完善檔案管理工作，強化責任感和使命感的教育，采用各種方式激發管理者的工作熱情，促進專業知識和能力的提高，形成人人參與檔案管理的良好氛圍，使檔案管理工作走上科學化規范化的道路。

關鍵詞：檔案管理 科學化 規范化

中圖分類號： G273 文獻標識碼：A 文章編號1674-098X（2014）03（a）-0189-01

檔案管理是一個單位整體工作管理的組成部分之一。管理是否做到科學化規范化，可以影響檔案及其信息能否發揮應有的作用。檔案是對一個單位在自身發展過程中的真實記載，回顧分析過去的檔案資料，進行檔案信息化，科學化規范化管理檔案可以不斷提高工作效率和工作質量，有利于提高單位領導的決策能力，可以為單位指明今后的發展方向提供客觀的依據。

1 檔案科學化規范化管理的重要性

在我國全面改革的局面下，經濟社會的發展有賴于檔案的科學化規范化管理。這要求我們必須跟上時代發展的步伐，不斷創新檔案管理觀念，將現代高精尖設備應用于其中，以先進的管理技術和手段，從檔案及其信息中全面真實反映單位整體發展狀況和工作成果。

通過科學化規范化管理檔案，可以及時掌握單位的整體運行情況，通過經驗和教訓，為領導實施調整工作決策和策略提供客觀依據，保證各部門處于高質量運轉狀態；有關部門可以及時了解單位工作成績，為單位與相關部門溝通通奠定堅實的基礎。

檔案管理融合于單位整體工作管理，有利于更好地進行資源合理配置和整合，對單位中遠期發展有一定意義，更有利于提高各項工作的管理效率，達到提高單位綜合實力、提高經濟社會快速健康發展的目的。

2 檔案管理中存在的問題

檔案科學化規范化管理有利于各項產業的健康有序發展。隨著科學技術水平的不斷提高，進一步淡化了檔案管理在經濟社會發展中的重要性，沒有認識到檔案管理的應有作用，甚或認為這項工作根本沒有存在的必要。加之檔案管理工作的特殊性，枯燥乏味，收入相對其他崗位較低，沒有工作積極性，有的管理者漠視該項工作，具體表現在缺乏高度的工作責任感和使命感，工作態度拖沓，整天沒精打采，沒有應有的職業道德水準，不注重專業知識和技能的學習和培訓久之拋之于九霄云外，對檔案事業在社會發展中的戰略作用和實際意義不能得到充分認識。上述表現可導致單位檔案管理工作失位，甚或出現無用論思潮，宣傳工作重要性和意義的力度不夠，領導對檔案管理工作無暇顧及，處于不聞不問狀態，長此下去可進一步弱化整個單位的檔案意識，在單位整體工作中被邊緣化，這阻礙了檔案科學化規范化管理工作的健康發展，不利于單位業務工作的長足進步。

檔案科學化規范化管理必須適應經濟社會高速發展的需求，不斷從人財物三個方面給予足夠的投入，學習國內外的先進經驗，吸取管理過程中出現的教訓，從自我出發，逐步完善檔案管理工作，強化責任感和使命感的教育，采用各種方式激發管理者的工作熱情，促進專業知識和能力的提高，將這項工作放在單位整體足夠高的地位，使單位員工注重任何有用檔案資料的收集和利用，形成人人參與檔案管理的良好氛圍。

3 檔案科學化規范化管理的實施

3.1 傳統檔案科學化規范化管理的實施

這里所說的傳統檔案通常是指從單位建立開始，每年從上級部門或本單位形成或制發的應及時歸檔的、完整無缺的文件、材料、聲像、報表等各類資料。檔案資料除政府相關部門和單位內部制發的各類文件外，還包括：（1）行政綜合類。包括單位內部或相關部門召開的各類重要會議和活動紀事材料，單位內部制定的相關規章制度，各年度制定的發展規劃、工作總結匯報，組織變革變遷、大事記、年報等相關佐證材料；（2）組織人事教育培訓類。包括員工花名冊及其年度變動表，教育培訓卡及其名冊；③會計統計類。主要指年度計劃和各類統計報表。這些資料可以準確反映相關部門和單位各項業務工作相關活動的開展情況。管理者必須根據國家相關法律法規和單位內部制定的管理制度，分門別類地及時做好檔案資料的收集、整理、立卷、歸檔工作。

檔案管理要做到：（1）文件材料立卷應齊全完整，主要包括分類、份數和每份的頁數。跨年度文件資料立卷時應注意，跨年度的規劃，放在規劃對應的第一年；跨年度的請示，沒有復文的放在請示年，有復文的放在復文年；跨年度的總結，放在總結對應的末年；跨年度的會議文件，放在會議對應的召開年。（2）文件材料歸檔應分類排列，不得分開，包括對應的正本與副本、印件與定稿、請示與批復。

按照規章制度借閱、查閱和銷毀檔案資料：（1）按規定辦理借閱和歸還檔案資料手續，按規定的方式在特定范圍內查閱檔案資料；（2）借閱、查閱過程中，不得涂改、撕毀檔案資料，保持清潔，及時歸還，最好提供電子文檔；（3）定期鑒定檔案是否失去保存價值，對需要銷毀的制定清單，請示領導同意后登記造冊，經兩名及以上人員按規定方式銷毀并簽字于銷毀清冊。

3.2 現代檔案科學化規范化管理的實施

隨著科學技術的飛速發展，加快了信息數字化步伐，檔案工作已逐步實現現代化管理。與傳統檔案管理模式相比，電子檔案成了檔案的主要表征形式，因此，應該注重應用軟件的開發利用，更加注重電子文件的規范化管理。

在電子檔案管理過程中，首先要解決的問題是電子檔案接收管理。如電子檔案以何種格式接收，如何保證電子檔案的原始性完整性、、真實性和安全性問題，如何采用適宜的技術保護電子檔案的存儲載體，如何保證電子檔案的長期可讀性等實質問題，這是在研發應用軟件時必須考慮的問題。

所以，應采取不同的措施解決上述問題。如統一接收電子檔案數據格式，推廣相關的檔案整理著錄軟件，建立統一的電子檔案模板，同一文件類型統一一種文件格式，形成統一數據格式的電子檔案，以方便檔案館的接收和管理；采用有關技術措施，保證電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性，提高電子檔案的可靠性。并在不改變電子檔案完整性、真實性、有效性的前提下，更新電子檔案的文件結構，以適用新的“生存環境”，保證電子檔案的長期可讀。要充分利用電子檔案的檢索等功能，充分發揮檔案信息化的功能，為不同的利用者服務。

科學規范的檔案管理要適應新形勢的需要，搶抓機遇，開創檔案管理工作的新局面。科學規范管理檔案做好檔案的開發和利用，可以實現檔案管理工作的自身價值，可以不斷地提升一個單位和部門的管理水平，可以進一步改善民生，進一步促進經濟社會協調發展。在今后的工作中，要避免消極因素帶來的不利影響，充分發揮我國特有的管理優勢，堅持走中國特色社會主義檔案管理道路，堅持傳統方法與現代手段相結合，一定會實現規范化科學化管理檔案的目的。endprint