檔案信息資源開發利用的制約因素及對策

張建君

著名檔案學家吳寶康教授在《當代我國檔案工作的重要文獻》中指出：“檔案必須利用，通過利用來充分發揮其作用，為社會服務并同社會的政治、經濟、文化、科學、教育等各方面緊密聯系起來，實現檔案自身的社會價值。”可見，檔案信息資源的開發利用是檔案工作的根本目的，只有開發和利用好檔案，才能真正實現其內在價值，使檔案工作永葆活力。

一、當前檔案信息資源開發利用的主要制約因素

1、觀念因素

首先，重藏輕用的傳統檔案管理思想一直影響著檔案部門，使檔案部門從思想到工作強調了保管，而檔案信息的開發利用一直沒有受到足夠的重視。其次，“保密保險、開放危險”的心理，使檔案工作者對開放、傳遞檔案信息顧慮重重。第三，弱競爭意識產生的心理惰性，使相當部分檔案工作者怯于競爭，缺乏社會參與意識，思想跟不上新形勢的變化。對社會、利用者了解少，勢必會限制檔案制約檔案信息的傳遞，不能滿足利用者需求。

2、開發利用人才嚴重不足，理論研究滯后

檔案信息資源的開發利用工作屬于檔案高層次的業務工作，對工作人員的水平、素質、能力有一定高度的要求，否則難以適應這一工作。目前，各檔案館（室）的開發利用人才嚴重不足，工作人員大多應付日常基礎工作，開發層次不夠深，開發項目單一等問題亟待解決。另外，隨著開發利用實踐的不斷發展，其理論研究遠遠落后于開發利用實際。加強開發利用理論的研究，用理論指導實踐并在實踐中進一步完善和發展，形成開發利用工作的良性循環也是當務之急。

3、開發利用服務的手段落后，提供利用的層次較低

就目前而言，有相當一部分檔案館（室）提供服務的手段較陳舊，在調閱檔案時依然采用原始的手工操作方式反復調用原件，導致檔案出現了紙張發黃變脆、字跡褪色等現象，直接影響到檔案的完整與安全。在檔案管理中依然存在著重保密、輕利用的現象。即使是利用，范圍也很有限，而且利用的方式也很單一，只有需要者找上門來才提供利用，工作處于一種被動服務的狀態。這種重管理輕服務的現象，使檔案的利用價值低，功能越來越弱化。

4、利用者產生檔案信息需求的動力不足

檔案信息需求是檔案信息開發、傳遞賴以產生的直接前提，當前，利用者產生檔案信息需求的動力不足，除因社會檔案意識淡薄外，還在于利用者對檔案部門的認知因素。直至今日，人們對檔案部門的神秘感還依然存在，社會上仍有不少人未真正了解檔案工作，不知道檔案的作用和如何利用檔案解決工作、生活中的實際問題。再加上一些檔案部門的工作不夠主動，使一些利用者的檔案信息需求得不到滿足，即使得到也頗費周折，久而久之，利用者產生心理定勢，即通往檔案信息之門太難，不如另辟蹊徑為妙，這種對檔案部門認識上的障礙，使利用者的檔案信息需求有時在萌芽孕育狀態就夭折了。

二、促進檔案信息資源開發利用的對策

1、正視現實，更新觀念

觀念是行動的先導，要有效地實現檔案的開發利用，首先必須改變傳統的檔案管理思維方式，樹立全新的觀念。

（1）主動服務觀念。只有樹立主動服務的觀念，才能產生自覺的服務行動，從而使檔案部門在檔案開發利用中發揮應有的作用。

（2）開放觀念。檔案工作來源于社會服務于社會，檔案部門只有從封閉走向開放，面向社會，參與了解社會，才能增強應變能力，有效地開發利用檔案信息。因此，必須緊緊圍繞中心工作及當前社會需求來選題，只有找準人們普遍關注的熱點、焦點來組織檔案信息向社會開放、為人們提供利用，才能在社會上產生較大影響和轟動，帶來好的社會效益和經濟效益。

（3）競爭觀念。現代社會是競爭的社會，檔案工作者必須增強憂患意識，才能產生“時不我待”的緊迫感，從而產生開發提供檔案信息的強大動力。

（4）協作觀念。“廣、快、精、準”是信息化社會人們利用信息的基本要求，要滿足這一點，單獨的檔案館（室）工作還很難做到。為此檔案部門必須樹立協作觀念，走整體協作發展之路，以實現檔案信息資源的共享。

2、努力提高檔案工作者的開發能力

檔案開發能力的高低主要取決于檔案工作者的科學文化和業務素質。為此，檔案工作者要不斷學習檔案專業理論知識，學習掌握國家標準規范，精通檔案業務，熟練掌握計算機、微縮等新技術，尤其加強自身檔案開發利用理論的學習與研究，努力使自己成為專業知識、業務能力、綜合素質都過硬的復合型、實用型檔案開發人才。在工作中要開闊思路、轉變思想，不斷學習和借鑒國內外先進的檔案開發利用經驗和做法，取長補短、開拓創新，探索出一條適合本單位檔案信息資源開發利用的新路子，推動檔案信息利用工作更好為社會服務。

3、做好檔案編研工作，加強檔案信息資源的深層次加工

檔案編研是通過各種手段編纂、濃縮和加工提煉檔案資料，是積極、主動、系統地開發檔案信息資源的主要方法之一，是對檔案信息資源進行高層次和深度開發的有效形式。檔案編研成品是社會廣泛流傳和應用的系統、精煉、可靠的新型檔案信息資源。與檔案原件相比，它具有靈活方便的特點，有利于全社會范圍內的檔案信息共享。檔案工作者應及時、全面了解社會各個方面的多種利用需求，將相對分散和原始的檔案信息素材進行加工編研，使相關的檔案信息進一步系統化，提高信息的密度和精度，促使檔案信息增值，加快檔案信息的傳播速度，實現檔案信息的集約化。目前，根據《中華人民共和國政府信息公開條例》的要求，各單位充分利用網絡技術，通過政府政務信息公開網站及時公開本單位的政務信息，以此來方便公眾及時了解各單位的利民政策及相關信息。政務信息公開網站的正常運行是各單位團結協作，集中開展檔案信息資源開發利用的一種很好的嘗試，是新形勢下的一種檔案編研工作。通過檔案編研工作，節省了利用者查閱檔案的時間，提高了檔案部門的整體形象，使檔案信息資源作為寶貴財富得到充分挖掘，并且最大限度地發揮其信息作用。

4、加強信息網絡化建設

信息網絡建設是檔案信息資源開發利用的外動力，對傳統的檔案信息資源開發利用工作提出了嚴重的挑戰，也為檔案部門實現信息資源共享提供了可能。檔案資源開發利用越來越依賴于現代網絡技術，借助多媒體技術進行網絡環境下的檔案編研，可以將文字、聲音、影像、圖片等多種形式并用，達到較強的感官沖擊，吸引更多的瀏覽者，收到良好的藝術效果，更有利于檔案編研工作發揮其服務作用。搭建檔案編研成果展示與傳播的新平臺，通過網絡實現檔案信息的遠距離快速傳輸，使合作交流、信息反饋等更加便捷，達到檔案信息交流的最優化效果，使檔案資源真正流動起來。在檔案信息資源整合，擴大共享范圍的同時，還要建設檔案信息安全保密系統，保護國家秘密和個人隱私等。

5、提高檔案信息服務水平，滿足利用者利用檔案的需求

檔案信息服務是最能體現和代表檔案和檔案工作的性質的具體形式和環節。人們通過接受檔案信息服務而了解、認識檔案信息的價值，檔案工作的基本內容和作用以及在各項工作中的地位和功能。優質高效的檔案信息服務無疑能增強社會的檔案意識，這樣，人們就會積極參與，廣泛利用檔案信息，推動檔案信息服務部門工作的活躍開展，提高檔案信息服務的地位，充分調動檔案信息服務人員的積極性和創造性，使檔案信息服務工作再上新的臺階，最終實現檔案信息服務與利用者檔案信息需求的良性循環。

檔案信息資源的開發利用是一項長期的系統的工作。作為檔案部門，要高度重視檔案信息資源的開發利用，充分挖掘自身潛力，勇于開拓創新，積極探索開發利用檔案信息資源的新途徑，真正實現檔案信息資源的社會價值。

（作者單位：撫寧縣人力資源和社會保障局）