電子文件管理在大型電力企業(yè)業(yè)務融合中的應用研究

石松

摘 要：電子文件是大型企業(yè)的核心信息資源，是企業(yè)最為寶貴的數(shù)據(jù)資產(chǎn)，蘊含重要業(yè)務價值。我國大型電力企業(yè)普遍存在電子文件數(shù)據(jù)總量大，自發(fā)性和分散性非常突出的管理難點，由于缺乏有效整合，形成信息孤島，成為企業(yè)推進業(yè)務融合的主要障礙。為了有效解決該問題，本文提出以推動企業(yè)業(yè)務融合為目的電子文件資源整合的基本原理與技術(shù)路線，并以“資產(chǎn)全壽命管理”這一電力企業(yè)科技管理的重點對象進行例證，旨在為電力企業(yè)開展業(yè)務融合提供一套新的技術(shù)方法。

關(guān)鍵詞：電子文件 電力企業(yè) 信息整合 科技管理 資產(chǎn)全壽命

中圖分類號：G276 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2014）01（b）-0174-03

電子文件是指機關(guān)、團體、企事業(yè)單位和其他組織在處理公務過程中，通過計算機等電子設備形成、辦理、傳輸和存儲的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄1。電子文件是數(shù)字時代人類活動的主要記錄，是人類文明的重要載體，電子文件的大量流失，嚴重影響到中國文明的傳承與發(fā)展。我國電子文件管理研究領域的代表人物馮惠玲教授深刻指出電子文件是中國信息化社會的基石，但面臨著失密、失用、失真、失信等嚴峻挑戰(zhàn)2。自2009年起，黨中央、國務院高度重視電子文件管理工作，采取了一系列措施加強電子文件管理，中央辦公廳和國務院辦公廳先后印發(fā)《電子文件管理暫行辦法》、《國家電子文件管理工作規(guī)劃（2011-2015年）》等文件，為加強電子文件管理指明了方向，電子文件管理現(xiàn)已納入為國家信息化發(fā)展戰(zhàn)略框架。

電力企業(yè)業(yè)務融合要求打通企業(yè)內(nèi)的部門壁壘，系統(tǒng)壁壘，數(shù)據(jù)壁壘，以建立跨部門、跨系統(tǒng)的企業(yè)經(jīng)營及管理信息良性循環(huán)機制，從而使企業(yè)中的人，財，物得到最佳適配。其中，電子文件作為企業(yè)信息的重要載體和血脈，對業(yè)務融合起到至關(guān)重要作用。我國要求電子文件管理必須達到全程管理、統(tǒng)一管理，便于利用，安全保密的基本要求，以實現(xiàn)真實、完整、可用、安全為基本目標。電力企業(yè)電子文件主要有兩種類型，一是公文類電子文件，如各種通知，報告，規(guī)劃等，其原始數(shù)據(jù)類型是非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。另一類是業(yè)務類電子文件，如ERP、營銷系統(tǒng)中的各類表單位，其原始數(shù)據(jù)類型是結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。目前我國在電子文件管理實施以政府主導為主，作為電子政務工程的重要組成部分，江蘇、安徽、浙江等各省市相繼續(xù)建立了省級的電子文件管理中心，其主要針對公文類電子文件進行管理。然而，對于面對大型電力企業(yè)由于業(yè)務多樣性產(chǎn)生的海量業(yè)務類電子文件，尤其是在電子文件管理如何有效整合信息資源，打破信息孤島，全面提升信息化建設價值，在國內(nèi)還鮮見研究論述。筆者認為，業(yè)務類電子文件應具有兩種屬性，其一文檔屬性，如表征電子文件的標題，產(chǎn)生部門、產(chǎn)生時間等等。其二是業(yè)務屬性，如資產(chǎn)臺帳中的資產(chǎn)編號，資產(chǎn)名稱，維修時間等等，這對企業(yè)開展業(yè)務分析具有重要價值。企業(yè)中的業(yè)務類電子文件管理除應滿足文檔屬性等基本需求外，更應聚焦于業(yè)務屬性。只有對每類電子文件對應的業(yè)務屬性予以深入挖掘，將其應用到企業(yè)信息資源整合的新高度，才能凸顯企業(yè)電子文件管理的鮮明特色，推動電子文件的創(chuàng)新性應用，助力信息化管理價值。

1 電力企業(yè)信息資源整合面臨的主要挑戰(zhàn)

電力企業(yè)在國民經(jīng)濟中居重要地位，業(yè)務信息化程度較高，各企業(yè)均已基本建成全面覆蓋公司各業(yè)務的信息系統(tǒng)支撐體系，這為電子文件產(chǎn)生與利用提供了廣闊的數(shù)據(jù)源。雖然電力企業(yè)在信息化建設方面取得顯著的成效，但在對海量信息資源整合，仍然較為薄弱，主要面臨以下三大挑戰(zhàn)：

（1）電力企業(yè)電子文件數(shù)據(jù)總量大，且具有多樣化形式。隨著企業(yè)信息系統(tǒng)的深化應用，各業(yè)務系統(tǒng)產(chǎn)生了海量的電子文件數(shù)據(jù)，自發(fā)性和分散性特征非常突出。2011年底，一個省級電力公司電子文件數(shù)量通常高達數(shù)千萬份，分布在公司的ERP、生產(chǎn)、基建管控、營銷、科技、經(jīng)濟法律等不同的業(yè)務系統(tǒng)中。

（2）以表單為主要載體的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)難以歸檔。目前電力企業(yè)綜合檔案管理系統(tǒng)主要歸檔公文、工程、科技、財務等傳統(tǒng)檔案類型，而核心業(yè)務系統(tǒng)的重要電子文件（如表單等結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)）沒有進行歸檔，影響了檔案的覆蓋度，重要數(shù)字資產(chǎn)存在流失的風險。

（3）信息壁壘嚴重，數(shù)據(jù)利用率低。當前跨部門、跨業(yè)務系統(tǒng)之間還存在諸多信息壁壘問題，如各業(yè)務系統(tǒng)還不能較好實現(xiàn)圍繞客戶服務、工程項目建設、資產(chǎn)全壽管理等大業(yè)務條線實現(xiàn)全面的信息共享與業(yè)務整合，要打破壁壘，提高數(shù)據(jù)利用率，信息資源缺乏整合。

由此可見，隨著電力企業(yè)信息化建設的深入推進，電子文件數(shù)據(jù)總量必然持續(xù)累積，如果不采取有效，可行的措施解決上述問題，則信息資源將存在流失的風險，同時也會成為深入推進信息化建設，大幅提升信息化應用水平的阻礙。因此，必須積極尋找切入點，消除信息壁壘，促進業(yè)務協(xié)同，力求“集中、統(tǒng)一、精益、高效”，實現(xiàn)電力企業(yè)信息資源管理價值及其業(yè)務價值雙提升。

2 電子文件雙重屬性的演化路線

電子文件管理的精髓在于“前端控制，全程管理”。完整的電子文件管理信息體系是由三個部分構(gòu)成，如圖1所示：前端是業(yè)務系統(tǒng)，它是電子文件的產(chǎn)生源泉。業(yè)務系統(tǒng)將產(chǎn)生公文類電子文件與業(yè)務表單類電子文件，此時的電子文件處于現(xiàn)行階段。中端是電子文件管理系統(tǒng)，多個業(yè)務系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件按照電子文件格式標準封裝后進行電子文件管理系統(tǒng)，從而實現(xiàn)電子文件的集中管控，達成電子文件管理的基本目標，這是電子文件的半現(xiàn)行階段。后端是數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，將電子文件管理系統(tǒng)中符合歸檔要求的電子文件根據(jù)國家及公司歸檔標準與要求歸入電力企業(yè)數(shù)字檔案館，并組成對應的案卷，實現(xiàn)電子文件的長期保存階段。

由此可見，半現(xiàn)行階段是進行電子文件信息資源整合是最佳時機。因為在現(xiàn)行階段，電子文件體現(xiàn)出強業(yè)務屬性，現(xiàn)行階段完成后，業(yè)務屬性不斷弱化，文檔屬性不斷增強，當電子文件封裝成檔案的數(shù)據(jù)標準進入數(shù)據(jù)檔案館系統(tǒng)后，則電子文件完全轉(zhuǎn)化為文檔屬性。因此，在電子文件管理系統(tǒng)所處于的半現(xiàn)行階段，業(yè)務屬性和文檔屬性具有最佳結(jié)合點。另一方面，在電子文件的半現(xiàn)行階段對應的電子文件管理系統(tǒng)中，能夠捕獲到公司多種核心業(yè)務信息系統(tǒng)產(chǎn)生的大量電子文件，并實現(xiàn)了集中存儲，這種物理上的集中為開展電子文件信息資源整合提供了得天獨厚的條件。endprint

3 技術(shù)方法

3.1 工作基礎

電子文件信息資源整合需要重點解決三個關(guān)鍵環(huán)節(jié)：

對電力企業(yè)各業(yè)務條線必須進行全面細致的分析。只有通過對業(yè)務條線的全面分析，才能從紛繁復雜的電子文件信息資源中梳理出最能表征該業(yè)務條線業(yè)務特色的電子文件，實現(xiàn)該業(yè)務過程的本征還原。

對有關(guān)核心信息資源必須進行充分捕獲。根據(jù)對業(yè)務條線的梳理成果，確定對應業(yè)務系統(tǒng)中的電子文件管控點，當該管控點對應的電子文件產(chǎn)生時，自動推送到電子文件管理系統(tǒng)中。必須要確保能夠表征該業(yè)務條線的電子文件信息資源能夠通過系統(tǒng)集成的方式自動捕獲到電子文件管理系統(tǒng)。

對電子文件資源整合模塊設計必須充分靈動。由于不同的業(yè)務條線決定了各自具有不同的流程環(huán)節(jié)，不同的業(yè)務模式?jīng)Q定了電子文件生成及整合的先后順序，因此必須設計上可配置、松耦合、自適應的電子文件資源整合模塊，才能滿足業(yè)務多樣性，流程多樣性的需求。

為了利于論述上述三個環(huán)節(jié)，下文以電力企業(yè)中的資產(chǎn)全壽命管理業(yè)務條線為例，詳細說明電子文件信息資源整合的工作步驟與關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

3.2 資產(chǎn)全壽命業(yè)務條線梳理

資產(chǎn)全壽命管理是電力企業(yè)科技管理的重要對象。資產(chǎn)全壽命周期管理以資產(chǎn)作為研究對象，從設備最優(yōu)利用目標出發(fā)，統(tǒng)籌考慮資產(chǎn)的規(guī)劃、設計、采購、建設、運行、檢修、技改、報廢的全過程，將資源、過程和信息有效集成，體現(xiàn)綜合效益。通過電子文件管理能夠?qū)⒃竟铝⒌脑O備管理文件按時間維度整合成有序的反映資產(chǎn)管理過程的業(yè)務記憶，實現(xiàn)管理過程可視化，為大型企業(yè)資產(chǎn)全壽命的管理創(chuàng)新提供最佳實踐案例。

通過業(yè)務分析，電力企業(yè)資產(chǎn)全壽命可以分為四個階段，分別是資產(chǎn)規(guī)劃期，資產(chǎn)采購期，資產(chǎn)運行期、資產(chǎn)維護期。以某電力公司為例，通過業(yè)務梳理和調(diào)研，共涉及到10個流程環(huán)節(jié)，22種電子文件，涉及到ERP，生產(chǎn)管理（以及電子商務平臺3大業(yè)務系統(tǒng)，并建立起了業(yè)務環(huán)節(jié)-電子文件-元數(shù)據(jù)的對應關(guān)系。

3.3 關(guān)鍵技術(shù)路線

電子文件信息資源整合核心是建立業(yè)務系統(tǒng)-業(yè)務流程-業(yè)務環(huán)節(jié)-電子文件-電子文件元數(shù)據(jù)多層級的數(shù)據(jù)模型。其中業(yè)務元數(shù)據(jù)是開展電子文件信息資源的樞紐，元數(shù)據(jù)對電子文件信息資源結(jié)構(gòu)化的描述，包括數(shù)據(jù)資源本身的特征和屬性，直接表征了電子文件的業(yè)務屬性。元數(shù)據(jù)能夠有效揭示電子文件數(shù)據(jù)資源間的組織關(guān)系，從而準確完成數(shù)據(jù)組配，圖2揭示了以元數(shù)據(jù)為樞紐的多層級數(shù)據(jù)模型建立過程，技術(shù)要點說明如下：

（1）根據(jù)業(yè)務融合目標，確定融合專題，建立不同業(yè)務條線的電子文件融合流程。專題諸如客戶全方位服務、項目全過程管理、資產(chǎn)全壽命管理等等，梳理形成專題核心元數(shù)據(jù)及關(guān)聯(lián)的關(guān)鍵字段，針對該專題通過流程建模工具創(chuàng)建跨業(yè)務部門，業(yè)務系統(tǒng)的大業(yè)務流程，每個環(huán)節(jié)通過關(guān)鍵字段與每個管控點對應的電子文件建立關(guān)聯(lián)。

（2）考慮到企業(yè)業(yè)務模式可以發(fā)生的變更，必須使電子文件融合流程具有足夠的柔性。因此，基于流程建模工具，將所包含的各環(huán)節(jié)通過關(guān)鍵字段與管控點建立聯(lián)系，這樣添加或是刪除各環(huán)節(jié)只要處理好該環(huán)節(jié)的上下級關(guān)聯(lián)關(guān)系即可，對業(yè)務模式變更具有保持足夠的柔性。

（3）建立好跨部門，跨系統(tǒng)的融合流程以XML進行描述，形成完整的流程表達語言加以固化。

特別應指出，由于業(yè)務融合流程所包括的電子文件信息資源分布在大型企業(yè)的多個業(yè)務系統(tǒng)中，多個業(yè)務環(huán)節(jié)，多個管控點中（即業(yè)務系統(tǒng)產(chǎn)生對應電子文件的功能點），因此必須找到能夠全面貫穿這些電子文件的唯一的標識符，如客戶編號、項目編號、資產(chǎn)編號等等。其ER圖如圖3所示，資產(chǎn)全壽命信息資源整合是以資產(chǎn)編碼為軸心進行。

3.4 實施效果

據(jù)上文分析，以資產(chǎn)編碼作為連接分布在不同業(yè)務系統(tǒng)中的電子文件信息資源整合的數(shù)據(jù)紐帶，建立起資產(chǎn)全壽命管理業(yè)務條線對應的業(yè)務流程，業(yè)務環(huán)節(jié)、電子文件以及元數(shù)據(jù)的關(guān)系，即可實現(xiàn)電子文件信息的全景式展示。圖4是某電力公司變電站資產(chǎn)全壽命各電子文件整合結(jié)果。

4 結(jié)語

通過上文論述，以元數(shù)據(jù)為核心進行電子文件信息資源整合，對推動電力企業(yè)業(yè)務融合具有三個顯著優(yōu)勢：

（1）易于實現(xiàn)業(yè)務融合信息全景化聚合。通過本文建立的業(yè)務系統(tǒng)-業(yè)務流程-業(yè)務環(huán)節(jié)-管控點-電子文件-電子文件元數(shù)據(jù)多層級的數(shù)據(jù)模型，能夠?qū)崿F(xiàn)業(yè)務融合信息的全景化聚合，由于具有一定的柔性，即使業(yè)務模式發(fā)生變更，只需要調(diào)整對應的業(yè)務環(huán)節(jié)即可。

（2）易于實現(xiàn)業(yè)務融合信息全局化共享。通過上述方法，根據(jù)融合專題對應不同業(yè)務系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件，通過唯一標識進行整合，這就有效打破業(yè)務部門、信息系統(tǒng)間的信息壁壘，實現(xiàn)電子文件全局化共享，共同提升業(yè)務信息系統(tǒng)的建設價值和應用效益。

（3）易于實現(xiàn)業(yè)務融合信息持續(xù)化整合。只要通過制訂明確的業(yè)務規(guī)則進行數(shù)據(jù)組配，從電子文件信息資源池中自動抽取有關(guān)數(shù)據(jù)，根據(jù)客戶編號、項目編號、資產(chǎn)編號等元數(shù)據(jù)為主線進行貫穿，可根據(jù)業(yè)務運行不同階段，持續(xù)化自動整合電子文件信息資源。

因此，借助電子文件信息資源整合，能夠有效打通信息系統(tǒng)的壁壘，把公司信息資源的整合水平由數(shù)據(jù)級提升至內(nèi)容級，對于電力企業(yè)營銷社會化服務，項目標準化管理、資產(chǎn)精益化管理產(chǎn)生重要推動，為數(shù)據(jù)共享與業(yè)務融合提供了一種具有生命力的全新方向。

參考文獻

[1] 張寧.我國電子文件管理現(xiàn)狀調(diào)查與思考[J].檔案學通迅，2008（6）：15-19.

[2] 馮惠玲.電子文件管理：信息化社會的基石[J].電子政務，2010（6）.

[3] 《中國電子文件暫行管理辦法》.中辦國辦廳字〔2009〕39號.endprint

3 技術(shù)方法

3.1 工作基礎

電子文件信息資源整合需要重點解決三個關(guān)鍵環(huán)節(jié)：

對電力企業(yè)各業(yè)務條線必須進行全面細致的分析。只有通過對業(yè)務條線的全面分析，才能從紛繁復雜的電子文件信息資源中梳理出最能表征該業(yè)務條線業(yè)務特色的電子文件，實現(xiàn)該業(yè)務過程的本征還原。

對有關(guān)核心信息資源必須進行充分捕獲。根據(jù)對業(yè)務條線的梳理成果，確定對應業(yè)務系統(tǒng)中的電子文件管控點，當該管控點對應的電子文件產(chǎn)生時，自動推送到電子文件管理系統(tǒng)中。必須要確保能夠表征該業(yè)務條線的電子文件信息資源能夠通過系統(tǒng)集成的方式自動捕獲到電子文件管理系統(tǒng)。

對電子文件資源整合模塊設計必須充分靈動。由于不同的業(yè)務條線決定了各自具有不同的流程環(huán)節(jié)，不同的業(yè)務模式?jīng)Q定了電子文件生成及整合的先后順序，因此必須設計上可配置、松耦合、自適應的電子文件資源整合模塊，才能滿足業(yè)務多樣性，流程多樣性的需求。

為了利于論述上述三個環(huán)節(jié)，下文以電力企業(yè)中的資產(chǎn)全壽命管理業(yè)務條線為例，詳細說明電子文件信息資源整合的工作步驟與關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

3.2 資產(chǎn)全壽命業(yè)務條線梳理

資產(chǎn)全壽命管理是電力企業(yè)科技管理的重要對象。資產(chǎn)全壽命周期管理以資產(chǎn)作為研究對象，從設備最優(yōu)利用目標出發(fā)，統(tǒng)籌考慮資產(chǎn)的規(guī)劃、設計、采購、建設、運行、檢修、技改、報廢的全過程，將資源、過程和信息有效集成，體現(xiàn)綜合效益。通過電子文件管理能夠?qū)⒃竟铝⒌脑O備管理文件按時間維度整合成有序的反映資產(chǎn)管理過程的業(yè)務記憶，實現(xiàn)管理過程可視化，為大型企業(yè)資產(chǎn)全壽命的管理創(chuàng)新提供最佳實踐案例。

通過業(yè)務分析，電力企業(yè)資產(chǎn)全壽命可以分為四個階段，分別是資產(chǎn)規(guī)劃期，資產(chǎn)采購期，資產(chǎn)運行期、資產(chǎn)維護期。以某電力公司為例，通過業(yè)務梳理和調(diào)研，共涉及到10個流程環(huán)節(jié)，22種電子文件，涉及到ERP，生產(chǎn)管理（以及電子商務平臺3大業(yè)務系統(tǒng)，并建立起了業(yè)務環(huán)節(jié)-電子文件-元數(shù)據(jù)的對應關(guān)系。

3.3 關(guān)鍵技術(shù)路線

電子文件信息資源整合核心是建立業(yè)務系統(tǒng)-業(yè)務流程-業(yè)務環(huán)節(jié)-電子文件-電子文件元數(shù)據(jù)多層級的數(shù)據(jù)模型。其中業(yè)務元數(shù)據(jù)是開展電子文件信息資源的樞紐，元數(shù)據(jù)對電子文件信息資源結(jié)構(gòu)化的描述，包括數(shù)據(jù)資源本身的特征和屬性，直接表征了電子文件的業(yè)務屬性。元數(shù)據(jù)能夠有效揭示電子文件數(shù)據(jù)資源間的組織關(guān)系，從而準確完成數(shù)據(jù)組配，圖2揭示了以元數(shù)據(jù)為樞紐的多層級數(shù)據(jù)模型建立過程，技術(shù)要點說明如下：

（1）根據(jù)業(yè)務融合目標，確定融合專題，建立不同業(yè)務條線的電子文件融合流程。專題諸如客戶全方位服務、項目全過程管理、資產(chǎn)全壽命管理等等，梳理形成專題核心元數(shù)據(jù)及關(guān)聯(lián)的關(guān)鍵字段，針對該專題通過流程建模工具創(chuàng)建跨業(yè)務部門，業(yè)務系統(tǒng)的大業(yè)務流程，每個環(huán)節(jié)通過關(guān)鍵字段與每個管控點對應的電子文件建立關(guān)聯(lián)。

（2）考慮到企業(yè)業(yè)務模式可以發(fā)生的變更，必須使電子文件融合流程具有足夠的柔性。因此，基于流程建模工具，將所包含的各環(huán)節(jié)通過關(guān)鍵字段與管控點建立聯(lián)系，這樣添加或是刪除各環(huán)節(jié)只要處理好該環(huán)節(jié)的上下級關(guān)聯(lián)關(guān)系即可，對業(yè)務模式變更具有保持足夠的柔性。

（3）建立好跨部門，跨系統(tǒng)的融合流程以XML進行描述，形成完整的流程表達語言加以固化。

特別應指出，由于業(yè)務融合流程所包括的電子文件信息資源分布在大型企業(yè)的多個業(yè)務系統(tǒng)中，多個業(yè)務環(huán)節(jié)，多個管控點中（即業(yè)務系統(tǒng)產(chǎn)生對應電子文件的功能點），因此必須找到能夠全面貫穿這些電子文件的唯一的標識符，如客戶編號、項目編號、資產(chǎn)編號等等。其ER圖如圖3所示，資產(chǎn)全壽命信息資源整合是以資產(chǎn)編碼為軸心進行。

3.4 實施效果

據(jù)上文分析，以資產(chǎn)編碼作為連接分布在不同業(yè)務系統(tǒng)中的電子文件信息資源整合的數(shù)據(jù)紐帶，建立起資產(chǎn)全壽命管理業(yè)務條線對應的業(yè)務流程，業(yè)務環(huán)節(jié)、電子文件以及元數(shù)據(jù)的關(guān)系，即可實現(xiàn)電子文件信息的全景式展示。圖4是某電力公司變電站資產(chǎn)全壽命各電子文件整合結(jié)果。

4 結(jié)語

通過上文論述，以元數(shù)據(jù)為核心進行電子文件信息資源整合，對推動電力企業(yè)業(yè)務融合具有三個顯著優(yōu)勢：

（1）易于實現(xiàn)業(yè)務融合信息全景化聚合。通過本文建立的業(yè)務系統(tǒng)-業(yè)務流程-業(yè)務環(huán)節(jié)-管控點-電子文件-電子文件元數(shù)據(jù)多層級的數(shù)據(jù)模型，能夠?qū)崿F(xiàn)業(yè)務融合信息的全景化聚合，由于具有一定的柔性，即使業(yè)務模式發(fā)生變更，只需要調(diào)整對應的業(yè)務環(huán)節(jié)即可。

（2）易于實現(xiàn)業(yè)務融合信息全局化共享。通過上述方法，根據(jù)融合專題對應不同業(yè)務系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件，通過唯一標識進行整合，這就有效打破業(yè)務部門、信息系統(tǒng)間的信息壁壘，實現(xiàn)電子文件全局化共享，共同提升業(yè)務信息系統(tǒng)的建設價值和應用效益。

（3）易于實現(xiàn)業(yè)務融合信息持續(xù)化整合。只要通過制訂明確的業(yè)務規(guī)則進行數(shù)據(jù)組配，從電子文件信息資源池中自動抽取有關(guān)數(shù)據(jù)，根據(jù)客戶編號、項目編號、資產(chǎn)編號等元數(shù)據(jù)為主線進行貫穿，可根據(jù)業(yè)務運行不同階段，持續(xù)化自動整合電子文件信息資源。

因此，借助電子文件信息資源整合，能夠有效打通信息系統(tǒng)的壁壘，把公司信息資源的整合水平由數(shù)據(jù)級提升至內(nèi)容級，對于電力企業(yè)營銷社會化服務，項目標準化管理、資產(chǎn)精益化管理產(chǎn)生重要推動，為數(shù)據(jù)共享與業(yè)務融合提供了一種具有生命力的全新方向。

參考文獻

[1] 張寧.我國電子文件管理現(xiàn)狀調(diào)查與思考[J].檔案學通迅，2008（6）：15-19.

[2] 馮惠玲.電子文件管理：信息化社會的基石[J].電子政務，2010（6）.

[3] 《中國電子文件暫行管理辦法》.中辦國辦廳字〔2009〕39號.endprint

3 技術(shù)方法

3.1 工作基礎

電子文件信息資源整合需要重點解決三個關(guān)鍵環(huán)節(jié)：

對電力企業(yè)各業(yè)務條線必須進行全面細致的分析。只有通過對業(yè)務條線的全面分析，才能從紛繁復雜的電子文件信息資源中梳理出最能表征該業(yè)務條線業(yè)務特色的電子文件，實現(xiàn)該業(yè)務過程的本征還原。

對有關(guān)核心信息資源必須進行充分捕獲。根據(jù)對業(yè)務條線的梳理成果，確定對應業(yè)務系統(tǒng)中的電子文件管控點，當該管控點對應的電子文件產(chǎn)生時，自動推送到電子文件管理系統(tǒng)中。必須要確保能夠表征該業(yè)務條線的電子文件信息資源能夠通過系統(tǒng)集成的方式自動捕獲到電子文件管理系統(tǒng)。

對電子文件資源整合模塊設計必須充分靈動。由于不同的業(yè)務條線決定了各自具有不同的流程環(huán)節(jié)，不同的業(yè)務模式?jīng)Q定了電子文件生成及整合的先后順序，因此必須設計上可配置、松耦合、自適應的電子文件資源整合模塊，才能滿足業(yè)務多樣性，流程多樣性的需求。

為了利于論述上述三個環(huán)節(jié)，下文以電力企業(yè)中的資產(chǎn)全壽命管理業(yè)務條線為例，詳細說明電子文件信息資源整合的工作步驟與關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

3.2 資產(chǎn)全壽命業(yè)務條線梳理

資產(chǎn)全壽命管理是電力企業(yè)科技管理的重要對象。資產(chǎn)全壽命周期管理以資產(chǎn)作為研究對象，從設備最優(yōu)利用目標出發(fā)，統(tǒng)籌考慮資產(chǎn)的規(guī)劃、設計、采購、建設、運行、檢修、技改、報廢的全過程，將資源、過程和信息有效集成，體現(xiàn)綜合效益。通過電子文件管理能夠?qū)⒃竟铝⒌脑O備管理文件按時間維度整合成有序的反映資產(chǎn)管理過程的業(yè)務記憶，實現(xiàn)管理過程可視化，為大型企業(yè)資產(chǎn)全壽命的管理創(chuàng)新提供最佳實踐案例。

通過業(yè)務分析，電力企業(yè)資產(chǎn)全壽命可以分為四個階段，分別是資產(chǎn)規(guī)劃期，資產(chǎn)采購期，資產(chǎn)運行期、資產(chǎn)維護期。以某電力公司為例，通過業(yè)務梳理和調(diào)研，共涉及到10個流程環(huán)節(jié)，22種電子文件，涉及到ERP，生產(chǎn)管理（以及電子商務平臺3大業(yè)務系統(tǒng)，并建立起了業(yè)務環(huán)節(jié)-電子文件-元數(shù)據(jù)的對應關(guān)系。

3.3 關(guān)鍵技術(shù)路線

電子文件信息資源整合核心是建立業(yè)務系統(tǒng)-業(yè)務流程-業(yè)務環(huán)節(jié)-電子文件-電子文件元數(shù)據(jù)多層級的數(shù)據(jù)模型。其中業(yè)務元數(shù)據(jù)是開展電子文件信息資源的樞紐，元數(shù)據(jù)對電子文件信息資源結(jié)構(gòu)化的描述，包括數(shù)據(jù)資源本身的特征和屬性，直接表征了電子文件的業(yè)務屬性。元數(shù)據(jù)能夠有效揭示電子文件數(shù)據(jù)資源間的組織關(guān)系，從而準確完成數(shù)據(jù)組配，圖2揭示了以元數(shù)據(jù)為樞紐的多層級數(shù)據(jù)模型建立過程，技術(shù)要點說明如下：

（1）根據(jù)業(yè)務融合目標，確定融合專題，建立不同業(yè)務條線的電子文件融合流程。專題諸如客戶全方位服務、項目全過程管理、資產(chǎn)全壽命管理等等，梳理形成專題核心元數(shù)據(jù)及關(guān)聯(lián)的關(guān)鍵字段，針對該專題通過流程建模工具創(chuàng)建跨業(yè)務部門，業(yè)務系統(tǒng)的大業(yè)務流程，每個環(huán)節(jié)通過關(guān)鍵字段與每個管控點對應的電子文件建立關(guān)聯(lián)。

（2）考慮到企業(yè)業(yè)務模式可以發(fā)生的變更，必須使電子文件融合流程具有足夠的柔性。因此，基于流程建模工具，將所包含的各環(huán)節(jié)通過關(guān)鍵字段與管控點建立聯(lián)系，這樣添加或是刪除各環(huán)節(jié)只要處理好該環(huán)節(jié)的上下級關(guān)聯(lián)關(guān)系即可，對業(yè)務模式變更具有保持足夠的柔性。

（3）建立好跨部門，跨系統(tǒng)的融合流程以XML進行描述，形成完整的流程表達語言加以固化。

特別應指出，由于業(yè)務融合流程所包括的電子文件信息資源分布在大型企業(yè)的多個業(yè)務系統(tǒng)中，多個業(yè)務環(huán)節(jié)，多個管控點中（即業(yè)務系統(tǒng)產(chǎn)生對應電子文件的功能點），因此必須找到能夠全面貫穿這些電子文件的唯一的標識符，如客戶編號、項目編號、資產(chǎn)編號等等。其ER圖如圖3所示，資產(chǎn)全壽命信息資源整合是以資產(chǎn)編碼為軸心進行。

3.4 實施效果

據(jù)上文分析，以資產(chǎn)編碼作為連接分布在不同業(yè)務系統(tǒng)中的電子文件信息資源整合的數(shù)據(jù)紐帶，建立起資產(chǎn)全壽命管理業(yè)務條線對應的業(yè)務流程，業(yè)務環(huán)節(jié)、電子文件以及元數(shù)據(jù)的關(guān)系，即可實現(xiàn)電子文件信息的全景式展示。圖4是某電力公司變電站資產(chǎn)全壽命各電子文件整合結(jié)果。

4 結(jié)語

通過上文論述，以元數(shù)據(jù)為核心進行電子文件信息資源整合，對推動電力企業(yè)業(yè)務融合具有三個顯著優(yōu)勢：

（1）易于實現(xiàn)業(yè)務融合信息全景化聚合。通過本文建立的業(yè)務系統(tǒng)-業(yè)務流程-業(yè)務環(huán)節(jié)-管控點-電子文件-電子文件元數(shù)據(jù)多層級的數(shù)據(jù)模型，能夠?qū)崿F(xiàn)業(yè)務融合信息的全景化聚合，由于具有一定的柔性，即使業(yè)務模式發(fā)生變更，只需要調(diào)整對應的業(yè)務環(huán)節(jié)即可。

（2）易于實現(xiàn)業(yè)務融合信息全局化共享。通過上述方法，根據(jù)融合專題對應不同業(yè)務系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件，通過唯一標識進行整合，這就有效打破業(yè)務部門、信息系統(tǒng)間的信息壁壘，實現(xiàn)電子文件全局化共享，共同提升業(yè)務信息系統(tǒng)的建設價值和應用效益。

（3）易于實現(xiàn)業(yè)務融合信息持續(xù)化整合。只要通過制訂明確的業(yè)務規(guī)則進行數(shù)據(jù)組配，從電子文件信息資源池中自動抽取有關(guān)數(shù)據(jù)，根據(jù)客戶編號、項目編號、資產(chǎn)編號等元數(shù)據(jù)為主線進行貫穿，可根據(jù)業(yè)務運行不同階段，持續(xù)化自動整合電子文件信息資源。

因此，借助電子文件信息資源整合，能夠有效打通信息系統(tǒng)的壁壘，把公司信息資源的整合水平由數(shù)據(jù)級提升至內(nèi)容級，對于電力企業(yè)營銷社會化服務，項目標準化管理、資產(chǎn)精益化管理產(chǎn)生重要推動，為數(shù)據(jù)共享與業(yè)務融合提供了一種具有生命力的全新方向。

參考文獻

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