淺析電算化會計檔案管理存在問題及對策

于佩蘭

摘 要：現代電子信息技術飛速發展，會計電算化取代手工記賬已成為會計工作發展的必然。該文就電算化會計檔案的特點，分析電算化會計檔案管理工作中存在的問題和不足，提出了幾點改進電算化會計檔案管理工作的對策。

關鍵詞：會計電算化檔案 問題 對策

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2014）02（a）-0188-01

現代電子信息技術飛速發展，會計電算化取代手工記賬已成為會計工作發展的必然。應用計算機技術代替人工記賬、算賬、報賬等會計信息處理，在現實經濟運行工作中已廣泛應用，從而形成了大量會計電算化檔案。如何做好電算化會計檔案的管理工作，使其發揮更大作用，是擺在檔案工作者面前的新課題。該文就電算化會計檔案的特點，分析電算化會計檔案管理工作中存在的問題，提出了幾點改進措施。

1 電算化會計檔案的內涵及特點

電算化會計檔案是經濟活動中形成的記賬憑證、賬簿、財務報告等真實歷史記錄和重要憑證，它包括存儲在電腦硬盤中的會計數據、磁性介質或光盤存儲的會計數據以及電腦打印出來的書面形式的會計數據。具有嚴格的平衡性、時序性和嚴肅性，不能隨意篡改。《會計檔案管理辦法》規定，采用電算化進行會計核算的單位，應當保存紙質打印的會計核算材料。具備使用磁盤、光盤等電子信息技術保存會計數據的單位，應按照國家業務主管部門統一規定，報財務部、國家檔案局備案。電算化會計檔案與紙質會計檔案不同，有其自身的特點，主要表現為：（1）存貯范圍廣泛。電算化進行會計核算產生的檔案存貯范圍廣，它不僅要保留傳統意義上的紙質檔案，還必需保留存貯在計算機硬件上的會計數據以及存儲在磁性介質上的會計信息，如程序開發設計說明書、用戶操作規程、電算化會計科目及科目代碼表、會計報表格式等，即會計電算化檔案存儲的范圍和領域擴大了。（2）載體形式多樣。電算化會計檔案的載體形式發生了改變，經濟管理活動中形成的會計憑證、帳簿、報表等數據，不但以電子信息的形式存貯于光盤、硬盤等載體上，還要以打印輸出的紙質載體形式存在。磁性存貯介質在會計電算化工作中的運用，使會計檔案管理工作更加方便、快捷、高效。（3）安全存貯嚴格。電算化會計檔案以紙質文件材料與電子文件材料并存的形式存在，檔案內容不僅有打印輸出的傳統的紙質檔案，還有以磁性介質或光盤為載體的電子檔案，而這些磁性介質、光盤極易受磁場、有害氣體、灰塵等外部環境的影響，加之，具有易遭破壞，難留痕跡的特點，同時又受載體質量、存儲信息有效期等條件的影響，對會計電算化檔案的安全存貯嚴格，要求存放空間具有防火、防潮、防凍、防熱、防塵、防磁、防盜等相應措施。

2 電算化會計檔案管理工作中存在的主要問題

（1）對電算化會計檔案管理工作不夠重視。目前，大部分單位領導和會計人員對有效管理電算化會計檔案缺乏經驗，重視程度不夠，只將打印出的紙質會計文件材料歸檔，沒有將電算化會計工作中形成的電子信息備份存儲在磁性介質上歸檔保存，從而影響會計檔案的系統性、完整性。（2）對電算化會計檔案管理缺乏技術方法。電算化會計檔案不具備紙質會計檔案的直接利用性，對其進行歸檔、保存、數據利用等必須在特定的計算機軟、硬件系統環境中進行，可是，許多企、事業單位缺乏利用電算化會計檔案的技術、方法和意識，沒有將會計系統軟件及版本很好地保管，造成會計系統軟件升級后，會計數據丟失、損毀甚至不能被利用。（3）對電算化會計檔案管理缺乏資金投入。按照會計電算化工作規范、辦法，運用電算化進行會計核算的單位及部門，應保存打印出的紙質檔案和電子檔案。可是，一些單位對電算化會計檔案管理缺乏資金投入，硬件設備不足，沒有電子信息存貯設備、沒有高清打印機，致使會計檔案達不到規定的保管期限，電算化會計檔案管理“雙軌制“難以實現。（4）對電算化會計檔案管理存在安全隱患。雖然電子信息技術便捷高效、功能強大，但存在安全隱患。

由于計算機技術對會計數據非法修改可以不留痕跡，這種通過現代技術手段實施偽造、篡改及銷毀會計檔案數據等現象，具有很強的危害性、隱蔽性，利用計算機舞弊發現的難度大。加之，在互聯網技術廣泛應用的今天，網絡信息容易被泄露、竊取、非法篡改。所以，沒有健全的電算化會計檔案管理制度，又不配備專門的管理人員，極易造成會計檔案的人為破壞和自然損壞現象。

3 改進電算化會計檔案管理的對策

（1）加強電算化會計檔案管理的宣傳力度 。要提高社會及領導對會計電算化檔案管理的意識，需要通過廣播電視、報刊、設置宣傳欄等渠道，宣傳電算化會計檔案管理的法規、規章及國家的財經紀律等，并積極主動地爭取單位領導的重視和支持，強化領導對電算化會計檔案管理的認識，切實其列入工作范籌，增加設備經費投入、制定管理制度、配備專職人員，不斷改善軟硬件設施及環境，確保電算化會計檔案管理工作有序開展。（2）加強電算化會計檔案管理的信息化建設。首先，應加大資金的投入，購置適用的軟、硬件設備。由于使用不同的系統軟件形成的會計數據的結構有可能不同，致使利用會計檔案時產生不能被調閱或者意想不到的失誤。因此，應用電算化進行會計核算的單位，除了保存各種版本的會計檔案和備份數據外，還應保存相應版本的會計電算化系統軟件。為了確保會計電算化檔案的真實性、完整性和有效性，使打印出的紙質會計檔案達到規定的保存期限，應配備高清打印機，作為輸出紙質會計檔案工具。另外，應配置適宜安全保存檔案的專用庫房，并配備防盜、防磁、防火、防潮、防有害生物危害的必要設施，以便及時監測、調整、保管利用。（3）加強電算化會計檔案的業務基礎建設。由于存貯在磁性介質或光盤上的電算化會計檔案信息易損毀且不可恢復，在未打印成紙質會計數據材料前，應進行“雙備份”，并及時打印輸出，要定時進行檢查、復制，防止因磁性介質損毀造成會計數據的不完整，及時歸檔設立備查登記簿，以便利用查考。

對電算化會計檔案的各項數據要規定不同的使用權限，同時要建立嚴格的立卷、歸檔、保密、保管、借閱、利用、網絡安全等審批制度，確保檔案齊全完整、安全妥善保管。

參考文獻

[1] 財政部，國家檔案局.會計檔案管理辦法.

[2] 財政部.會計電算化工作規范.

[3] 財政部.會計電算化管理辦法.