淺析推行研究生電子檔案的必要性

劉洪韜　王淑強　陳紅珍

摘 要：基于研究生階段紙質檔案的不足以及研究生階段檔案管理的特殊性，結合本人工作經驗，應用不斷更新的科技手段，提倡建立和規范使用電子檔案統一管理平臺，從而提高檔案管理的時效性和可持續性，對于檔案的管理和發展具有劃時代的重要意義。

關鍵詞：檔案 電子化 研究生 管理

中圖分類號：G270 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2014）02（a）-0031-01

個人檔案是一個人一生生命軌跡的縮寫，是用人單位了解一個人情況的非常重要的資料，也是一個人政治生涯中的重要組成部分，絕不可小看和忽視。進入研究生階段的學生，從小學（甚至幼兒園）開始建檔，記錄了學生各個學習時期的學習、生活和品德等各種情況，對于用人單位了解學生的整個發展過程有著非常重要的價值，也對于招生單位了解學生的綜合素質有著不同凡響的意義。但是，傳統意義上的紙質檔案的郵寄和存放雖然有很多優點，但是也存在一些不足之處：第一，檔案轉遞的效率不高，正常情況需要一個月以上才能夠收到新招收學生的檔案，有的需要的時間更長，甚至不負責任的檔案管理老師也有把學生檔案寄丟的情況發生，而且在學生報考或者就業之前了解查看學生的檔案更為合理；第二，由于檔案長期積累的材料較多，因而存放需要占據大量空間，久而久之，如此存放并不科學，也不環保，存放一旦沒有注意環境的變化就容易導致檔案的破損和檔案內容的損壞；第三，檔案的可持續性較差，我們在翻閱學生紙質檔案的過程中，經常會發現很多材料的填寫項目諸多雷同，學生在不同時期要重復填寫很多遍這樣的材料，還有一些學生的情況并不完整，這樣非常不利于提高工作效率。更重要的是：進入研究生階段學習的學生不同于小學、初中、高中甚至大學時期，由于導師和課題組的安排，他們的時間相對比較自由和分散，不便于集中和統一的管理，而且學生組成的年齡跨度較大，有些學生屬于在職學習，有些學生也已經進入婚育年齡，因此檔案處理的復雜性和難度有所加大，檔案的記錄和管理就應該更為科學合理。隨著計算機技術和網絡技術的飛速發展，研究生電子檔案的建設與管理已急迫地擺到研究生教育管理工作者的面前[1-3]。如何形成一套行之有效的辦法，仁者見仁、智者見智[4-6]。基于以上紙質檔案的不足之處，我建議對于研究生檔案的管理，需要建立電子化的完備流程，這樣一方面可以提高檔案管理時效性，減少重復填寫和內容的缺失；另外一方面對于檔案的存放也更加合理和環保，提高工作效率和管理的科學性。

下面對于研究生階段檔案管理的電子化流程提出自己一些設想：

建議從學生開始建檔（小學或者幼兒園）起就進入電子檔案統一管理平臺（平臺應該由教育部、國家檔案局、工業和信息化部、公安部等相應部門組織開發，并由專人進行后期維護）進行檔案的填寫，設置的填寫選項不應重復，學生進入到下一個求學或者工作階段，招生或者用人單位人事部門的老師可以先通過在線瀏覽學生的檔案，首先了解學生的各方面情況，為招生和招聘做好前期的鋪墊，但是招生和用人單位的老師只有瀏覽權限，并無修改權限。當學生一旦錄取或者錄用，錄取或者錄用單位檔案管理的相關老師可以給開放瀏覽學生之前檔案情況的權限，但不具備修改權限，同時開放學生在本單位求學或者工作期間的檔案修改和維護權限，以往單位的檔案管理老師對于學生的情況只能瀏覽，關閉其所有修改權限；

對于學生在求學階段的信息變更可以由學生本人提出申請，建立一套合理的申請流程，流程簡便可行，由學生所在單位的檔案管理老師在電子檔案統一管理平臺進行修改和維護；

電子檔案統一管理平臺的數據要進行及時備份，同時不斷升級平臺的網絡安全系統，檔案管理人員在管理檔案的過程中要簽訂保密協議，不可泄露學生的任何信息資料；

在推行電子檔案的同時，紙質檔案與電子檔案重復的部分可以省略，保留簽名頁部分，很多紙質檔案也可以通過電子檔案進行按需打印，這樣節約紙張，更加環保。

當然在推行電子檔案的過程中，肯定也會有一些阻力和弊端，比如：傳統檔案的管理者已經習慣于一種傳統的管理模式，一旦推行電子檔案，很多數據需要進行網絡的維護，這樣增加了他們額外很多的工作量，但是前期工作量的增加其實對于后續電子檔案管理模式的推行是大有裨益的，所以這方面的思想錮囚需要摒棄。電子檔案統一管理平臺因為是基于網絡環境下，所以網絡的安全和計算機的穩定性就是電子檔案管理中可能出現的弊端，黑客的攻擊對于電子檔案統一管理平臺的安全存在一定的考驗，網絡和計算機的不穩定也會給管理人員造成一定的困擾，而且長時間對于網絡平臺的使用又容易形成對網絡的依賴，這些都是我們需要考慮的問題。應對的辦法：（1）網絡的維護和監管要到位，確保網絡的正常通暢；（2）隨著科技的不斷進步，計算機的安全和穩定性也會逐步增強，為電子檔案統一管理平臺的安全和穩定提供充足的技術支撐，同時網絡數據要做到實時有效的備份。

研究生電子檔案的推行只是一個側面，對于全民電子檔案的推廣是一個示范，這樣的電子檔案管理平臺對于檔案的時效性、規范性和可持續性有非常大的促進作用，隨著高技術手段的不斷更新，檔案的管理將會更加科學、合理、便捷。

參考文獻

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[2] 方芳，李書錦，姚路明.淺論電子檔案與傳統檔案管理的差異和共性[J].科技情報開發與經濟，2011，21（2）：138-140.

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