淺談高校大型儀器共享平臺的網絡化管理

摘要：高校大型儀器設備共享平臺已成為當前高校管理大型儀器設備的主要方式，為高校科研提供了重要的保障和支撐。網絡技術的飛速發展為高校大型儀器設備共享提供了技術支撐。

關鍵詞：大型儀器平臺；網絡化；共享

中圖分類號：G647 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2014）24-0020-02

高校大型儀器設備共享平臺已成為當前高校管理大型儀器設備的主要方式，為高校的科研提供著重要的保障和支撐。隨著網絡技術的迅猛發展，推進高校大型儀器共享平臺網絡化管理，是高校大型儀器共享平臺管理工作發展的必然趨勢。如何借助網絡技術手段，推進高校大型儀器設備管理水平的提高，從而提高大型儀器設備的使用率和共享率，已成為目前高校大型儀器設備管理工作者亟待解決的問題。

一、高校大型儀器設備平臺的現狀

近年來，各大高校尤其是“985”、“211”高校先后成立了大型儀器設備共享平臺，在一定程度上取得了優質資源得以重新組合與合理分布的成效。大型儀器設備資源共享的理念已形成一定的共識基礎，相繼有不少政策和管理措施出臺，但由于網絡信息化程度不高，用戶不能及時了解儀器的預約情況和使用情況，使得共享服務沒有取得預期成效。比如（1）儀器預約依靠電話預約和紙質登記，很大程度上隱藏了儀器實際使用狀態，在儀器使用上造成很大時間和空間上的障礙，同時增加了儀器管理員的工作量。（2）儀器收費賬單統計以及大型儀器的申購、論證、維修等環節，仍然采用人工統計、制作表格、用戶手工填寫紙質版申請單、群發郵件等方式開展工作，一定程度上浪費了人力物力，影響了工作效率。而且統計性事務工作量大，耗費時間長，給原本工作繁重的實驗人員帶來更大的壓力。（3）大型儀器申購等環節則存在：①流程煩瑣，用戶來回在多個不同部門往返，效率較低；②紙質化手寫申購單不規范、修改無記錄、用戶無法實時地了解自己申請購置的儀器設備的采購進度，申購單數據難以追根溯源；③所有工作都是人工手寫完成，字跡模糊、申購單丟失等問題容易造成數據不準確，導致設備管理部門與財務部門之間無法進行絕對準確的信息傳遞。以上原因均不同程度地影響和制約了大型儀器設備的管理水平與使用效益的提高。

二、高校大型儀器設備網絡化管理的必要性

隨著高等教育事業的快速發展，高校大型儀器設備的投入日益增加，數量和種類也在急劇上升。這我高校設備管理工作增加了難度，對其提出了更高的要求。長期以來高校大型儀器設備管理與共享在高校管理工作中都是薄弱點，存在制度不完善、基礎工作不夠規范、資產控制體系不完整的現象。因此，加強高校大型儀器設備管理工作的網絡化，提高管理效率，改變傳統的以紙質為媒介、依靠人工操作的管理方式就成為一個亟待解決的問題。其必要性主要表現為：（1）儀器預約，網絡化管理可以實現儀器預約實時進行，儀器的使用狀態通過網絡在線展示，每臺儀器的可用時間段一目了然，極大方便科學研究者，同時提高儀器的使用率和共享率。（2）儀器管理，網絡化管理可以實現儀器的統一管理，改變了時間和空間上的約束，實現了信息的共享。（3）儀器數據統計，目前儀器設備管理系統由于它的局限性，其數據統計主要依靠人工，無法實現對儀器設備信息的實時糾錯、調賬、更新等工作，無法對儀器設備的動態進行管理和了解。而且儀器使用數據的統計只能通過人工完成，所以管理者終日陷于大量重復性的事務工作中。而網絡技術的發展則可以很好地解決這些問題。

三、高校大型儀器設備網絡化管理的成效

我校醫學院公共平臺在大型儀器設備網絡化管理方面做了嘗試和探索。

1.平臺自主開發了便捷的大型儀器設備網上預約系統。將儀器按分類、使用功能、放置空間等劃為不同板塊，給使用者提供不同的查詢途徑，可以迅速查找到自己需要的儀器。該系統采用googel日歷格式，將每臺儀器按每天、每周、每月中可預約的時間一目了然的呈現在用戶面前，用戶通過預約界面可以查詢平臺儀器預約情況的所有信息，包括已經被預約的時間，預約人的信息、未預約的時間；找到未預約時間，用戶名登陸后，立刻可以預約儀器并在預約時間內使用儀器。儀器管理員同時會收到這臺儀器被預約的短信通知，繼而做好儀器測試工作的準備。儀器使用完畢后，儀器管理員通過預約系統完成實驗，同時發送信息和郵件給用戶告知實驗完成及收費情況。這套網上預約系統，實現了實時預約，增強了儀器設備使用的透明度，從而大大提高了儀器的使用效率和共享率。

2.儀器申購、論證、招標、安裝、使用、維修維護等工作，完全在網上完成操作。大型儀器設備采購數字化建設對于推動設備采購的發展和完善具有重要意義。①通過在網上添加儀器申購模塊，使各位教授把課題組需要平臺添置的儀器的申請及時上傳至網站，平臺管理人員獲取后建立采購意向清單，一旦經費到位，便可按照需求表進行采購，避免了盲目采購造成的浪費，同時也滿足了各位教授對儀器的需求，進一步促進科研的發展。申購設備真正做到打破時間和空間地域的限制。②基于采購系統信息化的整體設計理念而言，可以基本實現申報、審批、采購一體化，規范了管理，提高了效率。③保持大型儀器設備的完好率，是最大限度發揮儀器設備作用，保證科研工作順利進行的必要條件。所以儀器的維修維護工作顯得尤為重要。將儀器的維修維護過程網絡化、信息化是縮短儀器維修維護周期的最佳途徑。儀器需要維護時，將儀器使用狀態更改為“維護”，以便學生提前選擇其他同類儀器；儀器出現突發狀況時，馬上將儀器狀態調整為“維修”，避免學生誤約而耽誤實驗進程。待儀器維護維修完成，及時將儀器狀態變更為“開放”，使學生能夠及時預約到自己所需要的儀器。通過不同狀態的轉換，把儀器狀態及時傳遞給用戶，最大限度地減少因維修維護帶來的不便。

數據統計顯示，通過公共平臺一系列網絡化管理措施的實施，大型儀器設備年機時數提高了2～3倍，7臺儀器年機時數高達2000小時，全校熱點儀器排名前十位中，我平臺占據6席。我平臺儀器使用用戶資料顯示，51%的用戶為院外和校外用戶。以上數據充分說明網絡化管理使儀器設備從使用率到共享率均有大幅度提高。通過借助網絡技術的便利性推進高校大型儀器設備網絡化管理，成為高校體制改革的必然趨勢。只有這樣，才能夠更好地提高效率，更好地為教學科研服務。

作者簡介：宋興輝（1980-），女，山東濟南人，理學碩士，助理研究員，主要研究方向：大型儀器設備管理及操作的工作及研究。