樹立服務意識,做好檔案管理工作

孫梅霞

摘 要：檔案部門良好的服務意識，是檔案工作本身性質決定的，把好收集歸檔關，是做好檔案工作的前提條件，加強檔案管理服務功能，提高檔案的利用率，才能更好地為學校教學、科研和各項工作服務，加快檔案管理現代化進程，提高檔案人員服務意識，使檔案工作又快又好地發展。

關鍵詞：服務意識；提高素質；檔案管理

檔案工作是學校工作中重要的基礎工作。檔案的質量和完整程度影響到學校的改革和發展進程，加強檔案管理服務功能，提高檔案的利用率，才能更好地為學校教學、科研和各項工作服務，促進學校各項工作有序開展。

一、把好“收集歸檔關”，拓寬歸檔類目，豐富館藏資源

檔案館是永久保存檔案的基地，收集工作是豐富館藏的前提條件。檔案館要對全校檔案員定期進行業務培訓與指導，使之做好文件材料的收集、整理、歸檔工作，確保對有價值的、應歸檔文件材料完整、齊全、按時移交，這是檔案管理員責無旁貸的責任。我校下發了《沈陽理工大學各部門檔案歸檔范圍》，使各部門、各學院明確責任，明晰歸檔材料范圍，有力地推動了檔案收集工作。2012年檔案收集完整、齊全，共計1026件，接收實物檔案129件，聲像、照片檔案498張，光盤60張。

今年，我校為做好歸檔難、歸檔率低的科研檔案管理工作，同有關部門制定了《沈陽理工大學科學研究類檔案實施細則》，明確規定，“結題證書”必須加蓋檔案館公章才能進行結題項目經費清戶，從這半年多的效果看，大大提高了科研項目檔案的歸檔率和完整率。上半年共接收科研檔案80卷，其中項目類檔案48項，橫向合同21項，縱向課題27項。

二、加快檔案管理現代化進程，推動檔案信息化、數字化建設

檔案管理現代化，即是檔案工作技術現代化、檔案工作組織與管理現代化、檔案干部知識化。加快檔案管理現代化進程，就是要采取先進的科學技術、管理方法和現代化設施，使檔案管理的效率與質量同客觀要求相匹配，把計算機納入檔案管理工作，用計算機錄入和查詢檔案，館藏檔案以圖像、數據、聲音等多種形式存放在服務器的數據庫中。檔案的接收將從紙質向電子檔案的網絡傳遞。同時，還應提高檔案的開放意識，發揮檔案管理軟件網絡查詢和利用工作，實現對檔案員網上授權立卷歸檔業務，經常下到基層對其進行業務指導工作，發揮檔案工作作用。

為適應知識和電子信息技術迅速發展的新形勢，保證檔案工作為學校改革與發展和社會主義建設提供高質量的服務，我校檔案館極其重視檔案信息化建設，并將實現檔案網絡管理列為館內的重點工作。為提高檔案利用與共享，我校加大了檔案管理軟件的系統維護與升級工作，分期、分批進行了原有檔案數字化文檔錄入工作，對紙質載體數字化掃描上傳工作，完成了1953年至今的全部文書檔案的目錄級錄入工作，上傳2006年至今的全部文書檔案，教學檔案現正在錄入中，聲像檔案也全部上傳完成，我們還將繼續推進科研檔案和基建檔案的錄入工作，為實現檔案數字化管理奠定基礎。

三、以人為本，提供優質檔案服務

學校檔案館努力發揮檔案最大效益，在具體服務方式上廣開檔案利用的新途徑，采用靈活多樣的服務方式，改變被動服務局面，實行超前服務、定向服務、跟蹤服務等方式提供檔案利用，建立信息傳遞網絡，完善檔案基礎建設，提高檔案開發利用率，為學校各項工作服務。

學校檔案館今年共接待學歷認證、成績單查詢、軍工質量認證支撐材料、職稱材料認定、校友信息查詢等各類查詢1400人次，利用檔案1800卷，轉遞學生檔案291人次，公證、外調教職工檔案110人次。攝制研究生學位照片427張，有序完成學生檔案近4000份的整理、郵寄等工作。我們還配合各用人單位招聘畢業生工作，對畢業生在校期間的成績、畢業證、學位證進行認定，提供真實可靠的信息，本著對用人單位負責，對畢業生負責的工作態度，認真履行工作職責，配合用人單位圓滿完成招聘工作。

四、注重提高檔案管理人員的工作素質

要想提高檔案管理人員工作素質，必須做到以下幾點：

1.愛崗敬業，培養良好的職業道德。要想把檔案工作做好，良好的職業道德是前提條件，還要有較高的思想覺悟，同時還要具備服務意識，只有這樣，檔案工作才能做實做好。

2.具有開發信息資源的能力。積極開發檔案信息資源為各項事業服務，這是檔案事業的根本宗旨，也是實現檔案和檔案工作自身價值的根本途徑。檔案工作人員一定要具備開發檔案信息資源的能力，把“死”檔案變成“活”信息，真正實現檔案自身價值。

3.具有一定的開拓創新意識。檔案管理的最終目的是要把檔案資料應用到社會生活和經濟活動中去，使之發揮更大的價值，這就要求檔案人員具有開拓創新的服務意識，充分利用檔案信息資源，做好檔案信息資源的開發利用工作，使檔案資料在工作中發揮更大的作用。

總之，提高檔案工作人員素質，意義深遠而重大，只有檔案工作人中整體素質不斷提高，才能做好檔案服務工作，適應時代發展和進步。

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