關于手工填寫會計憑證的幾點思考

劉東輝

關于手工填寫會計憑證的幾點思考

劉東輝

筆者長期從事會計教學，在教學過程中十分關注行業發展動態，經常與一些從事會計實務工作的人士交流，在談到手工會計憑證的填寫時，對于幾個細節之處存在不同看法，在此提出與財會同行進行探討。

一、關于金額欄空行的劃線注銷

無論是原始憑證還是記賬憑證，金額欄均有多行，為有效地防范造假行為，通常要對金額欄的空行進行劃線注銷。根據財政部《會計基礎工作規范》第五十一條的規定，記賬憑證填制完經濟業務事項后，如果有空行，應當自金額欄最后一筆金額數字下的空行處至合計數上的空行處劃線注銷。而對于劃線的式樣以及原始憑證的空行劃線注銷并沒有具體的規定。

對于外來原始憑證，由于要在不同單位不同人員間進行傳遞，憑證數據被改動的風險較大，人們在設計憑證式樣時充分考慮到這一點，要求在填寫小寫金額的同時要填寫大寫金額。由于大寫金額很難改動，那么小寫金額被改動的可能性也相應減小，金額欄空行進行劃線注銷的必要性并不大。

對于單位內部自制原始憑證，上述情形同樣存在。如果填制的原始憑證只有小寫金額欄而沒有大寫金額時，那么對小寫金額欄存在的空行就有必要進行劃線注銷，以防他人隨意添加。注銷時應由金額欄空白行的左下角劃線至右上角。至于是劃“S”型的波浪線還是劃一條斜直線所起的作用都是一樣的，應該都是可以的。

對于記賬憑證而言，盡管《會計基礎工作規范》規定應當對金額欄空行劃線注銷，但筆者認為也不盡然。首先記賬憑證通常只有小寫金額沒有大寫金額，但金額欄數據有合計金額的控制，并且所附原始憑證也能充分保證記賬憑證數據不能輕易被篡改。其次，在實務中記賬憑證的格式并不完全統一，有些格式的記賬憑證金額欄分為借方金額和貸方金額，由于填寫的借貸方金額不在同一行，如果要對空行劃線注銷，就需要分別對借貸方金額欄進行空行的劃線注銷，既不美觀也不必要。再次，記賬憑證由單位內部財會人員編制，制單人如果想更改數據完全可以按自己的想法重新填寫一張記賬憑證，既使劃線注銷空行也起不到防范的作用。

因此筆者認為，只有在填制僅有小寫金額欄且沒有合計項的原始憑證時，對存在的空行才有必要進行劃線注銷。

二、關于人民幣符號的寫法和使用

對于人民幣符號的寫法，有人認為是“Y”字上加一橫“￥”，主要理由是書本上印刷的人民幣符號多為“￥”，使用電腦打字時在WORD中使用插入特殊符號顯示為“￥”，各個網站轉載的《中國銀行關于統一使用人民幣貨幣符號的通知》中顯示出來的人民幣符號也是“￥”。其實，“￥”是由于軟件的原因造成的錯誤，因為電腦系統字庫里設置的特殊字符為“￥”，所以顯示出來為“￥”，人民幣符號的正確寫法是“Y”字上加兩橫而寫成“￥”。

1955年3月1日，中國人民銀行發行第二套人民幣時首次正式確定人民幣的符號。因為人民幣單位為“元”，而“元”的漢語拼音是“yuán”，因此，人民幣符號就采用“元”字漢語拼音首字母的大寫“Y”。為了防止與“Y”和阿拉伯數字誤認、誤寫，就在“Y”字上加上兩橫而寫成“￥”，讀音為“元”。這是對人民幣符號寫為“￥”的非常明確的說明。

此外，RMB、CNY也是人民幣的標識符號，RMB是漢語“人民幣RENMINBI”這三個字拼音開首字母組合；CNY是國際標準化組織規定給人民幣的國際標準代碼。

“￥”是以人民幣為記賬貨幣時使用的符號，一般用在數字金額的前面，并且緊挨著數字，可以避免數字金額被人為地篡改。

《會計基礎工作規范》第五十二條規定：“阿拉伯金額數字前面應當書寫貨幣幣種符號或者貨幣名稱簡寫和幣種符號。幣種符號與阿拉伯金額數字之間不得留有空白。凡阿拉伯數字前寫有幣種符號的，數字后面不再寫貨幣單位。”根據這一規定，在會計憑證中用阿拉伯數字逐位填寫金額時，應在金額首位之前加一個“￥”符號，既可防止在金額前填加數字，又可表明是人民幣的金額數量。由于“￥”本身表示人民幣的單位“元”，所以，凡是在金額前加了“￥”符號的，金額后就不需要再加“元”字。

那么，是否所有的數字金額前都要加人民幣符號封口呢？由于在數字金額前加人民幣符號封口的目的是避免數據被填涂而改變金額，因此是否加填人民幣符號應根據風險存在的實際情況確定。早些年，人們只是在原始憑證的數字金額合計欄前必須填加人民幣符號，而在記賬憑證金額欄前鮮有填加人民幣符號的。近些年，由于舞弊現象大量存在，人們的風險意識不斷增強，越來越多的人認可在記賬憑證金額合計數前加填人民幣符號的做法，并且有的已作為一種規范出現在文件、教材中。筆者認為，這種做法有利無弊，應當堅持。在手工填寫會計憑證時，雖然不必在每一數字金額前加填人民幣符號，但必須在數字金額合計欄前面填加人民幣符號。

三、關于數字金額的漢字大寫

《會計基礎工作規范》第五十二條規定的填制會計憑證的要求之（三）：漢字大寫數字金額如零、壹、貳、叁、肆、伍、陸、柒、捌、玖、拾、佰、仟、萬、億等，一律用正楷或者行書體書寫，不得用0、一、二、三、四、五、六、七、八、九、十等簡化字代替，不得任意自造簡化字。

查閱字典可知，“佰”為“百”的大寫，“仟”為“千”的大寫。司馬貞索隱：“仟佰，謂千人百人之長也。”《史記》：“躡足行伍之間，絻仰仟佰之中。”由此看出，“佰”和“仟”二者的出處和用法是一致的。如果“佰”可以寫為“百”，那么“仟”就可以寫為“千”。對此筆者以為，由于“千”字筆劃少、易涂改，不宜使用，也同樣不宜使用“百”字，所以應以《會計基礎工作規范》中的寫法為準，即大寫數字金額時要寫帶“亻”旁的“佰”和“仟”。

《會計基礎工作規范》第五十二條還規定：大寫金額數字到元或者角為止的，在“元”或者“角”字之后應當寫“整”字或者“正”字；大寫金額數字有分的，分字后面不寫“整”或者“正”字。對于寫“整”字或者“正”字，筆者持不同態度。“正”字和“整”字音同意不同，“正”字不是“整”字的簡化，也不是“整”字演變而來的。因此，筆者認為這里應寫“整”字而不應寫“正”字。

上述規定明確指出當金額數字無分或無角、分時，大寫金額最后要寫“整”字。但是筆者在一些資料中看到這樣的提法：“‘角’之后可加也可以不加‘整’或‘正’字”，感覺十分不妥。盡管隨著經濟社會發展，企事業單位財會部門記錄的金額數據越來越大，有時需要以“萬”、“百萬”作為計量單位，計量到分的情形很少見了。然而，分也是錢，對于財務上來說，“失之毫厘，差之千里”。如果在“角”之后不加“整”字，一旦發生在角之后填加上幾分的情況，就會給工作帶來很大麻煩。所以，在“元”或者“角”字之后一定要寫“整”字。

四、關于附件張數的計算和書寫

記賬憑證的附件是指所附的原始憑證，填制記賬憑證所依據的原始憑證必須附在相應的記賬憑證后面，并在記賬憑證上標明所附原始憑證的張數。在目前的會計技術方法和處理手段下，不僅在手工填制記賬憑證時需要計算確定附件的張數，會計電算化下使用計算機錄入記賬憑證時也同樣的需要計算確定附件張數。

然而，對于記賬憑證附件張數的計算一直沒有明確的法規制度規定，導致在會計實務工作中存在著不同的做法。有的將所附的單據（包括由若干張原始憑證匯總而來的單據）全部計算在附件張數內，有幾張算幾張；有的則以簽字的報銷單據數為準，對于由若干張原始憑證匯總而來的單據只將匯總單據計入附件張數；對于粘貼單有人認為有字的應計入附件，也有人認為不應計入；對于證明、批復、通知等輔助性說明經濟業務事項的附件是否計入附件張數也有人持不同觀點。由于附件張數計算的不同，給人們利用記載在記賬憑證上的這一信息造成了一定混亂。

只有采用明確統一的方法計算確定原始憑證張數，才能夠通過記賬憑證的記載復核原始憑證的張數，才能夠印證原始憑證的完整性和一定程度的真實性，因此筆者認為有必要對此進行規范。

解決這個問題的關鍵在于明確記賬憑證附原始憑證的目的是什么？原始憑證是在經濟業務發生或完成時取得或填制的，用以記錄或證明經濟業務的發生或完成情況的文字憑據。它不僅能用來記錄經濟業務發生或完成情況，還可以明確經濟責任，是進行會計核算工作的原始資料和重要依據，是會計資料中最具有法律效力的一種文件。原始憑證是編制記賬憑證的依據。在編制記賬憑證之后，附上所依據的原始憑證，便于對經濟業務和會計處理情況進行檢查。在記賬憑證上寫明附件張數，就是為了保證原始憑證的完整性，以此為依據能夠發現原始憑證不慎失落或人為抽換等情況。

既然如此，計算原始憑證的張數就不必考慮什么邏輯張數，也不必考慮什么正件、副件，而是直接按原始憑證的自然張數計算即可。也就是說，記賬憑證附件的張數就是其后面所粘貼原始憑證的張數。附在記賬憑證后的與賬憑證中的經濟業務記錄有關每一張證據，都應作為原始憑證，因此都應作為記賬憑證附件計算張數。由若干張原始憑證匯總而來的單據（原始憑證匯總表）應按張數與原始憑證一起計入附件張數之內。需要注意的是，原始憑證粘貼單不應計算附件張數，因為其作用只是為了便于零散票券等原始憑證的粘貼，相當于增大或增厚了原來的原始憑證，即使粘貼單上有簽字說明，也只是取代了在每一張零散票券等原始憑證上的簽字而已，粘貼單本身并不能獨立證明什么，所以不應計算附件張數。經上級有關部門批準的經濟業務，應當將批準文件作為原始憑證附件，所以計算附件張數應包含在內。

那么，附件張數在記賬憑證上是大寫還是小寫呢？實務中，多少年來會計人員都是小寫附件張數的，可是近年來卻有些教學資料中出現了大寫的要求，而筆者認為沒有必要大寫。與前面述及金額欄空行的劃線注銷相同的道理，記賬憑證由單位內部財會人員編制，制單人如果想更改附件張數完全可以按自己的想法重新填寫一張記賬憑證，既使大寫附件張數也起不到防范的作用。為了防止重復報銷或抽換，可以采用已有很多單位實行的做法，將作為附件的原始憑證加蓋“注銷”或“附件”戳記。所以，附件張數在記賬憑證上小寫即可。

五、“賬”與“帳”是否通用

目前，在日常工作生活甚至是學術領域內，“賬”與“帳”兩個字一直在混用。大多數人認為“賬”字更“規范”，如在《中華人民共和國會計法》、《企業會計準則》、《企業財務會計報告條例》、《金融企業會計制度》、《小企業會計制度》、《事業單位會計制度》、《會計檔案管理辦法》等法規中均使用“賬”字。但也有一些出臺較早的法規，如1996年頒布的《會計基礎工作規范》中使用的是“帳”字。在會計實務工作中，很多空白賬冊在印制時就印成了“記帳憑證”、“帳簿”，財會人員對此司空見慣，逐漸對“賬”與“帳”不加區別地混用。而在一些財會方面的論文、教材中大多使用“賬”字，偶爾也會出現“帳”字。有人說，文字只是一種語音符號而已，“帳”與“賬”只是書寫不同，對會計人員而言的含義都是一樣的。既然不會產生疑義和偏差，大可不必一定要去區分出哪一個更加的規范，其實不然。

教育部、國家語委發布的《第一批異形詞整理表》（2002年3月31日試行）的注釋10：“賬”是“帳”的分化字。古人常把賬目記于布帛上懸掛起來以利保存，故稱日用的賬目為“帳”。后來為了與帷帳分開，另造形聲字“賬”，表示與錢財有關。“賬”、“帳”并存并用后，形成了幾十組異形詞。“賬”、“帳”二字分工如下：“賬”用于貨幣和貨物出入的記載、債務等，如“賬本、報賬、借賬、還賬”等；“帳”專表用布、紗、綢子等制成的遮蔽物，如“蚊帳、帳篷、青紗帳（比喻用法）”等。

《現代漢語詞典》（2002年增補本）只有“賬戶”詞條，而無“帳戶”詞條，對“賬戶”的解釋是：會計上指賬簿中對各種資金運用、來源和周轉過程等設置的分類。經國家語委等修改而成的《圖書編校質量差錯認定細則》中的第七條列舉了“常見的較難界定的別字”，其中有“欠賬（帳）、賬（帳）簿”等，并特別說明“括號里的字是錯的”。新華社2002年印發的《新華社采編人員手冊》“新聞報道中容易用錯的字詞”這部分內容中，也明確說明，表示“財物出入的記載”和“債”的義項時，不能寫作“帳”。從以上資料可以得出結論，“賬”與“帳”不能通用，會計上應使用“賬”字，如記賬憑證、賬簿、結賬等等。

（作者單位：哈爾濱金融學院會計系）