高校檔案信息化建設(shè)的問題及對策探析

陳晶

摘 要：信息時代的到來為高校檔案管理工作提供了新的發(fā)展方向，同時也引發(fā)了高校檔案工作的深層次改革與管理模式的創(chuàng)新。本文以高校檔案信息化建設(shè)為研究對象，對其內(nèi)在涵義、概念背景進行了闡述，針對當前形勢下檔案信息化建設(shè)中存在的問題，提出了相應(yīng)的探究思路與工作對策。

關(guān)鍵詞：信息化建設(shè)；檔案工作；對策分析

目前，信息化已經(jīng)成為了當代社會經(jīng)濟發(fā)展的主要特征。高校檔案工作作為一種信息管理量大、流程繁瑣、信息共享要求高的管理工作，通過信息技術(shù)中的計算機技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的介入，可以將傳統(tǒng)的手工管理方式轉(zhuǎn)變?yōu)楦咝У默F(xiàn)代化管理方式。在新形勢下，為了提升高校檔案工作的工作水平與工作效率，需要對高校檔案信息化建設(shè)的具體途徑與相應(yīng)問題進行深入研究與討論。

一、高校檔案信息化建設(shè)的概念與背景

首先，高校檔案信息化建設(shè)工作是適應(yīng)社會發(fā)展需求的業(yè)務(wù)工作，同時也是國家信息化建設(shè)工程的組成要素。它以教師和學(xué)生群體的需求為導(dǎo)向，利用信息技術(shù)進行檔案信息的采集、處理、儲存、傳輸與共享，大幅度地提升了檔案管理的工作效率，并完成了信息服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)化構(gòu)建，在基礎(chǔ)設(shè)施、信息資源、管理系統(tǒng)、人才培養(yǎng)、安全保障等方面為下一步的信息化全面覆蓋奠定了基礎(chǔ)。

我國高校檔案信息化建設(shè)具有一定的前瞻性，1983年南京大學(xué)檔案館便首次使用計算機技術(shù)管理檔案信息，這是我國檔案信息化建設(shè)的雛形，也為后續(xù)的工作提供了寶貴經(jīng)驗。至20世紀90年代末，我國大部分高校都開始采用計算機技術(shù)進行檔案的著錄與管理。2000年全國檔案工作會議的召開與2002年《全國檔案工作“十五”規(guī)劃》均對全國高校的檔案信息化工作提出了明確要求，標志著我國高校檔案信息化工作的全面展開。目前，經(jīng)過30年的探索與發(fā)展，我國高校檔案的信息化建設(shè)工作取得了寶貴的成績，已經(jīng)逐步探索出了符合中國國情的檔案信息服務(wù)的新模式。

二、當前高校檔案信息化建設(shè)存在的問題

1.標準規(guī)范管理體系不健全

高校的檔案信息化建設(shè)，需要有一套嚴格限定的標準與具體規(guī)定，它是指導(dǎo)信息化建設(shè)的保障。由于我國各地區(qū)的信息化建設(shè)發(fā)展水平不同以及歷史規(guī)劃原因的影響，各地區(qū)與各高校所在地的行政主管機關(guān)不同，統(tǒng)一性的建設(shè)規(guī)劃較為缺乏，高校在實際建設(shè)工作中存在著較大的隨意性與分散性。另外，標準的不統(tǒng)一直接影響了信息資源的共享，也不利于高校間檔案工作的經(jīng)驗借鑒與相互交流。

2.基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)較為薄弱

檔案的信息化建設(shè)，應(yīng)當以完備的硬件設(shè)施與設(shè)備為依托，這也是信息管理工作的基礎(chǔ)性要求。但不容樂觀的是，我國高校的數(shù)字化設(shè)備與網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)較為落后，雖然各高校均配備了計算機、掃描儀、打印機等基礎(chǔ)設(shè)備，但大規(guī)模的數(shù)據(jù)庫與網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)卻十分匱乏，檔案網(wǎng)站與軟件應(yīng)用的升級工作較為滯后，針對用戶的服務(wù)形式也十分單一，多數(shù)檔案管理工作都僅僅涉及日常的簡單管理方面，這一系列的問題，都與信息化時代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)高速發(fā)展的要求背道而馳。

3.信息化人才質(zhì)量一般

我國高校信息化建設(shè)存在著較為嚴重的人才缺乏問題，專業(yè)人才的數(shù)量與質(zhì)量都亟待提升。由于目前高校的教學(xué)管理與科學(xué)研究工作任務(wù)較重，因此高校檔案資料管理工作的壓力也急劇上升。本著信息化建設(shè)的需要，高校檔案管理逐步向著數(shù)字化資源建設(shè)轉(zhuǎn)變，但由于高校人員配備的固定性，多數(shù)信息化建設(shè)人員都只能算是“半路出家”，在XML技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮處理技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)等方面都缺乏高精尖的工作人員。人才的束縛也成為了阻礙高校檔案信息化建設(shè)的重要因素。

三、高校檔案信息化建設(shè)的對策

1.完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

基礎(chǔ)設(shè)施薄弱問題是制約高校檔案信息化建設(shè)的瓶頸。鑒于此，高校檔案管理部門應(yīng)當強化工作人員的信息化建設(shè)意識，有計劃地部署建設(shè)工作，保證基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不受到其他因素的阻礙。對于硬件設(shè)施的強化，首先要投入資金，配備以計算機設(shè)備與信息采集設(shè)備為代表的硬件設(shè)施；其次要遵循可持續(xù)發(fā)展的原則適當選取系統(tǒng)管理軟件，搭建信息化管理平臺與安全網(wǎng)絡(luò)；最后應(yīng)當完善電子文件的管理，加快館藏檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，以便對檔案進行系統(tǒng)化管理。

2.培養(yǎng)創(chuàng)新型專業(yè)化人才

依托不斷完善的信息資源管理系統(tǒng)與相關(guān)的規(guī)劃標準，檔案管理部門在強化軟硬件設(shè)施建設(shè)的同時，還要注重專業(yè)人才的培養(yǎng)工作。檔案工作具有管理強度大、時間跨度長的特點，因此，要充分重視檔案工作的緊迫性與艱巨性，強化對工作人員專業(yè)知識的繼續(xù)教育，積極引進專業(yè)復(fù)合型人才，從基礎(chǔ)層面提升檔案管理工作的質(zhì)量水平，保證檔案信息化建設(shè)能夠按照統(tǒng)籌規(guī)劃有條不紊地進行。

總之，信息技術(shù)的應(yīng)用能夠有效提升檔案工作的效率，有利于信息資源的共享。在高校檔案信息化建設(shè)的過程中，機遇與挑戰(zhàn)并存，當前該工作中存在著標準不規(guī)范、基礎(chǔ)設(shè)施薄弱、專業(yè)人才缺乏等問題。因此，高校檔案管理部門要增加資金投人，完善建設(shè)規(guī)劃與基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，積極引進高精尖人才，從而完成符合時代要求的檔案信息化建設(shè)工作。

參考文獻：

[1]孟世恩，王穎，何芳.對我國檔案信息化建設(shè)實施的理論思考[J].檔案學(xué)研究，2004（5）．

[2]張照余，吳品才.檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀、問題與對策[J].檔案管理，2007（6）．

[3]王艷玲.淺談高校檔案管理信息化建設(shè)[J].現(xiàn)代情報，2007（6）．