論高校院級辦公室和諧氣氛的建設

仲亞麗

（西安理工大學 理學院，陜西 西安 710048）

論高校院級辦公室和諧氣氛的建設

仲亞麗

（西安理工大學 理學院，陜西 西安 710048）

高校院級辦公室和諧氣氛的建設對院辦工作的開展意義重大。它可增強院辦全體員工的凝聚力和向心力，提高辦事效率和工作質量。但和諧氣氛的建設需要制度的保障，需要經驗和工作策略，更需要員工的奉獻精神，真可謂“室和萬事順”。

高校；院級辦公室；和諧氣氛的建設

現代漢語詞典指出：和諧是指配合的適當和勻稱。如：和諧氣氛。氣氛是指一定環境中給人某種強烈感覺的精神或景象。如：會場上充滿了團結友好的氣氛。一提到辦公室工作，很多人便想到了辦公室攻略。認為辦公室充斥著勾心斗角，爾虞我詐，甚至是名利角逐場。因此，這更有必要建設和諧氣氛，以修正人們的看法和固有的偏見。此外，高校院級辦公室承擔著上傳下達，溝通八方的功能。辦公室和諧氣氛是順利開展工作的必備條件和有力保障。舒心的工作環境，使人們氣更順，心更齊，工作流程更順暢，工作條理更清晰，工作節奏忙而不亂，出錯率降至最低，工作成效更顯著，提高工作效率，事半功倍。因此，營造和諧的辦公氛圍已成當務之急。在辦公室工作中要積極弘揚向上的正能量。首先，作為辦公室人員要有一顆愛崗敬業的心，對工作認真負責的態度，以及全心全意為師生員工服務的意識，也就是對工作要有敬畏感。在工作中，既要做到各司其職、各守其責，又要做到相互理解，相互配合，相互支持。不拆臺，不推諉，不扯皮，不踢皮球，敢于擔當，不能各自為政，不顧全局，單打獨斗，陽奉陰違、口是心非。應營造出一種人人為我，我為人人，辦公室的事就是大家的事的良好氛圍，大家要各盡所能，擰成一股繩，勁往一塊使，心往一處想。每個人都為辦公室出一把力，獻一份愛心。其次，要掌握工作方法和策略，提高工作效率。按事情的輕重緩急排序，抓住重點，突出難點。不要胡子眉毛一把抓。大事快辦，特事特辦。時間安排上，要學會科學合理使用時間。甚至還要學會打時間差。再次，在辦公室內多講有利于團結，有利于凝聚人心的話。當然，和諧并不是一團和氣，丟掉主見，不講原則。在大是大非上要有清醒的正確認識且立場堅定，毫不動搖。學習和了解政策，掌握必要的工作技能是辦公室工作內容的重要構成部分。學習并準確領會上級的文件和精神，原汁原味地傳達。讓院辦成為各系和教職工信賴的一個中轉站和便民橋。正確且適時的工作方法猶如春風化雨，雪中送炭。工作技能不僅包括熟練使用電子辦公軟件，草擬文書，撰寫總結，文件歸檔，安排課表、考試及監考，會議召集與通知，訂閱報刊，收發信件等日常工作，也包括一些軟實力。如：語言表達能力，交際能力，溝通能力，協調能力，組織能力，化解矛盾，解決問題的能力以及靈活處置與隨機應變的能力。針對辦公室工作瑣碎、繁雜、隨機性和不確定性強的特點，每個員工都要做好隨時能打仗，打勝仗的心理準備。再加上院辦工作人員不僅要接待全院師生，而且要面對校級諸多職能部門，接觸的人員繁雜，難免會遇到一些誤解、委屈甚至辱罵。因此，強大的心理承受力和忍耐力成為不可或缺的素質。協同作戰能力即相互配合，取長補短是培養辦公室和諧的重要因素。俗話說得好，人心齊，泰山移。比如：辦公室文秘內勤員，經常會接到校級職能部門的各種會議通知，信息采集及統計匯總，固定資產清查核資，收發信件報刊，收集人才招聘資料，制作各類津貼補貼獎金的報表，以及找相關領導簽字去財務處報賬等許多具體工作，另外，還要及時回復校內網“知行網”上本院師生的問題等工作常常忙得不可開交，若辦公室人員之間，發揚團結友愛互幫的精神，分擔一些工作，那么，辦公室的工作效率和質量必定大大提高。這樣，一種互相支持，互幫互敬的和諧氣氛必定會形成。另外，在接受教育部，省教育廳評估這樣的大事上，大家更要團結一致，同舟共濟，齊心協力。協商辦事在辦公室工作中不可避免。因此，我們要學會協商辦事的態度和技巧。

1.誠實待人。誠實是做人的基本素質。對辦公室同志要坦誠相見，要虛心學習同事身上的優點，真誠地指出他們的不足。不虛偽，不矯揉造作，心地坦蕩，不做表面文章。這樣，同志之間就會敞開心扉，愿與你結交朋友，交心，愿與你共事，愿意幫助你。

2.尊重同事以及他們的工作。在一個辦公室長期工作難免會遇到磕磕絆絆，即便遇到問題，就事論事，解決問題，不要說尖酸刻薄的話語，傷害同事的心，對別人的尊重就是對自己的尊重。不要抱怨自己的工作量太大，別人的工作量太小；自己工作重要程度勝過他人。對同事們對自己工作上的幫助要給予給力的贊揚與肯定。與同事們處事要學會掌握3A原則即：Accept（接受）；Admire（欣賞）；Appreciate（感激）。多說暖人心的話，催人奮進的話。以增加親和力，凝聚力和向心力。說話語氣要平和，態度要誠懇，不要趾高氣揚，盛氣凌人。

3.嚴于律己。在工作中嚴格要求自己，多對照鏡子檢查自己，多做自我批評，保持謙遜的態度，提高自己的服務意識和管理水平。想師生之所想，急師生之所急。始終把師生的利益放在首位，與學校師生同呼吸共命運。工作上不拈輕怕重，挑肥揀瘦，勇于擔當，全身心投入工作。

辦公室和諧氣氛需要辦公室所有員工精心維護和保持。這就需要人人努力學習理論，更新知識儲備，與時俱進，不斷進取，永不停歇，共同為辦公室建設和發展貢獻自己的光和熱。辦公室和諧氣氛是潤滑劑，推動劑，是促進教學科研工作的有力保障。是體現和諧中國，實現中國夢的基礎。院辦的工作究其核心就是以學院的教學科研為導向，以服務師生為目的。所以，院辦工作的順利開展和推進對學院總體發展至關重要，讓師生受益，讓自己滿意。這就是院辦工作的意義。辦公室和諧氣氛的建設需要制度建設和作風建設作為堅強后盾。完備的制度，健全的法規使人有法可依，有章可循；工作更規范，更有條理，避免盲目性。另外，也使自己的工作完全置于大家的監督之下，更加透明、公平和公正。優良的工作作風體現在：腳踏實地，默默奉獻，任勞任怨，不計較個人得失，甘當綠葉的孺子牛精神。例如：作為學院的窗口，辦公室人員要態度和藹，平易近人，語言優美。因為一句隨意、不夠得體的話語會影響學生一生，使他們在今后的生活和工作中會如此對待周圍的人和社會。我們要拒絕“生、冷、蹭、倔”的態度，更要堅決杜絕“臉難看，事難辦，跑斷腿”，等社會不良行為的發生。樹立多一份方便，多一份貼心、多一份溫暖的溫馨服務模式。即使某些問題，不能立即解決，也應給出回復時間和合理解釋。從而使師生乘興而來，滿意而歸。辦公室和諧氣氛建設需要調動全室人員的主動性和參與性，并適當解決他們的后顧之憂。院辦人員普遍學歷低，職稱低，待遇低。女同志較多，家庭負擔重。作為院級領導要體諒辦公室人員的辛苦，真誠關心他們的生活。在職稱晉升、考核評優等方面，給予他們更多的政策上的傾斜與照顧。在論文發表方面給予他們一定的經濟資助。對他們的工作給予及時的肯定。在他們受到委屈時，給予他們更多的精神安慰與鼓勵。只有這樣，辦公室人員的主觀能動性將被大大地調動，工作熱情與干勁將被極大地激發，人與人之間更加和諧，辦事效率和工作質量必定得到大幅提升。

總之，院辦和諧氣氛的建設是一個長期的系統工程，需要全員的參與和維系，需要全員的長期共同努力。辦公室的工作要分工不分家，個人在完成自己本職工作的同時，要多與其他同事溝通和協調，集思廣益，共同做好工作。

[1]肖池平，李外流.淺論高校辦公室工作的和諧追求[J].云南農業教育研究，2007，（3）.

[2]羅頌華.建設和諧的辦公室文化[J].秘書，2008，（7）.

[3]張傳祿.營造和諧的辦公室環境[J].秘書工作，2007，（10）.

G647

A

1674-9324（2014）22-0022-02

仲亞麗（1963.5-），女，陜西西安人，西安理工大學理學院院黨委委員、行政黨支部書記、工程師，從事高等教育管理研究。