論銷售和收款環節的內部控制

王平

摘要：文章首先介紹了企業銷售和收款環節的內部控制的作用，然后指出當前企業銷售和收款環節內部控制存在多種多樣的問題，最后提出銷售和收款環節內部控制制度的改進措施。

關鍵詞：銷售環節 收款環節 內部控制

一、企業銷售和收款環節的內部控制的作用

內部控制是銷售和收款環節中不可缺少的一部分。企業制定銷售與收款內部控制制度時，要根據企業自身的實際情況制定相關銷售與收款職位相分離的內部控制，這樣既能積極促進銷售，又能防止呆賬及銷售人員舞弊，又能加快資金回籠。企業制定切實可行的銷售與收款環節的內部控制制度，能提高企業的經濟效益，使企業具有更強的競爭力，能更迅速的發展。因此在激烈競爭的市場環境下，銷售與收款循環的內部控制在企業銷售和收款環節占有重要的地位。

二、企業銷售和收款環節的內部控制存在的問題

雖然很多企業知道內部控制的好處，然而真正應用起來遠沒有預期的效果，總存在這樣或那樣的問題。具體如下：

（一）不相容職責兼任

很多企業銷售人員在接到銷售訂單后不向銷售部負責人匯報而是直接讓銷售后勤人員做好銷售合同，然后拿給財務部審批銷售合同的負責人員，財務部審批銷售合同的人員同時兼任了信用評估、批準賒銷、批準發貨、填制發票、復核發票、辦理發貨、退貨銷售收款記賬、銷售收入記賬、應收賬款處理、應收賬款對賬、壞賬核銷、銷售人員的費用報銷等職。無論客戶交易金額的大小，整個過程就讓銷售業務員和財務兩個人員參與，并由其中一人同時負責接受銷售訂單、記賬、對賬和對客戶的收款，這種做法的好處是能夠提高工作效率，節約了成本，但其風險也可想而知，這兩個人如果違規操作，把后來收到的、已作為壞賬注銷應收賬款挪為己有是很有可能的。

（二）銷售合同管理混亂

銷售合同在簽定過程中，沒有設定合同簽字人的權限；或者有簽字權的人根本不看合同條款就一筆簽下去，而不管生產能不能安排出來，也不管賺不賺錢，發生糾紛如何解決，甚至在合同中雙方的公司名稱都出現錯別字。企業在簽訂合同前沒有對合同內容進行評審 ，在簽訂合同中也不仔細審核，在簽訂合同后沒有對合同進行妥善保管和跟蹤，所有的銷售合同都沒有專人按一定的規則編號且歸類存檔，在需要時很難查找和查閱；作廢合同也沒有加蓋作廢章，也沒有專人沒有按一定的規則編號且歸類存檔，導致在訴訟中連起碼的依據都沒有。

（三）賬務記錄和應收款管理機制弱化

賬務管理機制弱化，收入入賬不正確，有的企業發出商品就確認收入，而不看銷售條款上檢測期；寄售未售出的商品也確認為公司的收入；預收款項商品沒有發出也立即確認收入。有的企業對所有的收入確認和應收賬款的賬務處理憑證后沒有附件依據；也不每月核對應收賬款，審計要求發詢證函給客戶核對，全部由應收賬款的管理人員來發函和核對；賬務調整沒有依據，沒有經過授權；不能適時對應收賬款要進行賬齡分析，加快應收賬款周轉次數；壞賬的處理沒有標準；壞賬核銷由登記收款的人員核銷，沒有壞賬核銷審批表；對已經沖銷的壞賬又收回來不進行賬務處理，導致收回的款項很容易被經手人貪污。應收賬款如果在流動資產中的比重過大，會引起企業短期償債風險和資金短缺風險。一般來說，應收賬款管理信用期一般控制在90天以內，而有些企業的應收賬款賬齡超過180天甚至更長。金額巨大的應收賬款一直掛賬，會造成虛增資產的假象。這樣的應收賬款的長期存在，企業要想方設法融資來墊付各種稅金和費用，惡化了企業的現金流，降低了企業的凈利潤，增加了企業的財務風險。

（四）沒有統一的價格管理機制

產品定價不能根據自身產品成本、特點、品質再結合市場行情有一個靈活的價格機制。為了不讓客戶被競爭對手奪走或者只要東西能賣出去或者業務員只要自己有提成，有的企業產品價格比成本還低，有的企業根據市場價格確定本企業產品價格。有的企業產品質量一般但是產品價格高出市場價一半。現金折扣、商業折扣等銷售措施全都照搬別人家的，而不管適合自身與否，而且不明文規定定價制度，業務員都可打折，財務人員可打折，老總可打折，造成企業名譽掃地和影響了市場秩序，最終導致不能保護企業資產的安全完整。

（五）內部激勵機制不健全

很多企業，銷售部為了沖業績只管發貨，年底把未達銷售目標的貨全部一次性出庫發給客戶，發票全部開出，但是不收款，此后在下一年分幾個月把貨物全部退回倉庫。財務部門看到銷售收入金額和銷售數量上去了，按銷售數量給業務員發提成，殊不知問題跟著也就來了，退回的產品物流要去運回來，倉庫要重新清點入庫，品質要重新檢測，業務員拿了提成走人了，發票全部開出給客戶了，紅字發票客戶不會配合開，稅票自己企業買單，稅務稽查來了公司吃了虧也不能做聲。

（六）發貨管理不健全

倉儲部門在貨管理上的問題表現為：銷售訂單都沒有就發了貨；或者銷售訂單也不上ERP供應系統就發了貨；對款到發貨的客戶，貨款沒有到就發了貨；對賒銷客戶沒有信用額度的也發了貨。企業控制形同虛設，具體表現為：倉儲部門沒有收到銷售部門編制的發貨通知單或者財務部未在發貨通知單簽字就發貨，經常重復發貨；倉儲部門發錯貨；針對數量大的貨物，倉儲部門沒有取得有財務總監簽字的發貨單就發了貨；裝運人員沒有清點發運貨物，與銷售單上列明的品種和數量進行核對，發運人和清點復核人沒有在發貨單上簽字；實際發貨的品種、數量和時間沒有記錄在倉庫賬上和發貨通知單出庫聯上也沒有登到ERP等即時庫存系統上，沒有將其中財務聯交會計部門登賬，導致ERP系統不能即時更新；發貨后沒有將取得對方簽收的收貨回執交會財務并加以存檔。

三、對企業銷售和收款環節的內部控制改進措施

（一）加強銷售合同管理

銷售合同管理按部門分二層復核人員，合同簽訂前必須對合同內容進行評審 ，在事后必須對合同進行妥善保管和跟蹤，所有銷售合同按一定的規則編號且歸類存檔，能方便統計和查閱；作廢合同應該加蓋作廢章，必須由財務和銷售分別指定專人統一保管，內審部門定時抽查合同整理，連續三次發現合同不按要求整理歸檔予以通報批評嚴重的處以罰款。endprint

（二）客戶資信控制制度

企業應設置信用部門，而且要由負責審核銷售合同的人員和做賬齡分析的財務人員會同銷售人員一起去收集客戶的信用情況，工商注冊資料，銷售及資金回籠情況，公司總經理召開會議確定各類型客戶的信用等級和信用期限、信用額度。信用評估不是銷售人員一手操辦，也不是財務部門一手操辦，也不是總經理單獨決定，而應該是由多職能部門集體決議的。而且財務部也要對客戶的信用的起審核和監督作用，同時信用評估的結果也要進行動態管理。

（三）統一的價格管理機制

產品定價要根據自身產品成本、特點、品質再結合市場行情有一個靈活的價格機制。對優質客戶（一直合作或者購貨量大、資金回款按合同辦事的），企業在保證盈利的情況下應給予一定的價格優惠，并且價格優惠流程要有董事會決議并且形成會議紀要以備案查詢。如果是降價、促銷的產品，公司要有統一的文件下發，銷售部門應召開會議進行學習，并作出會議紀要；財務部要派審核合同人員參加會議。銷售部門的經理及以上的人員才有折扣、折讓等權利，并且要由總經理授權。企業商業折扣措施要具體到每一種產品、客戶要享受商業折扣應具備的條件、不同回款天數的折扣比例、訂貨量的限制，而且財務部一定要配合跟蹤銷售部門是否執行了。

（四）建立合理的銷售計劃

企業要根據產品市場份額和發展前景、競爭對手和顧客情況，制定短期規劃、長期銷售預測和銷售計劃。企業要制定出全年銷售目標并分解到具體的業務組，銷售部要把全年銷售目標量化到每個業務員。企業要確定應收賬款增長率、新產品增長率和當年收回超期應收債權金額及比例，企并把這些指標作為部門負責人的業績評價指標。

（五）建立收款控制

對銷售業務的應收賬款或應收票據、現金、銀行存款必須及時進行臺賬登記和納入ERP系統管理，及時反映銷售的動態，定期編制應收賬款賬齡分析表格。企業應當按照客戶設置應收賬款明細賬，即時登記每一個客戶的應收賬款增減變動情況和信用額度情況，對新客戶采取款到發貨方式收款；對經常來往的業務客戶采取貨到30天付款方式收款；對大的戰略客戶采取賒銷期長一點的收款方式。不定期與往來客戶通過函證、信件、電話等方式核對應收款項。

參考文獻：

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