基于儀器設備的實物管理環節淺談固定資產管理

張淑華　趙麗娜

摘要：儀器設備的實物管理是固定資產管理的重要組成部分，但也是整個固定資產管理中的薄弱環節。本文通過對目前科研事業單位實物管理中出現的問題進行了分析。提出了保證賬-賬-物相符、物盡其用的管理建議。

關鍵詞：固定資產 儀器設備 實物管理

一、引言

固定資產是科研事業單位的重要經濟資源，也是完成各項科研任務的基礎條件，具有使用周期長、使用地點分散、管理鏈條長、管理難度大等特點。如何積極采取措施，改進管理方法，提高管理效率，使得固定資產管理做到科學化、自動化、規范化，本文從儀器設備的實物管理角度出發，針對固定資產中儀器設備實物管理環節出現的賬物不符、賬-賬不符、管理流程不順暢等問題，剖析了實物管理中問題存在的主要原因，并提出了解決的方法。為進一步加強固定資產管理提供借鑒意義。

二、儀器設備實物管理現狀及問題

在儀器設備實物管理環節，臺賬的管理是首要的，也是最基礎的，臺賬的精準，關系到科研事業單位挖掘固定資產潛能的準確與否，只有在摸清“家底”的前提下，才能做到真正意義上的提高儀器設備的完好率、使用率；才能為固定資產投資、折舊提供真實的依據。

為了檢驗儀器設備臺賬準確與否，我們對某科研事業單位儀器設備進行了全面盤點。盤點分為前期、中期和后期。前期包括資產管理部門與財務部門、使用部門對賬；中期包括現場實物核對、問題記錄；后期包括對盤點結果進行分析、提出問題解決建議、按程序完成審批流程，最終實現儀器設備賬-賬相符、賬-物相符。

通過盤點我們發現，一些儀器設備財務有賬但資產無賬、資產有賬但財務無賬；還有有賬無物、有物無賬的現象。究其原因，是因為一些儀器設備已流轉但賬目沒有任何信息變更；也有些儀器設備并非固定資產但也在賬多年；也有使用部門申請報廢流程審批完畢，但財務部門沒有及時銷賬；甚至有些儀器設備已經投入使用多年，其資產仍然以零值形式掛在賬面上。可以把這些問題分為7類如圖1所示，其中突出問題有三種，一是資產部門進行零值上賬；二是已報廢，但未銷賬；三是標識不符。

通過對這些問題的深入剖析，暴露出固定資產管理中的主要病因出于以下幾個方面：

（一）固定資產人員隊伍建設力量不足

由于近年來儀器設備管理中更換人員頻繁，導致交接管理出現漏洞、管理沒有延續性。新進人員因缺少專業知識的學習和系統的培訓。業務知識掌握的不夠扎實，業務上手慢。

（二）職責不清，儀器設備管理互相脫節

在儀器設備的管理過程中職責分工不明確，流程不清晰。責任規定不具體，責任劃分中出現“幫助實施…”、“或也可以”字樣，導致實際操作中，互相推脫任務、逃避責任的情況發生。如固定資產管理的一個部門統一下發設備保養計劃、工時記錄任務，但年終統計使用率、完好率又由另外一個部門完成。使用率和完好率的完成過程監管卻成了管理流程中的疏忽環節。

（三）管理手段落后，系統功能不完善

例如：儀器儀表的計量檢定計劃單獨在一種管理系統中執行，沒有統一錄入到資產管理系統中；另外，儀器設備的報廢手續是在管理系統中進行，而儀器類中的計算機在新機器的發放時還是使用紙質的《固定資產領用單》。由此可見，儀器設備管理沒有統一的操作模式。目前用于記錄儀器設備臺賬的資產管理系統也只能起到一個入賬、銷賬的變更。再有，實物的盤點工作也處于技術落后狀態，需要逐一實物人工核對，手動抄寫變更信息，再統一整理到Excel中，確認無誤后，才能逐臺變更系統內的信息。

三、加強儀器設備管理的對策分析

（一）練“精鷹”—建設固定資產人員隊伍

提高管理人員對固定資產的重視，積極開展人員的培訓甚至基本專業知識的學習，建立一支高素質、懂專業、會管理的專職資產管理隊伍。同時加強監管力度，儀器設備管理落實到個人，實現資產管理獎懲并施，促進積極、主動、負責的兼職管理團隊的形成。

（二）抓“龍頭”—掌握資產最全信息

資產驗收是資產管理的“龍頭”，是確保資產信息真實、完整、準確的關鍵所在。資產驗收合格后，實物管理部門對報銷單確認蓋章，采購部門才能實施報銷，然后實物管理部門和財務部門同時對儀器設備進行上賬。在入賬的時候，雙方要建立統一的資產身份識別碼，如統一編號或者內部編號，方便資產在賬-賬核對時的信息確認。

（三）控“鳳尾”—清除賬目殘留

對資產進行及時的報廢處置，及時銷賬確保賬目的有效性，最終完成資產管理的閉環。因此，在各使用部門申請資產報廢時，財務部門與實物管理部門統一報廢條件，各使用部門填寫報廢申請，走完報廢流程，雙方同時進行賬目信息更新。當使用人員調動、部門兼并有資產需要轉移時，要保證物動卡動、卡隨物走。由使用部門發起儀器設備變更申請，經領導批準后，實物管理部門、財務部門同時做資產賬目變更。在實物管理過程中要制定實物管理部門與財務部門定期進行核對賬目的流程。這樣才能使得固定資產的賬、物、卡相符。

（四）調“經絡”—建設信息化系統

利用現代化手段，實施完整、統一的固定資產信息化管理，不僅能節省大量的人力、增大管控范圍，對資產進行監控，實現動態管理，還可利用信息系統在固定資產盤點時發揮重要作用，如管理員在系統中下發盤點計劃，把相關數據導入掃描槍中，在實際盤查中，進行信息核對，盤點結束后，再統一把數據導入到信息系統之中。再有，利用信息系統對涉密筆記本進行管理時，采用一人拖期歸還資產超出一個星期，使用人所在部門借用程序全部封閉。如需借用必須辦理更為復雜的審批程序。利用這種方法，使得設備借用歸還都能在規定時間內完成。實現了“要我歸還”到“我要歸還”的轉變。我們需要加速開展管理系統建設，早日實現固定資產的信息化管理。

四、結束語

在固定資產的實物管理環節，對于目前出現的問題，后續要做到入賬信息完整、報廢及時銷賬、實物管理部門定期與財務部門進行信息核對更新、再進一步利用信息化手段對儀器設備中間流轉環節實施動態監管。通過嚴格控制儀器設備的“龍頭”、“鳳尾”，不僅可以實現資產的賬-賬-物相符，還可以實現資產的合理支配和利用，最大限度的發揮固定資產在科研事業單位中的作用。

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