高校財務電子檔案的管理分析

莫振琳

摘要：在信息社會的高校財務檔案管理中，網絡及電子技術的普及給財務檔案管理帶來極大的便利。財務電子檔案能夠提供長期、有效、方便、快捷的管理模式，是高校財務管理電算化的重要環節，給高校財務管理提供了更為廣闊的發展空間。

關鍵詞：高校財務管理 電子檔案 會計電算化

一、基于電算化的電子財務檔案特點

從本質上講，電子檔案是一種建立在存儲載體上的虛擬數字組合，是利用現代數字技術，將信息以數字形式存儲與磁盤、光盤等現代化介質載體中。高校財務電子檔案是指將財務相關票據、憑證、賬簿、報表等數據資料以數字形式進行存檔，滿足財務檔案的各項功能和要求，具備傳統實體性質的財務檔案功能。另外鑒于信息技術的諸多優勢，財務電子檔案同時又具備許多新的特點。簡單來說，其存儲載體多元化、靈活化，修改維護便捷化，技術含量要求高，需借助外部設備進行讀寫、查看及維護。財務電子檔案在提供更為靈活便捷服務的同時，也給其提出了更高的要求。相對于傳統紙質檔案，電子檔案突出特點主要包括以下幾個方面：

一方面，從存儲載體看，電子檔案突破了紙質實體介質，更加多樣化，并且其信息存儲量大大超過紙質，同時也更方便保存、修正、拷貝和重置，其體積也大大縮小；另一方面，從載體本質看，電子財務檔案的視、讀、寫等操作都需要外界設備予以支持，借助結算及技術，能夠提供更為快捷的查詢、核對；較高的技術含量要求從業人員具備較高的職業素質；電子財務檔案從內容上也有較大突破，除具有傳統財務檔案的內容外，還包括會計電算化中各種軟件及程序。

二、當前高校財務電子檔案管理現狀

隨著數字信息技術與計算機技術的發展與普及，高校財務檔案管理也開始逐漸向會計電算化模式轉變，就目前高校財務電子檔案管理現狀來看，仍然存在不少問題。

首先，財務電子檔案的存儲載體不同于傳統載體，其存儲環境也相應不同。目前絕大多數高校財務電子檔案的存儲環境并沒有達到電子媒體介質的存儲要求，主要體現在環境的通風、干燥等基礎要素，環境的抗干擾、抗磁化等深層次要素。

其次，電子財務檔案出現的時間并不長，因此在高校中還未有相應齊全的管理制度。目前財務會計電子檔案管理的依據是《會計檔案管理辦法》，其管理的對象是傳統紙質財務快信息，對于近些年興起的電算化會計檔案信息并未涉及，因此這種相對滯后的管理方法已經不太適應發展需求。

再次，因為沒有健全的電子財務檔案管理規范和制度，其管理流程也不甚明確，這就造成有些時候管理工作做不到位。由于沒有得到應有重視，大多數高校財務電子檔案的管理工作由會計人員代為執行，沒有設置專門的電子檔案管理崗，導致一些混亂想象的出現，這就導致既給財務電子檔案管理工作帶來不變，又造成學校人力、財力的浪費。

最后，財務電子檔案的后續利用不充分。在多數高校內，財務檔案通常屬于保密類型檔案，一旦封存很少再會用到，并且在全新的社會經濟模式下，高校的過往財務信息沒被重視，很少拿出來被利用，用以檢查和反思以往的經濟活動，一定程度上造成了高校財務電子檔案資源的浪費。

三、現代理念下的高校財務電子檔案管理

從高校財務電子檔案的產生及后續利用過程來看，電子檔案管理流程包括收集編制、整理、保存、利用四個環節。

（一）財務電子檔案的收集編制

從四個方面或環節入手財務電子檔案的收集編制，分別為財務信息收集區間的設定、收集程序的編制與固定、電子檔案編制軟硬件環境的更替收集程序、有關登記資料的收集。收集區間要具有連續性和不間斷性，區間的固定可根據財務工作及業務量的大小來確定；電子檔案載體介質要選擇高質量、安全性能高的材質，電子檔案數據根據會計需求進行備份，備份數量依高校自身需求確定；軟硬件環境的更換前提是所有操作信息備份，在以后的復查詢中便于轉換。由于數字信息技術的發展太快，軟硬件及數字信息的讀取方式更新換代較快，需隨時關注技術發展現狀及趨勢，必要時最初最有效的轉換；同時，軟硬件的設備最好同步保留備份，以便技術更新后的電子檔案信息轉換。

（二）財務電子檔案的整理與保存

財務電子檔案整理與保存是電子財務檔案管理的關鍵，是關系整個管理工作實施有效性的重點，因此在實際的財務電子檔案管理中，不但要配備專業的電子檔案管理人員，還要提供良好的電子檔案保存環境。由于磁性會改變或破壞數字信息的完整性和準確性，因此在進行財務電子檔案整理和保存時，磁性介質電子檔案的保存要原理磁場或專設磁場屏障；光盤介質的整理和保存需保障合適的清潔度和空氣濕度，光盤保護膜應完好，避免擠壓或刮擦；

（三）財務電子檔案的利用

無論是電子檔案還是傳統模式的財務檔案，其豐富的第一手數據資料能夠為高校后續財務經濟工作提供大量信息支持，因此充分利用高校財務電子檔案是發揮其作用的主要方式之一。電子檔案的利用通常包括查閱、計算和分析。會計電算化系統及電子檔案管理系統能夠提供多項編輯服務，檔案中所存儲的財務信息經過軟件進行數據匯集、計算、分析，可獲得多項信息，能夠為決策者提供迅速、便捷、詳盡的數據資料信息，幫助其準確做出決策。

高校進一步加強和改進財務電子檔案管理工作，充分發揮網絡時代的電子會計檔案信息管理優勢，提高財務電子檔案利用效率，必將成為今后高校財務電子檔案工作發展的方向。

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