中汽工程公司物資審計(jì)芻議

趙玲紅

摘要：企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)離不開人、財(cái)、物的有效運(yùn)轉(zhuǎn)。要想評(píng)價(jià)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)是否達(dá)到了效益最大化，首先應(yīng)當(dāng)分析的是這三者之間是否進(jìn)行了有機(jī)結(jié)合。因此，不論是何種性質(zhì)的企業(yè)，對(duì)物資進(jìn)行嚴(yán)格管理，是搞好生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的重要組成部分。作為公司的審計(jì)部門，無論是站在企業(yè)管理的高度，還是從業(yè)務(wù)角度來考慮，更應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)物資審計(jì)的重點(diǎn)關(guān)注。我公司及其下屬子公司、分支機(jī)構(gòu)均涉及到物資的采購和領(lǐng)用，這樣也就突顯了對(duì)物資管理的重要性，同時(shí)也提出了對(duì)物資管理的基本要求。

關(guān)鍵詞：物資 審計(jì)

一、物資管理工作概況

公司及其下屬單位的物資管理工作，根據(jù)其業(yè)務(wù)性質(zhì)及購入物資的用途，可分為兩種情況：

（一）設(shè)計(jì)型或以設(shè)計(jì)、咨詢?yōu)橹鞯南聦賳挝晃镔Y管理工作情況

這類下屬單位，有兩個(gè)特點(diǎn)：一是管理松懈。他們?cè)谏a(chǎn)經(jīng)營中所涉及的物資往往以辦公類用品為主，企業(yè)購入的物資品種及數(shù)量較少，且多數(shù)情況下為一次性領(lǐng)用，且領(lǐng)用制度不健全。二是重視程度不同。對(duì)固定資產(chǎn)等金額較大的資產(chǎn)，管理情況較好，但是對(duì)一些不符合固定資產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)、金額較大的耐用品的管理，則參差不齊。小額辦公用品多采用成批購入，雖經(jīng)簽字后領(lǐng)用，但是沒有制定領(lǐng)用計(jì)劃，也沒有規(guī)定領(lǐng)用限額。

（二）涉及生產(chǎn)制造或生產(chǎn)經(jīng)營中所需物資品種繁多的下屬單位物資管理工作情況

這類單位因生產(chǎn)經(jīng)營所需，往往購入的物資品種及數(shù)量較多，且物資購入地點(diǎn)、使用地點(diǎn)經(jīng)常不一致，造成了物資管理、流轉(zhuǎn)上的復(fù)雜性，并使得各下屬單位在物資管理方面表現(xiàn)出較大程度的差異性。比如：昌興公司、滑觸線廠、衛(wèi)生所等，這些單位所購物資一般均運(yùn)抵單位內(nèi)部，生產(chǎn)使用也基本在內(nèi)部進(jìn)行，只有當(dāng)產(chǎn)成品運(yùn)抵現(xiàn)場(chǎng)后，會(huì)根據(jù)安裝需要購入部分安裝輔材；而裝飾公司物資購入后則基本直接運(yùn)抵施工現(xiàn)場(chǎng)，不在內(nèi)部使用，領(lǐng)用過程也大多在施工現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行。

一些規(guī)模較小的下屬單位，則由于人員、硬件設(shè)備的配置限制，在物資領(lǐng)用控制記錄管理方面較為粗放，只能做到通過加強(qiáng)物資出入的控制來保證物資安全。至于生產(chǎn)物資是否需要購入，以及產(chǎn)成品、半成品的具體數(shù)額、倉庫存量等，則需倉庫管理人員根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)層的要求適時(shí)進(jìn)行盤點(diǎn)、結(jié)算。

二、物資審計(jì)工作的重點(diǎn)

在日常審計(jì)中，根據(jù)公司業(yè)務(wù)特點(diǎn)，我們重點(diǎn)關(guān)注的是昌興、滑線這類生產(chǎn)型企業(yè)的物資管理。而對(duì)于智達(dá)監(jiān)理、裝飾公司、醫(yī)務(wù)所這類物資單一的單位，則偏重于對(duì)其按照生產(chǎn)經(jīng)營實(shí)際，促進(jìn)進(jìn)一步建立和完善規(guī)章制度，抽查其現(xiàn)有管理流程，執(zhí)行是否到位等情況，從而達(dá)到關(guān)注物資管理是否到位等。在具體審計(jì)工作中，有以下重點(diǎn)工作：

（一）關(guān)注各單位制度建設(shè)情況

“沒有規(guī)矩不成方圓”，一套完整的物資管理制度，能對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)實(shí)行有效的控制，保證物資的安全，避免或降低各種風(fēng)險(xiǎn)，提高經(jīng)營管理效率，實(shí)現(xiàn)單位經(jīng)營管理目標(biāo)。如果沒有相關(guān)制度作約束，物資管理必定無法有序開展。因此，在各單位物資審計(jì)中，我們應(yīng)根據(jù)企業(yè)的生產(chǎn)流程，重點(diǎn)關(guān)注購、產(chǎn)、銷各個(gè)環(huán)節(jié)的制度建設(shè)情況，考察制度的完備性、合理性，規(guī)范性。

（二）關(guān)注相關(guān)環(huán)節(jié)崗位設(shè)置及人員配備情況

企業(yè)從項(xiàng)目立項(xiàng)到產(chǎn)品的生產(chǎn)，經(jīng)歷了物資采購、驗(yàn)收、入庫和材料的領(lǐng)用、生產(chǎn)加工等諸多環(huán)節(jié)。在這些環(huán)節(jié)中，相應(yīng)崗位的設(shè)置及人員配備像一個(gè)無形的鏈條，使物資有效、有序的運(yùn)轉(zhuǎn)，同時(shí)，又能最大限度的減少浪費(fèi)或“跑、冒、滴、漏”等現(xiàn)象的發(fā)生。因此，在物資審計(jì)過程中，我們會(huì)重點(diǎn)查看被審計(jì)單位是否做到了因事設(shè)崗，因崗設(shè)人，人盡其用。在物資流轉(zhuǎn)、交接的關(guān)鍵點(diǎn)上是否合理設(shè)置相關(guān)的崗位和固定的工作流程，各崗位的設(shè)置是否考慮了不相容原則，責(zé)任界定是否明確等等，以此檢查評(píng)價(jià)各單位物資管理工作是否規(guī)范、完善。

（三）在采購控制環(huán)節(jié)，關(guān)注各單位是否做到“按需采購”、“價(jià)格合理”

在采購控制環(huán)節(jié)，除以上審計(jì)重點(diǎn)外，我們還會(huì)根據(jù)實(shí)際情況，注重檢查企業(yè)內(nèi)部管理的一些細(xì)節(jié)問題：

檢查對(duì)有采購權(quán)限的人員是否有明確的權(quán)限和責(zé)任的界定。對(duì)合同專用章是否有專人進(jìn)行管理，合同專用章的加蓋是否有相應(yīng)程序及記錄。

檢查采購單據(jù)的留存?zhèn)洳榍闆r。相關(guān)采購單據(jù)由哪些相關(guān)部門留存，各部門是否有定期檢查核對(duì)的程序。

檢查采購量差異的處理。實(shí)際采購與請(qǐng)購單或生產(chǎn)指示單存在差異時(shí)，是否于采購前進(jìn)行匯報(bào)，有無備注加以說明。

檢查采購合同的管理。采購合同是否有指定部門管理，是否及時(shí)進(jìn)行匯集、歸檔，是否建有采購合同管理臺(tái)賬。

關(guān)注采購費(fèi)用的控制。關(guān)注采購過程中相關(guān)運(yùn)雜費(fèi)與保險(xiǎn)費(fèi)的支出標(biāo)準(zhǔn)與支付方式，關(guān)注其金額的合理性。

關(guān)注采購合同貨款支付方式的合理性，對(duì)現(xiàn)金支出的控制流程及審核程序是否到位。

三、物資審計(jì)工作建議

加強(qiáng)落實(shí)以往審計(jì)工作中提出的各項(xiàng)審計(jì)改進(jìn)建議，特別是規(guī)章制度建設(shè)的落實(shí)情況。

根據(jù)集團(tuán)公司要求，多進(jìn)行總承包建設(shè)項(xiàng)目審計(jì)，虛心向業(yè)務(wù)部門同事學(xué)習(xí)，在工作中不斷積累項(xiàng)目物資審計(jì)經(jīng)驗(yàn)，逐步開展獨(dú)立的專項(xiàng)物資審計(jì)。

在物資審計(jì)中強(qiáng)調(diào) “預(yù)算”、“執(zhí)行”，加強(qiáng)對(duì)物資采購預(yù)算及預(yù)算執(zhí)行情況的審計(jì)，促進(jìn)被審計(jì)單位強(qiáng)化預(yù)算管理、重視管理流程，完善制度建設(shè)。加強(qiáng)對(duì)未達(dá)到固定資產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)、但金額較大的耐用品及相關(guān)工具類物資的審計(jì)。

加強(qiáng)對(duì)大宗物資、價(jià)高量多物資的專項(xiàng)審計(jì)。

建議公司利用內(nèi)部現(xiàn)有的成功管理模式，在統(tǒng)一管理制度、軟件的基礎(chǔ)上對(duì)物資管理實(shí)行統(tǒng)一平臺(tái)多賬套管理，以減輕小規(guī)模單位硬件、軟件投入的資金壓力、進(jìn)而以先進(jìn)的管理手段，改善這些單位因機(jī)構(gòu)設(shè)置不全，人員配備不足，管理環(huán)節(jié)薄弱的現(xiàn)狀，達(dá)到細(xì)化、強(qiáng)化管理的目的。

隨著我公司不斷發(fā)展壯大，業(yè)務(wù)范圍不斷拓寬，物資采購種類與數(shù)量也會(huì)越來越多。因此，作為審計(jì)部門，只有不斷加大內(nèi)審工作力度和深度、細(xì)化工作內(nèi)容和方法，才能在各部門的積極參與、配合下，通過不定期的專項(xiàng)物資審計(jì)，做到對(duì)各項(xiàng)物資管理工作的事前強(qiáng)化控制，事中量化考核，事后保證安全等，達(dá)到協(xié)助被審單位管理層細(xì)化、分解物資管理工作目標(biāo)的目的，使物資審計(jì)工作更好的服務(wù)于生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)。

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