企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的應(yīng)用分析

崔惠杰等

計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的飛速發(fā)展，帶來(lái)了很大的視覺沖擊和技術(shù)革命。通過(guò)使用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)來(lái)有效提高企業(yè)的管理水平，已成為檔案信息化管理的一種必要的發(fā)展的趨勢(shì)。自動(dòng)化的裝置可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的輔助管理，對(duì)檔案進(jìn)行分類使用的文件管理軟件，能夠有效提高檔案管理的信息化水平，從而降低了工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高人們的工作效率。檔案管理信息化的發(fā)展是檔案部門實(shí)現(xiàn)科學(xué)的規(guī)范化管理的一種有效的途徑。

一、企業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)的一些具體特征

1.1 保證原始數(shù)據(jù)的真實(shí)性

企業(yè)原始業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)需要手工采集，通過(guò)篩選將實(shí)用性，及時(shí)性的材料形成一個(gè)系統(tǒng)有序的數(shù)據(jù)體系。輸入數(shù)據(jù)庫(kù)需要進(jìn)行規(guī)范的分類，并根據(jù)時(shí)間和客戶信息的變化，及時(shí)更新數(shù)據(jù)信息。在不違背其原始數(shù)據(jù)的真實(shí)狀態(tài)，以確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。因此，存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫(kù)中需要以數(shù)字信號(hào)的形式的原始屬性文件。原始數(shù)據(jù)是數(shù)據(jù)庫(kù)的生命，在實(shí)際工作中對(duì)檔案的全面管理有著一定的影響。

1.2 數(shù)據(jù)的保密性

需要對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行加密，數(shù)據(jù)庫(kù)管理員應(yīng)該嚴(yán)格監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)文件的安全，防止信息泄漏造成企業(yè)虧損。通過(guò)一系列嚴(yán)格的權(quán)限和一些操作權(quán)限，確保相關(guān)部門和人員在其職權(quán)范圍內(nèi)能夠有效和安全地使用數(shù)據(jù)庫(kù)里面的檔案。對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行拷貝操作的時(shí)候，使用系統(tǒng)應(yīng)該嚴(yán)格記錄下來(lái)，使數(shù)據(jù)在使用過(guò)程中能夠做到有案可查，盡量避免數(shù)據(jù)出現(xiàn)外泄的事情發(fā)生。

1.3 數(shù)據(jù)具有可讀性

數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)需要確保電子數(shù)據(jù)的完整性和真實(shí)性，長(zhǎng)期的電子檔案需要遵守可讀性的原則。這是按照系統(tǒng)有序的和客觀的要求標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)行操作。應(yīng)用多媒體技術(shù)和可視化的圖片圖像，以及一些文字和表格數(shù)據(jù)集成的技術(shù)，使得數(shù)據(jù)呈現(xiàn)在人們的眼前。數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)的使用，能夠使信心同化集成到文件系統(tǒng)當(dāng)中，實(shí)現(xiàn)檔案信息和數(shù)據(jù)的統(tǒng)一管理和應(yīng)用。

1.4 數(shù)據(jù)的編號(hào)

數(shù)據(jù)庫(kù)需要對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行編號(hào)，編制各種檢索工具和目錄，提高企業(yè)檔案的查詢效率。充分挖掘和發(fā)揮企業(yè)檔案的查詢效率，充分發(fā)揮企業(yè)檔案在商業(yè)活動(dòng)中存在的潛在效率，開放非機(jī)密的檔案信息，有效實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。

二、加強(qiáng)企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的有效應(yīng)用

2.1 信息數(shù)據(jù)庫(kù)文件的統(tǒng)一管理

檔案數(shù)據(jù)庫(kù)能夠統(tǒng)一對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行管理，把企業(yè)的信息形成一個(gè)整體，能夠方便企業(yè)員工的查詢，提高人們的工作效率。最初只在信息檢索檔案信息處理技術(shù)。數(shù)字信息是嵌入式技術(shù)和視頻存儲(chǔ)，為檔案信息數(shù)字化提供了有效的技術(shù)手段。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和大容量存儲(chǔ)技術(shù)的進(jìn)步，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)變成了形狀信息的管理，能夠進(jìn)一步完善信息的語(yǔ)義檢索系統(tǒng)。數(shù)字處理檔案，它建立了一個(gè)專業(yè)的綜合信息數(shù)據(jù)庫(kù)，不僅能夠方便信息檢索和查詢，還能夠保護(hù)信息的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)。因此，建立了各種信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)，就能夠更好地服務(wù)企業(yè)，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

2.2 加強(qiáng)企業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)的研究與建設(shè)

近年來(lái)，數(shù)字檔案管理在我國(guó)仍然處于整體管理系統(tǒng)的一個(gè)初級(jí)的階段，完成這一步的關(guān)鍵需要建立一個(gè)完整的數(shù)據(jù)庫(kù)。數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的發(fā)展和建設(shè)是檔案信息工程的一項(xiàng)核心和基礎(chǔ)的工程。數(shù)據(jù)庫(kù)依靠先進(jìn)的信息技術(shù)，數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)是一個(gè)長(zhǎng)期的任務(wù)，必須從低到高，從一個(gè)單一的過(guò)程到整體的管理。數(shù)字檔案信息具有內(nèi)容制作和采集，進(jìn)行有效的存儲(chǔ)和管理，提供人們需要的檔案信息，保障信息安全和權(quán)限管理，支持和實(shí)施的五個(gè)基本功能。電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)在一些地區(qū)有許多成熟的技術(shù)，在同一時(shí)間有進(jìn)一步研究了許多的新課題。不斷加強(qiáng)電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，目的是實(shí)現(xiàn)信息共享和資源的互補(bǔ)利用，提高資源的利用率，有效緩解各企業(yè)檔案管理人員短缺的問(wèn)題，更好地服務(wù)企業(yè)的發(fā)展。

2.3 優(yōu)化企業(yè)檔案管理庫(kù)的團(tuán)隊(duì)結(jié)構(gòu)

檔案工作的迅速發(fā)展，對(duì)檔案管理團(tuán)隊(duì)提出了一些新的要求。檔案專業(yè)的組成需要大量的信息處理的技術(shù)型人才，他們要對(duì)信息進(jìn)行分析和研究數(shù)據(jù)庫(kù)的建立和維護(hù)，有效運(yùn)用計(jì)算機(jī)軟件、硬件和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。突飛猛進(jìn)的信息技術(shù)對(duì)整個(gè)社會(huì)和技術(shù)的進(jìn)步有著很大的影響，新事物的層出不窮，新的問(wèn)題就會(huì)出現(xiàn)，在檔案工作中需要不斷更新新技術(shù)，從而更新補(bǔ)充檔案里面的知識(shí)，滿足人們對(duì)自己知識(shí)的要求。檔案工作的現(xiàn)代化不僅取決于員工的知識(shí)和管理水平，在很大程度上取決于他們的補(bǔ)充知識(shí)和更新技術(shù)的速度。對(duì)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，我們必須做出一定的改變，檔案部門應(yīng)定期對(duì)工作人員進(jìn)行繼續(xù)教育和崗位培訓(xùn)，邀請(qǐng)專家和學(xué)者講解最新的成果，讓人們及時(shí)了解現(xiàn)代可行技術(shù)和檔案領(lǐng)域的發(fā)展，建立一個(gè)高質(zhì)量的檔案管理團(tuán)隊(duì)使得企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)得到合理的應(yīng)用。

企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)是一個(gè)長(zhǎng)期而復(fù)雜的過(guò)程，需要我們不斷更新和補(bǔ)充。企業(yè)檔案的信息化管理能夠有效提高企業(yè)信息的利用率。檔案信息化建設(shè)的實(shí)施，是適應(yīng)現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的需要，只有抓住發(fā)展機(jī)遇，努力用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)知識(shí)來(lái)促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的飛躍發(fā)展，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。