試論職業學校的檔案建設

岳華

【摘要】加強職業學校的檔案建設在當下越來越重要。如果建設好，對培養合格人才保證人才的有效安置，建立人才信息庫促進學校的長遠發展都具有重要的現實意義。

【關鍵詞】職業學校；檔案；如何建設

隨著國家對職業教育的重視，加強職業學校的檔案建設越來越顯得重要。職業學校的檔案工作，是學校一切工作的綜合反映。一所學校，如果能把自己歷年工作實績的所有資料，全面系統地劃類歸檔，建立起規范化的學校檔案，對進一步加強和改善學校管理 ，全面貫徹教育方針，提高教育教學質量，促進學校在揚長補短中不斷前進，有著極其重要的意義。 作為培養各類技能型人才的職業學校，加強學校檔案建設，對于培養合格人才保證人才的有效安置，建立人才信息庫促進學校的長遠發展都具有重要的現實意義。

一、職業學校檔案建設的內容

1.行政管理方面

校史及學校平面圖、建筑圖紙；上級的文件、通知及有關批復；工作計劃、總結及大事記；各種規章制度、會議紀錄及有關內部文件；固定財產登記表、統計報表及財務資料；受各級各部門表彰情況及證件；歷年學校領導班子的組成人員及基本情況等。

2.教學管理方面

教導處、教研組及團隊組織的工作計劃、總結；每學期教師任課情況安排表；每學期期終考試、各類學科競賽及每學年學生見習、實習應知應會測試成績、畢業考試試卷、質量分析、成績統計表、分數冊；不同版本的教材、教參；歷年所訂主要報紙、雜志；圖書資料、教學儀器、文體器材、電教設施（含自制軟件）的登記冊；學校和教師在各種報章雜志上發表的論文、經驗材料及他人發表的（含廣播、電視）報道本校事跡的新聞、通訊、經驗材料。

3.教師管理方面

逐年逐學期教職員工的花名冊及基本情況登記表；逐月逐日教職員工的考勤原始記載 ；教師在校級以上（含校級）進行示范課、觀摩課、教改實驗匯報課、新教師轉正定級公開課的教案及評教記 錄、指導意見及結論；教師在縣級以上有關會議交流過但未發表過的經驗材料；每學期教師的學科教學計劃及班主任工作計劃；教職員工的年度工作總結及考核評定材料；學歷不合格教師的文化、業務進修資料及學歷合 格教師的繼續教育資料；逐學期填寫的《教師業務檔案》等。

4.學生管理方面

每學年的新生入學花名冊及基本情況登記表；學籍登記表（學籍卡或借讀卡）；轉學、休學、復學、留級的有關證件、存根及失學、死亡原因的情況登記；學生的各種技能資格證書；學生體檢登記表、獎懲情況登記表；學生畢業去向及畢業生花名冊、畢業證存根、畢業生合影、就業安置率等。

二、職業學校檔案建設的優越性

1.實行檔案管理，能增強對學校檢查評估的真實性和準確性

學校檔案是督查、評估和指導學校工作的可靠依據。有的學校，平時做了許多工作并卓有成效，但督導檢查時，聽匯報成績不少，查資料證據不足，有的已經失落，有的一時找不到，而評估“重證據，不輕信口述”，積分自然受到影響。有了檔案資料，就是真憑 實據，督查評估就能做到公平合理。

2.實行檔案管理，能調動教師的工作積極性，激勵教師的競爭意識

比如《教師業務檔案》，每學期根據各人的工作實績填寫一次，內容和本人見面，學校領導、教研組長和本人共同簽字方能生效。由于絕大多數教師的上進心、自尊心很強，這樣做對每個教師都是一個有力的鞭策和鼓舞，增強其事業心和責任感，對全面 貫徹教育方針，面向全體學生，全面提高教育教學質量，都有極大的促進作用。評模，評職稱、評教評學等，就能避免憑印象、走后門、耍權力。“模范不模范，翻開檔案看”，按工作實績排隊上，這幾個過去的 “老大難”，就會變成再也不難。

3.實行檔案管理，便于查找和使用有關資料，便于利用校史及有關實物

實行檔案管理，便于查找和使用有關資料，便于利用校史及有關實物（包括錄音、錄像等），對學生 進行校史教育、傳統教育、愛國主義教育等。也有利于學生的技能培養和建立人才信息庫。

4.實行檔案管理，能進一步加強和完善學校的科學管理體制

實行檔案管理，使每所學校都能從本校的實際出發，摸索經驗，按照教育教學規律辦好自己的學校。教育是一門科學，有其本身的規律，但這個規律并不是任何人隨便 都可以掌握的，只有在工作實踐中，不斷總結成功的經驗，記取失敗的教訓，得而不驕，失而不餒，才能從中找出規律，指導自己的工作在曲折的道路上不斷前進。檔案資料為此提供了有利條件，使學校管理從隨意性、 經驗型向自覺型、科學型發展。

三、職業學校檔案建設的途徑

1.人人樹立檔案意識

一個學校能否把檔案建起來，并管好、用好，關鍵是領導。領導重視檔案建設， 善于用檔案資料統管學校各項工作，是做好檔案工作的根本保證。要加強領導組織全校教職員工學習《檔案法》，人人樹立檔案意識，在日常工作過程中養成積累資料的良好習慣，避免平時不注意收集保存，遺失了，期末交不 回檔案室，入不了檔。

2.校校設立管理人員

一般地說，各類職業學校，在不增加編制的條件下，都設有檔案專（兼）職管理人員。要制訂管理人員職責和管理制度，除建好、管好、用好檔案資料等內容外，要特別注意在管理人員變更時，做好交接工作，防止人員變動資料丟失的混亂現象。

3.件件資料分類入檔

檔案資料，通常一學期收集整理一次。對所收集的資料，在入檔前一定要進行審查整理，認真鑒別，決定取舍，然后系統地分類、分項、分卷裝入檔案袋。各學校都要建立檔案室，檔案室除放置檔案柜存放文書資料等檔案案卷外，還要陳列、存放學校有史以來保存下來的有價值的珍貴實物（如各種有價值的獎品，用過的校牌、校旗等）和報紙、雜志、教材、試卷等不能入袋的資料。

4.事事處處注意“四性”

即檔案資料的連續性、完整性、系統性和價值性。連續性，是指跨學年的重 要事件，如教改實驗課題，一般都不是一個學年能夠完成的，周期較長，一輪實驗要延續幾個學期甚至幾年，對每學期、每學年的階段性實驗報告和終結性的實驗成果報告，以及其他有關資料，或二輪、三輪的實驗資料，都要注意連續性；完整性，是指本學期、本學年的某件事、某項活動要有頭有尾，善始善終，防止有部署沒檢查，有計劃沒總結；系統性，是指分類立卷工作要規范化。要科學地系統地分類分項，便于查找資料，發揮檔案 資料對學校工作的指導作用；價值性，是指對收集起來的資料，要嚴肅認真地審查整理，對那些沒有教育價值、科研價值、保存價值和歷史資料查找使用價值的就不必入檔，可另作處理。檔案資料不能兼收并蓄，把凡是 收集到的東西統統塞進檔案袋里。即使入檔的資料，也要標明保存期——“永久”、“長期”。

總之，建立健全職業學校的檔案，加強檔案建設，有利于對學校的正確評估，有利于對教師和學生的全面考核，有利于查找和使用歷史資料，有利于學校進行科學管理，有利于提高教育教學質量，有利于為社會培養更多的技能型人才，只要努力把學校檔案建好、管好、用好，就一定能把學校辦出成績，辦出特色，辦出水平。

參考文獻：

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