新時期檔案信息化管理工作探究

摘 要：在國家信息化戰略建設中，檔案信息化管理具有非常重要的地位，在檔案信息化建設中發揮著重要作用。隨著社會的發展，人們越來越重視檔案信息化管理工作。本文主要研究了我國目前檔案信息化管理的內容，指出了我國檔案信息化管理工作中存在的問題，主要論述了新時代檔案信息化管理工作思路。

關鍵詞：新時期；檔案信息化；管理

隨著網絡技術與計算機技術的快速發展與應用，當前已深入到社會發展的各個領域當中，檔案管理部門實行信息化管理，可以提高檔案管理水平，有效開發檔案作用。但在檔案信息化管理中，各種因素都會對其構成影響，如人們的觀念意識、應用設備、人為因素等，在檔案信息化管理中存在很多問題，信息化管理的優點還沒有充分應用。因此，在新的歷史時期，研究檔案信息化管理中存在的問題，具有非常重要的現實意義。

1 檔案管理信息化及其意義

檔案管理信息化指的是在檔案管理中應用計算機和網絡技術，收集并加工各種檔案信息，實現信息的保存與傳遞。檔案管理信息化包括兩個方面的內容：信息數字化和傳遞的網絡化。在檔案管理中，檔案管理信息化只是其中一種重要方法，在管理當中還需依據檔案管理制度。隨著科學技術的發展，檔案管理一定會實現檔案管理的信息化，它能夠有力推動檔案管理工作的發展。

在檔案管理工作中應用信息化手段，具有下面這些意義：一可以推進檔案管理工作的發展。在檔案管理工作中實現信息化管理，可以轉變檔案管理職能，不受管理方法的局限，將更好的服務提供給檔案信息使用者。二有利于檔案信息的開發和利用。在檔案管理工作中應用信息化手段，可以系統化檔案信息，使檔案信息發揮最大的作用，創造更多的價值。三開拓了檔案信息傳播范圍，在檔案管理工作中應用信息化手段，檔案信息可以進行多次復制，不用占用更大的傳輸空間，并且，檔案信息的傳播速度也會大大加快，有利于檔案信息的需要者及時得到檔案信息。

在檔案管理當中應用信息化手段，可以提高檔案管理工作效率，但在檔案管理中利用信息化手段也存在很多缺點，如檔案信息的安全性就會受到很多影響，在實行信息化管理中，必須應用大量的計算機和網絡技術，這兩種技術都有可能受到外來不法分子的攻擊，存在較為嚴重的檔案信息丟失和被盜現象。

2 目前企業檔案管理中存在的問題

2.1 不重視檔案管理工作

在過去的檔案管理工作中，很多人都不能正確認識檔案管理工作的重要性，普遍認為檔案管理工作就是寫、記、保管等，在單位中地位不高，而且不能為單位創造經濟利益，檔案管理工作只要做好保密，能夠應付上面檢查就行了，不需要應用當前先進科學技術。這種狀況表明，當前還有很多人不了解檔案管理工作，沒有認識到檔案管理工作的重要性，與檔案信息化管理相去甚遠。

2.2 不重視檔案功能

在企業的生產經營中，科技檔案文件非常重要，但企業領導卻會常常忽視它的使用功能。在當前多數企業當中，檔案管理工作依然應用傳統辦法，只是局限于檔案資料的保存，沒有重視開發檔案信息的服務功能，最為明顯的是檔案的信息化建設程度不高，尤其是在企業發展、設備更新、服務管理的信息化建設中，沒有與各種專業有關的檔案資源進行整合與規劃，一些使用價值較高的檔案資料在整理完成以后，常常被收藏起來，而沒有得到充分應用，檔案資源不能發揮本身價值。

2.3 不重視管理手段

檔案管理方法方面，缺少專門用于檔案管理工作的計算機和管理軟件，當前仍然手工查閱檔案資料；在保存檔案資料時依然用傳統的鐵皮柜，需要很大的占地面積，并且也不能科學使用空間；很多檔案管理人員沒有經過系統培訓，專業知識缺乏，對檔案資料的重要性認識程度不高，不能熟練進行檔案資料的收集與整理、加工，在檔案管理工作中能力不高，不適應當前檔案管理工作的需要。

3 新時期檔案信息化管理工作的策略

3.1 轉變傳統觀念

在進行檔案信息化管理中，檔案工作人員包括單位的領導人員都應及時轉變觀念，不但應該具有信息化管理意識和創新意識，而且應該將大量的文獻資料存入電腦中。不同部門工作人員要認識到檔案信息化管理的重要性，了解檔案實行信息化管理的優勢，應用戰略發展眼光看待檔案信息化管理工作。對于從事檔案管理工作的人員來講，要同時意識到檔案管理工作存在的機會和挑戰，具備檔案管理的責任意識，應用現代化管理理念，在檔案管理工作中應用現代化管理技術，依據檔案管理工作的實際情況，不斷推進檔案管理工作的發展。

3.2 創建檔案信息管理中心

檔案工作主要就是為了提供信息服務，就是向國家部門、社會各個領域、經濟部門提供各種信息，利用當前快速發展的信息網絡，將信息資源傳遞給需要者，爭取實現資源共享，實現現代化管理。國家當前著力建設檔案管理信息網，將各種檔案資料、有價值信息、各種書籍集體在一起，建立信息管理中心。有利于整合更加豐富與全面的信息，實現信息的高速傳播與應用。

3.3 提升檔案管理人員素質

在檔案管理工作中，管理人員的技術水平具有非常重要的影響，在檔案管理實現信息化過程中，要應用各種先進技術和設備，因此，要求檔案管理人員必須具備較高的綜合素質。檔案管理人員不但應該具備高水平的專業知識，而且還應該能夠熟練操作計算機、能夠熟練應用網絡技術，只有具備高水平的檔案管理人員，才有利于推動檔案管理實現信息化管理。因此，檔案管理部門要對現有人員進行培訓，不但要重視培訓管理人員的管理理念和方法，而且要重視培訓他們的計算機操作技術、信息技術和網絡技術，不斷提高工作人員的綜合素質，才能切實推進信息化管理工作的進行。

3.4 構建建設信息網絡

在檔案管理工作中實現信息化，就要有機整合各種檔案管理部門，建立協調一致的檔案管理體系，最大程度地實現資源共享。可以及時將各種有價值的信息提供給需要者。利用檔案資源共享，可以促進地方檔案管理部門的發展，可以使其逐步走上檔案管理工作的正軌，實現資源整合，取長補短。努力創建較為完整的管理系統。

3.5 實施滾動發展戰略

實現信息化管理不是一朝一夕就可以完成的，需要我們經過長期的努力和發展。隨著現代信息技術的發展，推動了當前檔案管理技術的進步，我們不但要求應用先進的管理設備，而且要求檔案管理人員要及時更新思想。在實現文字檔案一體化和信息資源的整合化當中，應該是一個不斷滾動發展的過程。應用滾動發展辦法，促進檔案信息化發展的不斷創新，實現具有中國特色的檔案信息化管理。

4 結語

總之，在現代化發展中，實現檔案信息化建設已成為必然，在信息化建設中，必須依靠局域網、計算機、網絡等先進技術手段。完成檔案信息系統化建設，爭取實現資源共享，防止人為管理出現的錯誤，可以促進我國社會發展和科學技術的發展。在檔案管理工作中綜合應用實踐、總結相結合的辦法；依靠原有管理技術，不斷創新管理辦法；發現問題及時解決；做到這些，就可以加速推進檔案信息化發展，可以輕松實現檔案管理工作的信息化，實現高效發展。

參考文獻

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作者簡介

陳丹軍（1980-），男，上海市，工程師、本科，研究方向：檔案信息化。