提高建設工程項目檔案質量之我見

騫德

摘 要：項目建設人人關心，對項目檔案質量卻沒有引起普遍重視。而建設項目檔案的質量又直接關系著工程項目的竣工驗收，也是日后查考的直接依據。所以，項目檔案的質量必須引起高度重視。

關鍵詞：建設工程；項目檔案；質量

檔案的本質屬性是具有歷史再現性，能夠再現歷史真實面貌。建設工程項目檔案是項目建設的重要組成部分，是檔案管理中一個重要的方面，同樣具有著檔案的本質屬性和一般屬性。同時，項目檔案相比其他類別的檔案又具有更加顯明的特性，即它具有即時性的特點。也就是說，其他類別的檔案形成之后主要是做好保存與管理，以備將來利用的因素多一些。一般來說，不論是文書檔案還是工程技術檔案，在立卷歸檔之后不大會立即查閱和利用，可能要等到較長時間甚至在若干年之后才會派上用場，至于其質量如何也只有到了使用時或者利用之后出現了后果才會驗證其質量的優劣。而工程項目檔案形成之后首先是要在項目竣工驗收時使用的，然后才同工程交付一道轉入常規管理。因此，項目檔案除擁有其他檔案的共性外，又具有著其獨特之處，也因此，項目檔案在形成之時就要發揮作用，同時也接受專業的檢驗。合格與否，優良與否，會及時記錄在案，也會即時影響到項目是否會順利通過驗收。所以，質量對建設工程項目檔案尤為突出和重要。

近年來，筆者在工作中接觸到一些建設工程項目的管理，也經歷了一些項目檔案的檢查驗收和工程項目的竣工驗收，發現在建設工程項目檔案的形成和管理中往往存在著許多不規范的問題，給工程項目的竣工驗收造成了很不利的影響。其中有些文件資料先天的缺失和不嚴謹，也為交工后項目檔案的查考和利用帶來諸多問題。所以，筆者認為在重視工程建設的同時，一定要高度重視工程項目檔案的質量。

那么，怎樣才能提高建設工程項目檔案的質量呢？筆者根據自己的工作經歷，在此從五個方面談一些粗淺的看法。

1 要確立項目檔案意識

毋容置疑，無論是地方政府還是企事業單位，對建設項目都是非常重視的，大家都在想方設法跑項目、上項目、上大項目，以項目建設刺激經濟，帶動發展，或者解一時之困。這都是好思路，好舉措，是值得贊賞的。但是，與此相比，對項目檔案的重視卻是非常的不夠，普遍存在著重工程進度輕文件資料收集整理的現象，有的項目直到驗收前才突擊整理文件資料，甚至出現補漏的情況。而這些情況的出現，無疑會影響到工程項目檔案的真實性。所以，項目建設單位必須要有強烈的檔案意識，而且從項目立項之初就要樹立起相關人員的檔案意識，從而做到從前期論證開始就重視對文件資料的收集，隨著工程項目的進展不斷完善和整理，最終就能夠形成比較完整、真實、規范的項目檔案。這里所說的相關人員，不僅指參與、從事項目建設的直接工作人員，也包括項目負責人以及分管領導。要讓大家認識到項目檔案的必要性和重要性，認識到如果不重視檔案的質量，就可能直接影響到項目的驗收，即時僥幸通過了驗收也可能會在日后給工程設施的使用、維護等造成嚴重的后果。為了強化意識，一方面講解工程項目建設的規范要求，另一方面通過真實的尤其是發生在本地本單位的事例進行教育，如果能有當事人的現身說法會更為有效。事實上，許多地方許多單位都曾有過各種狀況的負面事例。

2 要明確項目檔案的責任

一項工作要完成要做好，責任的落實很重要。我們有種流行的文化，就是無論什么事情，似乎都可以提出一個口號，“某某事項，人人有責”。對于項目建設單位或項目部人員來說，要求項目檔案人人有責應該是沒有錯的，但這樣一來，可能誰都不會重視和關心，人人有責就成了誰也無責。那么項目檔案管理的責任怎么來劃分呢？一個建設工程項目，往往會涉及許多專業和單位，如論證、設計、勘探、土建、設備、安裝、監理等等方面，也往往會存在多個承建方。這樣，工程文件的來源自然而然就會是不同地組織和機構，而作為業主方，就必須明確工程項目檔案的“以我為主”原則。也就是說，不論參與工程項目的部門和單位有多少，項目檔案的主體責任自然在業主方。其他各相關方負有相關責任，依據業主方的要求提供相關文件和資料。在項目實施中，業主方必然要同各承建方簽訂工程建設類合同，而且現在也延伸到了附帶簽訂安全、保密、廉政等專項合同或條款，我們不妨參照這些做法也簽訂出檔案資料提供、移交方面的合同或條款，用合同來保證責任的落實，從而達到提高項目檔案質量的目的。

3 要建立項目檔案管理的體系網絡，實施全方位控制

明確各方責任之后，還必須建立起一個有效的體系網絡，各方應該指定專人（人數可以根據實際情況而定）負責項目檔案工作，以業主方為主導其他各相關方通力協作。體系之中明確由哪些或哪幾位人員來分工負責哪部分工程文件的收集、督促、初步整理、移交，最后由比較專業的檔案管理人員負責歸檔。在這里，最后負責歸檔的人員是關鍵，其職責是按照項目檔案的規范要求制定出一套規則和程序，明確節點要求，對檔案資料的合格性做出評判。其他人員或依專業、或依對應的乙方（如承建方）根據要求去收集、移交文件資料。自然，這就需要項目負責人在項目之初就務必要建立起這樣一個體系，明確體系中每個人員的職責，大家各司其職，認真履責，實施全方位控制，才能保證項目檔案的合格、規范、高質量。談到控制，首先前端控制很關鍵。工程項目前期形成的文件是工程建設的依據性文件材料，是工程開工建設之前在立項、審批、招投標、勘察、設計以及工程準備過程中形成的文件材料。在現實中工程管理人員一般更注重工程建設過程中的控制，包括對過程文件資料的管理，而前期文件由于只涉及個別管理人員，很容易形成疏漏不被重視。同時，前端控制還應該包括制定出項目檔案的管理目標、管理思路、規章制度等內容；其次要做好變更環節的控制。工程建設過程中的變更是不可避免的，也是必要的，是對設計的進一步完善，是與實際情況的更好結合。但是，由于變更是在正常進程中所做的一些調整，很容易出現文件資料的不完整或不規范。這就要求相關責任人一定要關注每一個變更，及時收集變更提出的理由、審批、實施等文件資料，以保證整體文件的完整對接。

4 要建立有效的激勵約束機制

沒有激勵就沒有動力，沒有約束就沒有壓力。要提高項目檔案的質量，就必須要有獎罰措施，要嚴格考核兌現，否則，所有要求可能就只會是說說而已，最終是不會落到實處的。這里所說的激勵約束機制，應該指兩個層面。一個是業主自身的項目檔案管理體系。業主方對涉及項目檔案管理的每個人員依據其職責量化出考核標準，明確其獎罰額度，與項目進度一同考核兌現；另一個層面是對所有相關方的。業主方在簽訂專門條款或專項協議時做出約定，最好同工程進度款的支付掛起鉤來。在對過程形象進度驗收時同時審核文件資料的質量，可以規定在支付進度款時要有項目檔案管理人員的簽字認可，否則不予支付或扣罰一定費用；也可以在總體工程費用中明確預留出一定比例的費用，根據對方檔案文件提供的時限和質量考核兌現。

5 要加強對項目檔案人員的培訓，提高業務水平

這是一項基礎性的工作，是必須要做好的。檔案管理是一項專業性很強的工作，項目檔案又有著獨具特性的規范要求，并不是文件資料的簡單收集和歸攏，而是要按照項目規范和檔案歸檔標準嚴格的去做。開展建設工程項目管理規程和建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范培訓，讓管理人員明白什么環節收集什么文件，怎么收集，哪些需要移交歸檔，哪些作為參考，如何去甄別、完善，以至歸檔成卷，做到心中有數，心中有法。這也就要求在項目論證立項的同時就要有針對性的做好相關人員的業務培訓工作，提高項目檔案人員的業務水平。

項目檔案的歸檔與管理是一項專業性很強的工作，涉及項目管理和檔案管理知識，需要各級管理層的高度重視，需要方方面面的密切協作，需要業務人員的認真負責。本文只就如何提高建設工程項目檔案的質量談一點粗淺的認識，僅與同行們交流。