高校檔案管理工作的現代化建設措施分析

吳紅艷

（邵陽醫學高等?？茖W校，湖南 邵陽 422000）

21世紀是一個信息化的時代，信息作為一種特殊的資源，越來越受到人們的重視。在信息化和網絡化的時代背景下，傳統的高校檔案管理由于受到多種因素的制約，已經不能滿足現代人們對高校檔案信息資源利用的需要。因此，高校檔案管理也要與時俱進，進行改革創新，走上現代化的發展道路，以便最大程度實現信息資源共享，為高校廣大師生提供方便，為社會提供服務，發揮它應有的功效，實現其存在的價值。

1 高校檔案管理工作現代化建設的重要性

高校檔案管理工作現代化是指高校檔案在管理理念、管理方法等方面實現從傳統向現代的轉變，建立一個以電子信息檔案為核心，紙質檔案與電子檔案同步發展的檔案管理系統，使高校檔案更好地位學校自身發展和社會發展提供服務。進入計算機技術的新時期，加強高校檔案現代化建設顯得更加重要。具體來說，高校檔案管理現代化的重要性主要表現在以下兩個方面。第一，高校檔案管理現代化是適應社會經濟發展的需要。目前，高校檔案作為一個重要的信息資源，其價值越來越被社會各界所認同，也越來越受到社會的關注。一方面，當某些單位和部門要求提供檔案的時候，不僅需要傳統的紙質檔案，還需要聲像檔案或者科技檔案以及從文書檔案原件中提煉出來的信息等。另一方面，檔案管理的現代化可以使檔案的提取更加快捷方便，通過互聯網就能實現檔案的跨單位、跨區域流動，從而滿足社會各階層對檔案信息的需要。由此可見，經濟社會的發展也需要加快高校檔案管理現代進程。第二，高校檔案管理高校自身發展的需要。隨著我國教育事業的不斷發展，高校招生規模也在不斷擴大，傳統的檔案管理方式已經不能滿足急劇增長的招生數量。因此，借助于先進的科學技術，創新檔案管理方法，實現高校檔案管理現代化勢在必行。

2 高校檔案管理的現狀

正如上文所述，高校檔案管理現代化建設意義重大。但是，從實際情況來看，目前，我國高校現代化建設中仍然存在不少問題，比如，管理觀念陳舊，管理方法落后，檔案服務范圍有限，檔案管理人員素質有待提高，檔案管理制度不健全，責任分工不明確等。這些問題都阻礙了高校檔案管理現代化進程。下面我們就對這些問題進行具體的闡述。第一，高校檔案管理觀念陳舊落后。有關調查顯示，當前我國高校檔案管理觀念陳舊，還是以紙質檔案的手工管理為主，而網絡等信息化手段只是起到輔助作用，這種管理方式不僅浪費大量的人力物力，而且不利于檔案信息的利用。第二，高校檔案管理模式有待改善。由于受到我國高校管理制度和管理方法等因素的影響，不同的高校分別隸屬于不同的行政管理部門，高校管理的不統一，就會造成高校檔案管理各自為政，不成系統。在這種管理模式下，很多高校的檔案管理依舊采用封閉的辦館模式，無法實現數據資源的共享，不利于高校檔案管理的網絡化和標準化進程。第三，高校檔案管理人員素質亟須提高。高校檔案管理現代化建設離不開高素質的管理人員。當前，很多高校的高校檔案管理部門缺少既精通網絡技術又專業檔案管理的復合型人才，檔案管理人員的素質有待提高。只有擁有高素質的檔案管理人員，才能保證高校檔案管理現代化建設工作的順利開展。

3 高校檔案管理現代化的建議

3.1 轉變觀念，高度重視檔案管理的現代化建設

高校檔案管理的現代化建設離不開科學的管理理念。面對高校檔案管理面臨的新挑戰，首先，高校領導一定要轉變觀念，創新思想，對檔案管理現代化建設給予高度重視，在政策和資金上對檔案管理給予支持。其次，高校檔案管理現代化建設是一個系統工程，還需要高校廣大師生的積極參與，與高校領導和檔案管理工作人員共同推進高校檔案管理現代化建設的進程。

3.2 科學管理，建立健全高校檔案管理制度

完善的管理制度是高校檔案管理現代化建設的制度保證。根據我國的《檔案法》和其他的一些檔案管理規章制度，高校可以從自身實際出發，制定出一套適合本校檔案管理的制度體系，以確保檔案管理現代化建設工作的順利進行。比如，通過檔案管理制度的完善，使檔案管理的各個環節制度化和規范化，使檔案管理中的責任明確化，保證整個檔案管理過程中檔案的收集、整理、歸檔、保管以及借閱等各項工作都落到實處。

3.3 借助于科學技術，提高檔案管理效率

高校檔案的管理與各種硬件軟件設備密不可分，加大資金投入，增加高校檔案管理基礎設施建設，是檔案管理現代化建設的前提條件。因此，為了促進高校檔案管理現代化建設，高校必須加大硬件軟件等基礎設備投入，為建立各種數據庫和實現各種檔案資源貢獻提供條件。比如，高校檔案管理中，從內容上來講，利用數據庫把各種檔案分為：學生類、教師類、科研類以及行政類等。從類型上來講，可以把檔案分為紙質類、照片類、音頻類等。

3.4 加強教育培訓，提高高校檔案管理人員素質

為了適應高校檔案管理現代化建設的要求，檔案管理人員不僅要具備基本的職業素質和掌握基礎的檔案管理工作方法，還要熟悉計算機網絡技術、數據庫、多媒體以及信息分析處理等現代化的信息技術。所以，檔案管理部門要定期組織學習和培訓，對檔案工作人員進行再教育，不斷提高他們的專業能力和業務素質，打造一批復合型、高素質的檔案管理人才，從而為高校檔案管理現代化建設提供人力資源。

3.5 運用多種渠道，促進檔案信息資源外部開發

不斷挖掘檔案信息資源，使更多的人利用檔案信息資源是高校檔案管理現代化建設的一個重要推動力。首先，強化檔案管理工作的信息化建設。鑒于廣大師生對高校檔案信息的迫切需求，檔案管理人員需要加大對檔案的開發力度，為他們提供更豐富的檔案信息資源。其次，檔案管理人員要加強對檔案管理工作現代化建設的宣傳，使更多的人認識到高校檔案信息資源的價值，從而更大程度上利用這些資源。

4 結束語

綜上所述，高校檔案管理工作現代化建設是社會發展和高校建設的需要。由于檔案管理是一個系統的工程，實現高校檔案管理現代化不僅需要轉變觀念、創新管理方法，加大基礎設施投入，借助于科學技術，還需要提高管理人員素質，促進檔案信息資源外部開發。只有多管齊下，齊頭并進，才能使高校檔案管理現代化建設更加高效快捷。

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