淺析企業(yè)會(huì)計(jì)檔案鑒定銷(xiāo)毀中存在的問(wèn)題及對(duì)策

嚴(yán) 方

（淮北礦業(yè)集團(tuán)公司檔案館，安徽 淮北 235006）

企業(yè)會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算專(zhuān)業(yè)材料，它是記錄和反映企業(yè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。目前，各企業(yè)一般將會(huì)計(jì)檔案的管理重點(diǎn)放在收集、整理、編目和利用工作上，而鑒定銷(xiāo)毀工作沒(méi)有引起足夠重視。

筆者所在的淮北礦業(yè)集團(tuán)公司，經(jīng)過(guò)五十多年的建設(shè)與發(fā)展,現(xiàn)已成為國(guó)家特大型企業(yè)。目前館藏檔案達(dá)7.883萬(wàn)卷、3.9376萬(wàn)件，永久檔案4.3722萬(wàn)卷、1.3568萬(wàn)件。據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，其中到期的會(huì)計(jì)檔案達(dá)0.7萬(wàn)卷以上，占整個(gè)會(huì)計(jì)檔案的32.7%以上。那么庫(kù)存這么多到期沒(méi)有利用價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案為什么沒(méi)有及時(shí)鑒定銷(xiāo)毀呢？其主要原因是這部分會(huì)計(jì)檔案中含很多涉及到征地、購(gòu)置大型設(shè)備、報(bào)稅等方面的憑證，有時(shí)為了土地糾紛、地方征稅、民事糾紛等情況，還經(jīng)常需要提供這方面的會(huì)計(jì)憑證；另一方面，每一屆領(lǐng)導(dǎo)都怕?lián)?zé)任；還有一個(gè)主要原因，就是人力不足。因?yàn)殍b定銷(xiāo)毀前，財(cái)務(wù)主管部門(mén)需要抽出許多人力對(duì)每一張憑證逐一進(jìn)行鑒定等。由于上述問(wèn)題，雖然國(guó)家財(cái)政部、國(guó)家檔案局1998年聯(lián)合頒發(fā)了《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，對(duì)各類(lèi)會(huì)計(jì)檔案的保管期限及過(guò)期會(huì)計(jì)檔案的鑒定銷(xiāo)毀工作做了明確規(guī)定，但因?yàn)檫^(guò)期會(huì)計(jì)檔案鑒定銷(xiāo)毀工作的政策性、業(yè)務(wù)性、程序性、責(zé)任性很強(qiáng)，自淮北礦業(yè)集團(tuán)公司成立以來(lái)，從未對(duì)過(guò)期會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行組織鑒定銷(xiāo)毀。目前，保管在淮北礦業(yè)集團(tuán)公司檔案館過(guò)期會(huì)計(jì)檔案數(shù)量很大，為保管這批檔案擠占了庫(kù)房容量，浪費(fèi)了人力物力，很有必要對(duì)此進(jìn)行研究，分析其原因，采取一些有效措施，妥善加以解決。

1 企業(yè)會(huì)計(jì)檔案鑒定銷(xiāo)毀中存在問(wèn)題剖析

1.1 在鑒定銷(xiāo)毀工作中怕冒風(fēng)險(xiǎn)擔(dān)責(zé)任

《檔案法》第二十四條中提到對(duì)“損毀、丟失或者擅自銷(xiāo)毀屬于國(guó)家所有的檔案的”要依法追究刑事責(zé)任。因此，對(duì)未到期的會(huì)計(jì)檔案或者到期但仍有憑證和參考價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案擅自進(jìn)行銷(xiāo)毀的，也應(yīng)追究其領(lǐng)導(dǎo)或部門(mén)法律責(zé)任。由于有時(shí)在對(duì)到期的會(huì)計(jì)檔案鑒定時(shí)不能做到百分之百準(zhǔn)確的原因，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)或部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)怕冒風(fēng)險(xiǎn)，往往采取保守做法，那就是將到期的會(huì)計(jì)檔案實(shí)行延期保管或一律從長(zhǎng)保管。另外《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》中并沒(méi)有明確對(duì)不開(kāi)展過(guò)期會(huì)計(jì)檔案鑒定銷(xiāo)毀活動(dòng)的行為追究責(zé)任，出于避害趨利的心理，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)一般選擇放棄銷(xiāo)毀或不在過(guò)期會(huì)計(jì)檔案鑒定銷(xiāo)毀審批表上簽字。

1.2 國(guó)有企業(yè)缺乏檔案工作經(jīng)濟(jì)效益意識(shí)

企業(yè)會(huì)計(jì)檔案除了按“八防”即：防火、防盜、防光、防潮、防塵、防蟲(chóng)、防鼠、防有害氣體等方面花出一定費(fèi)用外，還要在保存空間（庫(kù)房）、裝具、人力等方面支出一定的費(fèi)用。綜合以上費(fèi)用，可得出大約每卷檔案保管費(fèi)用在150元/年左右。按此計(jì)算，目前本館到期的會(huì)計(jì)檔案0.7萬(wàn)卷以上，占整個(gè)會(huì)計(jì)檔案的32.7%以上，其中過(guò)期的會(huì)計(jì)檔案數(shù)量在0.7－0.8萬(wàn)卷之間，則每年需支付105-120萬(wàn)元的費(fèi)用。這樣對(duì)于年產(chǎn)值過(guò)百億元的國(guó)有企業(yè)來(lái)說(shuō)不算什么，而如果放在私人企業(yè)或民營(yíng)企業(yè)上肯定行不通，這就是國(guó)有企業(yè)缺乏經(jīng)濟(jì)效益意識(shí)的緣故。隨著淮北礦業(yè)集團(tuán)公司經(jīng)濟(jì)建設(shè)的不斷深入和發(fā)展，會(huì)計(jì)檔案數(shù)量日益劇增，檔案庫(kù)容趨于飽和。為了克服會(huì)計(jì)檔案數(shù)量的無(wú)限增長(zhǎng)與有限保存能力之間的矛盾，最終解決的辦法就是企業(yè)檔案管理要與企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益掛鉤。因此，會(huì)計(jì)檔案鑒定時(shí)，必須考慮并控制檔案的利用價(jià)值與保存成本之間的比例，摒棄那些不計(jì)成本、多多益善的觀念。同時(shí)，還要斟酌一下每卷檔案的保存價(jià)值，即是否值得保存、值得保存多久。

1.3 人員編制問(wèn)題影響對(duì)會(huì)計(jì)檔案的鑒定銷(xiāo)毀工作

按照勞動(dòng)人事部、國(guó)家檔案局1985年頒布的《地方各級(jí)檔案館人員編制標(biāo)準(zhǔn)(試行)》的規(guī)定，檔案館人員編制是按照館藏檔案(包括具有參考價(jià)值的資料)數(shù)量計(jì)算，即以館藏檔案一萬(wàn)卷確定編制為基數(shù)：地、縣(區(qū))及縣級(jí)市檔案館五人，如館藏不足一萬(wàn)卷，編制可適當(dāng)減少，但不少于三人；地區(qū)級(jí)城市檔案館七人；省、自治區(qū)、直轄市及其他大城市檔案館十人。如果館藏超過(guò)一萬(wàn)卷不足三十萬(wàn)卷的，其超過(guò)部分按每增加五千卷增配一人；超過(guò)三十萬(wàn)卷的，其超過(guò)部分按每增加七千卷增配一人。由于受到人員的限制和工作量大的因素，國(guó)有企業(yè)檔案部門(mén)往往出于自身利益考慮，不會(huì)積極、主動(dòng)地開(kāi)展對(duì)到期會(huì)計(jì)檔案鑒定銷(xiāo)毀工作的活動(dòng)。雖然這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)已經(jīng)試行20余年，但一直存在著如何使檔案館人員編制標(biāo)準(zhǔn)與檔案館藏量更趨于科學(xué)化和合理化的配置問(wèn)題。其原因：一是檔案現(xiàn)代化管理手段逐步提高；二是此標(biāo)準(zhǔn)不符合企業(yè)“精簡(jiǎn)、高效”的原則；三是標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置幅度應(yīng)隨社會(huì)發(fā)展進(jìn)步而不斷調(diào)整，如果還按原有方案配置人員，已經(jīng)與時(shí)代發(fā)展不相適應(yīng)，也會(huì)造成人力資源的浪費(fèi)和人事編制工作的混亂。

2 企業(yè)會(huì)計(jì)檔案鑒定銷(xiāo)毀中的對(duì)策

2.1 轉(zhuǎn)變觀念優(yōu)化館藏提高效益

在實(shí)際工作中，要轉(zhuǎn)變那種“怕?lián)?zé)任、工作量大”的觀念，要從提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的戰(zhàn)略高度正確地看待和重視這項(xiàng)工作。檔案保管的目的在于利用，檔案保管和提供利用這個(gè)過(guò)程本身就是為了追求某種經(jīng)濟(jì)效益，所存檔案若不能滿(mǎn)足社會(huì)和企業(yè)發(fā)展的需求，那就得不償失，那么保管檔案就變成了無(wú)效勞動(dòng)。特別是在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的今天，在檔案部門(mén)財(cái)力有限、庫(kù)房緊張的狀況下，迫切需要轉(zhuǎn)變只重視社會(huì)效益而忽視經(jīng)濟(jì)效益的觀念，重視并積極開(kāi)展對(duì)到期會(huì)計(jì)檔案的鑒定銷(xiāo)毀工作，從而優(yōu)化館藏，提高經(jīng)濟(jì)效益。

2.2 制定規(guī)范、可行的會(huì)計(jì)檔案鑒定銷(xiāo)毀制度

要加強(qiáng)對(duì)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案鑒定銷(xiāo)毀方面法律法規(guī)的研究，以便有利于指導(dǎo)實(shí)踐。檔案部門(mén)應(yīng)注重學(xué)習(xí)和研究一些操作性強(qiáng)的工作規(guī)范和工作標(biāo)準(zhǔn)，并結(jié)合本企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)實(shí)際，制定出適合本企業(yè)會(huì)計(jì)檔案鑒定銷(xiāo)毀的工作細(xì)則、工作規(guī)范和工作制度，并加以實(shí)施，使企業(yè)會(huì)計(jì)檔案鑒定銷(xiāo)毀工作更為規(guī)范化、制度化。

2.3 采取措施創(chuàng)新檔案鑒定銷(xiāo)毀機(jī)制

2.3.1 把檔案鑒定工作納入企業(yè)內(nèi)控制度

要想把會(huì)計(jì)檔案的鑒定銷(xiāo)毀工作落實(shí)到位，就必須把它納入到企業(yè)內(nèi)控制度，并且每年按內(nèi)控流程定期開(kāi)展對(duì)過(guò)期會(huì)計(jì)檔案的鑒定銷(xiāo)毀工作。鑒定銷(xiāo)毀工作并不是可干可不干的事情，而是必須要做的工作。在內(nèi)控流程中應(yīng)明確界定各環(huán)節(jié)人員的工作職責(zé)以及應(yīng)承擔(dān)的權(quán)利和義務(wù)，通過(guò)合理、科學(xué)的規(guī)范管理，盡可能地避免人為因素對(duì)會(huì)計(jì)檔案鑒定銷(xiāo)毀工作產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)。

2.3.2 在政府檔案管理部門(mén)中成立檔案鑒定銷(xiāo)毀機(jī)構(gòu)

在檔案鑒定銷(xiāo)毀時(shí)，除了企業(yè)必須嚴(yán)格履行相關(guān)程序，成立企業(yè)檔案鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組，組織鑒定臨時(shí)機(jī)構(gòu)，會(huì)同涉及所銷(xiāo)毀檔案的有關(guān)部門(mén)聯(lián)合進(jìn)行審查與鑒定，制作出銷(xiāo)毀清冊(cè)，報(bào)上級(jí)主管領(lǐng)導(dǎo)和主管部門(mén)審批外，還應(yīng)在各級(jí)政府檔案部門(mén)中成立檔案鑒定銷(xiāo)毀機(jī)構(gòu)，定期對(duì)企業(yè)過(guò)期會(huì)計(jì)檔案鑒定銷(xiāo)毀工作進(jìn)行指導(dǎo)。因?yàn)闄n案行政管理部門(mén)、檔案館的鑒定專(zhuān)家以及富有實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)的人員組成的檔案鑒定銷(xiāo)毀機(jī)構(gòu)最具有代表性，更具權(quán)威性，這也符合當(dāng)今政府進(jìn)行職能轉(zhuǎn)變，為企業(yè)服務(wù)的大方向和趨勢(shì)。檔案鑒定銷(xiāo)毀機(jī)構(gòu)專(zhuān)職負(fù)責(zé)檔案鑒定、會(huì)計(jì)檔案的存留與銷(xiāo)毀問(wèn)題的研究及經(jīng)常性的檔案鑒定銷(xiāo)毀工作，這樣就可以保證企業(yè)會(huì)計(jì)檔案鑒定銷(xiāo)毀工作始終處于被監(jiān)督或受控的狀態(tài)，使之成為常態(tài)化的工作，從而可以提高企業(yè)的管理效果。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，企業(yè)會(huì)計(jì)檔案鑒定銷(xiāo)毀工作是企業(yè)檔案管理工作的一部分，必需從企業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略高度正確地看待和重視這項(xiàng)工作。要從提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益入手，轉(zhuǎn)變那種“怕?lián)?zé)任、工作量大”的觀念，進(jìn)一步優(yōu)化企業(yè)會(huì)計(jì)檔案鑒定銷(xiāo)毀工作機(jī)制和工作規(guī)范，切實(shí)地做好這項(xiàng)工作，為提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益做出貢獻(xiàn)。