淺議檔案信息開發利用途徑

陳金煥

(平煤股份十二礦，河南 平頂山 467013)

檔案信息資源在國家建設中發揮了越來越重要的作用，為當代中國社會的發展、進步和繁榮做出了突出貢獻。因此，檔案信息資源日益受到國家的高度重視，大力開發利用檔案信息資源勢在必行，前途光明。

1 檔案信息化建設的現狀

檔案信息化建設不僅要面對資金、館藏結構、配套設施及制度、社會檔案意識等諸多“老大難”問題，而且也受新的環境、新的對象或新思維等制約。究其原因，主要有以下幾個方面的問題：

一是重視程度不夠。因為檔案不能直接產生經濟效益。可能若干年以后才發揮它的作用。也正如此，有些檔案工作者對新形勢的發展缺乏清醒的認識，不同程度地缺乏市場經濟意識，思想觀念仍然停留在“重管輕用”上，依舊把管好檔案作為檔案工作的重點，認為只要按時接收，按時開放，提供憑據就行了。對于如何開發檔案信息資源，提高檔案利用率想得少。沒有充分認識到檔案信息的潛在作用，致使給領導溝通少、工作匯報少，造成單位的領導、部門不重視，這樣檔案信息化工作就很難開展。

二是人才不足。檔案信息化建設對人才的需求相對廣泛，因為不同門類的檔案需要不同專業人員，不同的工作對象、工作內容。為此，需要從教育、培養、引進等多角度多渠道提高檔案人員的綜合素質，優化人才結構。

三是基礎建設落后。一些企業檔案館用于開發利用的業務基礎建設，遠遠不能適應時代發展的要求。一是人、財、物難解決，主要表現為機構不健全，人員不到位，經費不保障。二是教育培訓制度不完善，致使檔案人員專業知識匱乏，開發能力低下。不思進取，缺乏責任心、使命感和奉獻實干精神。三是檔案信息收集的渠道不暢通。四是歸檔的文件材料不完整等。從檔案信息開發利用的實踐看，沒有完善的業務基礎建設，檔案信息開發利用工作舉步維艱，勢必成為無源之水，無本之木。

2 加強檔案信息開發利用的必要性

開發利用檔案信息是檔案工作為社會主義現代化建設服務的重要途徑，是檔案工作自我完善的主要內容。檔案工作的最終目的是有效地開發檔案信息資源，最大限度地服務大局、服務社會、服務人民。只有這樣，才能真正創造出最佳的效益。

(1)檔案信息是整個社會信息資源的一部分，它潛在的價值只有通過開發利用才能顯現出來。通過快速的信息交流，滿足社會各界日益增長的對檔案信息的需求，實現檔案信息資源在全社會范圍內的充分共享，已經成為當前信息環境下檔案信息資源開發利用的發展趨勢。檔案信息資源的合理開發利用，對于推動全社會的管理和建設、社會政治和經濟的發展、社會和經濟效益的提高，無疑具有重要的現實意義。

(2)開發利用檔案信息資源是促進社會主義精神文明建設的需要。大力開發檔案信息資源，提供豐富的檔案史料，是社會主義精神文明建設的重要步驟。檔案作為各項歷史活動的記錄，是開展政治教育的重要內容，利用檔案中的生動素材進行各項專題教育可以收到預想不到的效果。因此，從檔案文件中挖掘出具有宣傳價值的史料，可以幫助人民群眾特別是青少年認識中華民族的悠久歷史和燦爛文化，可以使他們了解歷史進步的軌跡，掌握時代發展的脈搏，可以使他們自覺地宣傳黨的光輝歷程和英雄人物的感人事跡，進行生動的革命傳統、愛國主義、集體主義和社會主義教育。

3 開發利用檔案信息的途徑：

3.1 更新思想觀念，確立檔案信息資源開發利用工作的地位

首先，從事檔案工作的干部職工，要解放思想，更新觀念，勇于改革，善于創新，明確檔案信息開發利用的好壞是衡量檔案工作優劣的尺度和標志。要破除“重管輕用”的觀點，每位檔案工作者都必須熱愛自己的工作，克服“無所作為”、“不求進取”等消極落后的思想認識，愛崗敬業，銳意進取，這是做好檔案信息開發利用的前提和條件。其次，各級黨委和政府分管檔案工作的領導，要重視對檔案信息開發利用工作的領導，在人、財、物等方面向檔案信息開發利用工作傾斜，使檔案信息開發利用工作能在高起點、高標準的基礎上開展，真正在當地經濟建設和社會事業發展中起到引導和服務作用。同時，檔案部門也應樹立超前意識，立足于出成果，出精品。

3.2 加強基礎建設，努力提高檔案管理水平

一要抓庫房基礎建設。檔案庫房基礎設施的建設和配置，是檔案安全保管和有效利用的物質基礎。因此，檔案部門要積極主動地向領導匯報，加大對檔案庫房基礎設施、設備建設的經費投入。二要抓業務建設。落實檔案“三三四四”管理制度。(即“三集中”：檔案存放在統一檔案室、人員集中、統一管理。“三納入”：納入企業領導的工作議事日程、納入規章制度、納入崗位責任制度。“四參加”：及時參加產品鑒定、科研課題審定、基建項目驗收、設備開箱驗收或引進項目接收。“四同步”：企業下達項目計劃任務與提出項目文件材料的歸檔要求同步、檢查項目計劃進度與檢查項目文件材料積累情況同步、驗收、鑒定項目成果與驗收、鑒定項目文件材料歸檔情況同步、項目總結與項目文件材料完全歸檔同步)。在領導的支持下，目前我礦已建成文書、財務、科技、人事庫房分類集中檔案庫房及檔管室、閱覽室、資料室、目錄室、機要室、史志辦公室等分類集中辦公室，專職檔案員集中在檔管室辦公，全礦所有檔案統一歸檔案科管理，實現了檔案、人員、管理三集中；各級檔案部門要加強對檔案信息資源開發利用工作，成立領導小組，實行領導一把手負責制，確定了檔案工作的主管領導和檔案機構責任人。制訂檔案信息資源開發利用的計劃，爭取將其納入企業領導年終報告之中。

3.3 強化服務意識

要先徹底改變這種只重視管理而輕視服務的思想。檔案工作的最終目的是通過記錄歷史為現實與未來服務，管理是實現服務功能的手段。檔案工作必須突出“服務”主題，把工作重點放在各級領導決策服務、為各部門工作服務、為社會各界和人民群眾服務上，尤其要把為經濟建設服務放在首位。檔案部門要始終把握大局，努力成為各級黨委和政府決策的“信息庫”，推動檔案信息資源盡快轉化為經濟成果。檔案工作不能圍著柜子轉，檔案工作者不應是被動的“保管員”，而應是主動的“服務員”。

3.4 以多種形式宣傳檔案

一種是固定形式。即在檔案室內設置展覽廳進行長期展覽。例如：我單位在礦慶55周年時，為宣傳企業風雨歷程，把每年所獲國家級、省級、市級、公司級榮譽展現在展廳，使企業員工很直接看到企業的發展及珍惜企業所獲得的榮譽。使他們倍受鼓舞，更加努力工作。另一種是利用宣傳排牌的形式。利用每季度宣傳活動為契機，從檔案的重要性、檔案保密性、檔案的利用性等方面進行宣傳。增加企業職工對檔案的了解及作用。最后一種是利用競賽的形式。分戰線、分類別，分別從文書、科技、人事、會計這四類檔案中出不同形式的必答題、搶答題來達到廣泛宣傳檔案法、檔案知識。

3.5 做好檔案信息的編研工作

檔案編研工作作為檔案業務建設中的一個重要組成部分,其工作的重要性、艱巨性和研究性已為廣大檔案界同仁所認識,并在檔案服務于社會的工作中發揮了積極的作用。隨著社會主義市場經濟的建立,社會各項事業對檔案信息資源的需求日益增大，做好編研工作應注意以下幾點。

第一，選題要多樣化。我們屬于煤礦企業，檔案材料種類多數量大，內容豐富，為編研工作提供了廣泛的舞臺，但并不意味著隨手可編，想編什么就用什么，不僅僅限于“大事記”呀，“組織沿革”呀，“會議簡介”呀等等。必須結合我們生產建設實際來選題，應該側重于煤炭開采、科技進步、經營管理等方面進行選題匯編，為利用打好基礎。

第二，選材要專題性。企業檔案的編研工作素材占有量要注重其廣泛性。面對一個大企業的多種檔案，內容多，編研時必須有一定的傾向性、專題性。要選取最能反映主題內容的有代表性的材料，摘選有利用價值的部分來歸納、加工、綜合匯編。

第三，編寫要細。摘抄各種數據要準確無誤，綜合概括要忠實原文和“本來面目”，形成材料要系統完整無差錯。