提高科技論文編輯加工質量和效率的幾個技巧

□ 王 耘 馮金東 劉 飚

科技期刊的編輯工作量大而繁雜，源源不斷、日新月異的稿件和郵件稍不留意就會出錯。對于初入行的編輯工作者而言，更會無所適從，畏手畏腳。從概率的角度，數目極其龐大的工作量中有偶爾的小差錯是情理之中的小概率事件，但是對于稿件作者而言，這種差錯卻是100%的必然事件，會嚴重影響期刊在作者、讀者中的學術地位。事實上，任何事物都是有規律的，只要勤動腦、勤動手，多聽、多問、多做，必能如“庖丁解牛”般應對自如、游刃有余，最大限度地將錯誤率降到最低。尹萌芽利用人類認知的一般特征對科技論文中的邏輯銜接、術語規范性及筆誤差錯等常見問題進行差錯分析；黃鸝從規范的量名稱及量符號的使用方面，探討如何提高期刊的編輯加工質量；劉巖等從科技文稿內容、格式、形式三個方面論述了如何對文稿編輯加工以更符合出版規范和要求；張鳳等針對科技論文編輯加工中文章結構的調整、數據及公式的準確性和正確性、參考文獻的精確性等重難點問題進行探討；張東濤等認為科技論文編輯加工的重點在于論文論點充分鮮明的表達及語句、語法等細節問題的細致修改。本文通過稿件動態的實時更新、作者最終版決定權的回歸、格式化條款的積累、word技巧的應用等處理方式和方法，解決稿件狀態多變、稿件最終版決定權的歸屬、專業性知識的準確性、稿件編排中規律性問題的查漏補缺等四個方面中相應的常見問題，提高科技論文編輯加工質量和效率。

一、稿件動態的更新

科技期刊稿件類多、量大，需要處理的事情瑣碎、繁雜，并且針對不同稿件需要進行的工作也有很大的差異性。有的稿件需要多次同作者就某一問題進行溝通、修改；有的作者回復郵件不及時，需要對稿件進行催修；有的作者一次修改僅完成了編輯部的部分要求……凡此種種，僅憑投稿平臺中的簡單狀態不足以記錄稿件的詳盡情況，且每次登錄投稿系統也耗時費力。對此，不妨養成實時記錄稿件更新狀態的習慣，使稿件狀態“動起來”：將投稿平臺中不記錄的細節用專門的紙質或電子文檔以表格式或條款式做簡明扼要的記錄，并隨時更新。所記錄的信息主要包括：作者、題目、收稿日期、修改日期、第幾次修改、修改概要、目前狀態，等等。將所作的記錄按照日期或擬安排的卷、期等方式歸類、排序，則有條不紊，一目了然，使原本混亂的稿件狀態富有條理性，極便于隨時查找。另外，與作者就稿件進行郵件溝通的郵件形式也能起到記錄修改稿狀態的作用，可作為輔助手段；但是，前提是在郵件中要求作者直接采用郵件的“回復”功能，保留每一次郵件記錄，包括郵件主題和郵件內容。

二、稿件最終版決定權的歸屬

稿件的最終版，亦即決定印刷的最終稿件，其所有內容都應經過作者本人的認可，編輯部不能剝奪作者對最終稿的決定權。如果不經過作者認可，即將經編輯加工的稿件定版印刷，極易出現加工過度的問題，有時會造成不可挽回的后果，也會大大影響期刊在學術群體中的聲譽。例如，筆者在編輯稿件時遇到以下句子：“探針液：正辛烷（AR）、二碘甲烷（AR），乙二醇（AR）購自國藥集團化學試劑有限公司；”句中的標點使得該句話的意思模棱兩可。如果標點無誤，則意思應為探針液只包括正辛烷（AR）、二碘甲烷（AR），未指明產地；而另一種指明了產地的試劑乙二醇（AR）則不屬于探針液。但是如果句中的逗號應為頓號，句子的意思則為三種試劑均為探針液且產地相同。以上兩種意思都解釋得通，但是作者的意思只有一種，如果不通過作者的確認而妄加定奪，則會出現科學性“硬傷”。再如，作者稿件中的基金項目如果有多個的話，其順序按常理一般是國家級項目排在最前，然后是省市級、校級等，但是也有極個別的作者會根據自己的特殊情況按需排序。當編輯部的常規處理與作者的需求沖突時，本應“錦上添花”的修訂便成了“傷筋動骨”的失誤，而這是有悖于編輯工作的初衷的。對此，作者對稿件最終版決定權的回歸是最好的解決方法：將編輯部對稿件所作的所有修訂以批注的方式呈現給作者并由作者確認修訂稿件的最終狀態，不僅可以避免因缺乏交流而造成不可更改的后果，而且可以使作者了解編輯對其稿件所做的工作和貢獻，加深彼此的理解和溝通。

三、格式化條款的積累

科技期刊都有其所偏重的專業性，這就要求編輯不僅要熟練掌握科技期刊的編輯規范，而且還要熟悉本刊專業稿件的常用術語和專業描述。但是“術業有專攻”，編輯畢竟不是相應專業出身的研究人員，在處理專業性極強的稿件時，除了多與同行、作者溝通、交流外，一個事半功倍的應對方法是：積累本刊常見的專業性較強的條目，將其格式化為條款，保證知識的準確性。以《中國粉體技術》稿件中的常見專業術語及描述為例，關于X射線衍射譜圖所作的格式化如下：X射線衍射分析簡稱XRD，作物相分析；圖中的線稱為譜線；中文圖題一般為“……的X射線衍射譜圖”；英文圖題一般為“XRD pattern（s）of…”；橫軸上的量為2θ/（°）；縱軸上的量如果是衍射強度I，則單位為s-1，如果是相對強度，則無單位，如果縱軸上無標值，則刪標目。再如，類似d10、d50、d90等形式，需在第一次出現時作如下注解：“d10、d50、d90分別是累積體積分數為10%、50%、90%時對應的顆粒粒徑。”再如，“Fluent軟件”中的軟件名稱可只大寫首字母，表示其為1個單詞；而與其相對的，“SIMPLE算法”中的算法名稱“SIMPLE”需全大寫，因為其為算法全稱“Semi-Implicit Method for Pressure Linked Equations”的首字母縮寫，而非單詞“simple”。類似的還有“CASTEP軟件”，等等。將此類常見問題格式化為條款形式，不僅可以節省大量重復查證、交流、討論的時間，避免相同問題的無謂重復，而且還可使整本期刊的稿件在技術上保持統一體例。

四、word技巧的運用

word文檔處理技巧的充分、熟練運用可以為稿件的編輯加工提供方便、快捷的工具。word文檔處理技巧諸多，需在實踐中多加嘗試、潛心研究才能得心應手、運用自如。僅舉數例如下：英文摘要及英文圖題、表題中英文單詞的標注及更正功能，使輸入錯誤的單詞一目了然且極易修改；標題序號及參考文獻序號的自動標號功能，可避免序號不連貫的低級錯誤；值得一提的是，查找功能在快速、有效地核查參考文獻在正文中是否順序引用時是不可或缺的，例如應使用阿拉伯數字場合中的漢字都要改為阿拉伯數字，將“兩種”、“五根”改為“2種”、“5根”，再如，將不規范的簡稱“MH”改為全稱“Mg（OH）2”，等等。對稿件中的多處作同樣修改時，查找功能可保證無漏網之魚。

五、結語

科技期刊的編輯工作中稿件狀態日新月異，需實時有條理地記錄和更新稿件動態，使稿件的歷史狀態和最新狀態一目了然；作者對稿件最終版決定權的回歸，可以避免專業術語的錯誤等科學性硬傷及描述方式違背作者本意等問題的出現；格式化條款的積累，可以以模式化的方式編輯規范常用的專業性問題，省時省力地使稿件在技術上保持統一體例；應用word技巧對稿件進行查漏補缺，保證了規律性問題徹查的萬無一失。總之，只要在編輯加工過程中，潛心學習和研究提高科技論文編輯加工質量和效率的方法和技巧，定會事半功倍地加工出優質稿件。[本文系國家自然科學基金項目（61374002）]

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