現代人力資源管理視角下的高校人事檔案管理

李淑艷

（江蘇經貿職業技術學院人事處，江蘇南京，211168）

隨著我國高職教育教學和人事制度改革的不斷深入，高職院校人事管理模式也隨之發生轉變，由過去傳統的“以事為中心”的人事管理發展為現代的“以人為中心”的人力資源管理。人力資源管理是高職院校管理的核心，高職院校是高知識、高技能人才的聚集地，發現人才、培養人才、合理使用人才是高職院校人力資源管理的重中之重。而人事檔案作為個人和社會的實踐載體，在人才的選擇、培養、使用和考核等工作中發揮著巨大作用。為此，高職院校有必要創新人事檔案管理，充分挖掘檔案信息資源，為全面促進人力資源開發服務。

1 人事檔案與人力資源管理的關系

人事檔案是國家機構、社會組織在人事管理活動中形成的，記錄和反映個人經歷、思想品德、學識能力、工作業績，以個人為單位集中保存起來以備查考的文字、圖表及其他各種形式的歷史記錄。具有現實性、真實性、動態性和機密性的特點。

人力資源管理，是指運用現代化的科學方法，對與一定物力相結合的人力合理的培訓、組織和調配，使人力、物力經常保持最佳比例，同時對人的思想、心理和行為進行恰當的誘導、控制和協調，充分發揮人的主觀能動性，使人盡其才，事得其人，人事相宜，以實現組織目標。具有動態性、戰略性、前瞻性、系統性的特點。

人事檔案管理是人力資源管理的重要組織部分。兩者相輔相成，不可分離，人力資源管理的核心是以人為中心，強調對人的管理，尊重人，重視人，根本目標是知人善任，選賢舉能。而要知人，就要全方位的了解人，了解的方法除直接考察人員的現實表現外，還必須通過人事檔案掌握其全面情況。人力資源的合理配置、人才培養、人事管理、社會保障等工作都需要真實、可靠的人員信息為依據和支撐，而這些信息的獲取和利用，而人事檔案的科學化、規范化管理，又會促進人力資源的開發和管理水平的提升。

2 創新人事檔案管理，提升高職院校人事檔案在人力資源管理中的支撐和服務功能

2.1 運用信息化手段為領導決策提供數據支撐

目前，江蘇各高校人事檔案基本上都已經實現了紙質檔案的實體管理和信息化管理并重的管理模式，并正在逐步推進人事檔案數字化建設，實現人事檔案原件紙質管理和數字化管理的雙軌制運行模式。以江蘇經貿職業技術學院為例，我校2000年開始使用江蘇省委組織部研發的干部人事檔案管理系統軟件，2008年11月開始使用省委組織部與益康信達軟件技術有限公司聯合研發的新版系統組織（人事）管理信息系統（高校網絡版），該系統由四套組件構成，即干部信息系統、檔案管理系統、干部檔案原件管理系統，領導查詢系統。并根據需要在不斷升級和完善。在組織人事部門內部通過局域網連接，可以多個用戶在多臺電腦上同時操作，數據實時共享。不同工作類別人員按照不同權限，通過不同的系統在同一數據庫中進行工作，滿足不同工作的要求。人事檔案管理已由從前的以手工管理為主轉化為以計算機管理為主。實現了干部檔案日常工作計算機管理，可方便地完成檔案基本信息錄入、查詢；檔案的轉進轉出；檔案目錄的錄入、打印及零散材料管理；檔案“四統一”管理；各種規范登記簿生成及人員基本信息分項統計等相關工作。及時更新和維護，保證人事檔案信息實時動態更新。統計信息實現與人員數據庫及時聯動，可以方便快捷地提供各種最新數據需求，可按性別構成、年齡結構、學歷結構、職稱結構等多角度進行統計分析；根據不同需求輸出圓餅圖、柱形圖、折線圖等多種格式統計圖和二維統計表，一目了然。為領導決策提供翔實可靠的信息數據支撐。

2.2 開發人事檔案信息資源為師資隊伍建設服務

我國職業教育的發展迎來高潮。師資隊伍是教育發展的基礎條件，只有盡快培養一支業務熟練、技能精良的師資隊伍，職業教育的跨越式發展才有可能實現。然而，與快速擴張的職業教育規模相比，師資力量不足問題日益突出。在學生數量迅速增長的同時，師資隊伍卻相對發展緩慢。數據顯示，目前我國高職學校的生師比遠未達到教育部規定的18：1至15：1的標準，而且還存在結構不合理、知識技能要求不達標等問題。解決高職院校師資人才短缺、結構不合理問題的有效途徑是培養與引進相結合。因此，要充分挖掘人事檔案信息資源，應用人事檔案信息系統的統計數據，分析各專業現有教師的類型結構、學歷層次、職稱級別、年齡結構等，制定出切實可行的人力資源培養計劃，鼓勵教師提升學歷學位、有計劃地輪流選派教師參加非學歷學位進修培訓，安排教師到企業掛職鍛煉，做訪問工程師等，促使教師盡快具備雙師素質。還可以利用人檔案信息資源了解教職工相關信息，根據不同人才的能力和特點的不同，因事擇人，用人以治事，充分發揮人才的相對優勢，促進人才在各部門之間合理有序地流動，做到人盡其才，才盡其用，用好人才，用足人才，實現人力資源的合理配置。

2.3 創新人事檔案管理理念，保障人事檔案知情權

人事檔案作為人才信息資源的載體，人事檔案信息也歸屬于公共信息資源，屬于信息公開的范疇，應取之于民，用之于民。但由于人事檔案具有機密性這一特點，為了確保人事檔案的保密和安全，現行的人事檔案管理制度明確規定：“任何個人不得查閱和借閱本人及其直系親屬的檔案”，人事檔案的管理過程一直是完全保密的，人事檔案對個人一直蒙著一層神秘的面紗。其實人事檔案的很多材料都是由每個人自己填寫和簽字完成的，可以說每個人都是自己人事檔案建立的參與者，可他們卻對自己的檔案知之甚少，不知道檔案當中都有哪些材料。現今人們對人事檔案信息的需求不斷增加，對人事檔案知情權的訴求欲加強烈。作為人事檔案的管理者要站在科學發展的高度，解放思想，更新觀念，勇于創新，樹立“以人為本，立檔為民”的服務意識。在開發檔案信息資源的同時，適度公開人事檔案信息，允許本人和及其他需要者通過一定的程序利用人事檔案，讓檔案信息流動起來，變死檔案為活信息，提高檔案利用效率。保障人事檔案知情權的實現。如何在保證人事檔案的機密性和安全性的前提下，向教職工本人和有關部門合理適度公開人事檔案信息，這是每一個檔案工作者面臨的一道難題。難就難在“合理”二字，哪些內容可以開放，把握好這個度是關鍵。既要維護人事檔案的完整與安全，保護國家組織機密和個人的隱私權，又要盡量滿足個人和相關部門的知情權，保持知情權和隱私權的統一。“三齡二歷”（年齡、工齡、黨齡、學歷、簡歷）是人事檔案的核心內容，也是利用最多、最頻繁的。每卷人事檔案都要進行“三齡二歷”的審核，并打印出基本信息審核表，本人簽字確認，組織蓋章。筆者認為這些基本信息對本人無密可保，可以向本人和有關部門適度公開，但是關于個人考察評價、處分、及有關身心健康等隱私材料是要絕對保密和限制利用的，既要保障人事檔案知情權，又要保護個人的隱私權。同時，教職工本人了解檔案信息內容，一方面可及時發現檔案中存在的問題，及時補充完善；另一方面以后再填寫檔案材料時，就會認真仔細，內容規范準確，不會隨意亂填。使人事檔案更加真實、規范，既提升了案卷質量，又維護了當事人的合法權益。

2.4 創新服務方式，構建利用平臺，實現資源共享。

雖然江蘇各高校都使用了組織人事信息管理系統，人事檔案實現了信息化管理，但由于人事檔案信息管理系統是不允許接入公共網絡的，只是在組織人事部門內部進行數據共享，其他人員和部門是無法登錄也不允許訪問的。人事檔案信息管理系統沒有和學校其他職能部門的相關系統進行對接，使人事檔案信息管理系統成為信息“孤島”，提供人事檔案信息利用的方式基本上還是“你查我找，你需要我提供”單一的服務方式。為推進人事檔案工作向資源建設型。我校于2013年構建了人力資源管理系統與培養平臺（以下簡稱平臺），平臺的基礎是數據庫，沒有數據，平臺便成為無米之炊，在平臺的構建過程中，工作量最大、最難的是信息數據的采集和錄入，信息的數量和質量對系統功能的發揮具有直接影響。為快速準確地獲取信息，首先，我們把人事信息管理系統中的相關數據導出，再導入到平臺中加以鎖定，這樣既節省了大量的人力物力和時間，又保證人員基本信息的真實、準確。同時讓教職工用自己的工號登錄平臺系統，在一周內完成已有信息的核對，對其他信息集如本人的教學、科研、獎勵、家庭成員變化等情況進行補充錄入，并用掃描儀或高拍儀等上傳相應支撐材料原件。對學歷學位、職稱等信息的歷次變化情況進行逐條添加并上傳相應的證書原件，所有信息錄入完畢提交。對原有信息有異議的可以提出申請，由人事檔案部門進行核查，確實有誤的予以更正。無誤的告知當事人并解釋清楚。平臺設置為二級管理模式，先由各部門（院系）的人事秘書審核本部門（院系）人員提交的信息和支撐材料。再由人事部門匯同組織部、教務處、科技處等相關部門，按照業務權限的分配分解任務，審核教職工提交的相關信息。如組織部負責審核職務、職級、政治面貌等信息；教務處負責審核教學情況；科技處負責審核科研情況；人事部門進行全面審核，保證了信息全面、真實、準確，實時動態更新。實現人事信息數據和平臺有效對接，平臺在校園網內開通。全校教職工和相關部門等授權用戶可通過該平臺方便快捷地查詢到所需要的人事檔案信息，提高了人事檔案利用服務效率，借助平臺實現人事檔案信息資源的有效共享。

2.5 運用人力資源管理與培養平臺，豐富檔案內容，提升人事檔案價值

人力資源管理系統按照人力資源管理的實際業務流程劃分進校管理、聘任管理、培養管理、考核管理、薪資管理、離校管理等若干個模塊，所有工作全部實行網上操作。平臺內的信息實時動態更新，由教務處負責定期更新教師的教學信息，科技處負責定期更新教職工的科研信息，組織統戰部負責及時更新職務職級和政治面貌信息。人事處負責及時更新職稱及人員變化等信息，教職工個人學歷學位發生變化、參加培訓、獲得獎勵等，可隨時登錄平臺在相應信息集下增加條目，錄入相應信息，上傳學歷學位證書、培訓證書、獲獎證書等原件然后提交，經人事部門審核確認后，信息相應變動，學歷學位變化的還要由人事檔案部門對照學籍材料進行審核，學籍材料沒有或不全的不予通過，直到補齊為止。有些教職工認為只要交個學歷學位證書就可以了，有的甚至根本不知道還有學籍材料，通過這些大大強化了教職工的檔案意識。人事檔案管理人員通過對照平臺上的信息，可以有針對性地及時向有關部門和個人收集、催要相關檔案材料，充實豐富檔案內容，根據工作對象不同，有選擇地收集不同個性化的材料。如對教學、科研、專業技術人員應重點收集反映其教學質量、教育教學成果、科研能力、技術專長、專業培訓等方面的材料，對行政、后勤等管理服務人員應重點收集反映其管理水平、行政能力、服務水平等方面的材料，保證檔案材料齊全完整，能夠全面地反映個人的真實情況，真正做到檔如其人。達到“觀其卷、知其人、用其才”的目的。并及時補充、更新人事檔案管理系統，做到檔案實體與檔案信

息相一致。為人才選拔、使用提供全面、完整、鮮活的信息，使人事檔案真正成為人才資源的信息庫。

創新人事檔案服務方式，實現人事檔案管理改革的新突破，是現代管理理念和實踐的探索。隨著信息技術和網絡技術的迅猛發展，深層次開發利用人事檔案信息資源，高職院校要加快人事檔案數字化建設，利用先進的技術設備，盡快將紙質檔案全部掃描到人事檔案原件管理系統，建立人事檔案全文數據庫，使人事檔案利用更加方便快捷，充分發揮人事檔案價值，為人力資源管理提供便捷高效的服務。

［1］鄧大平.科學化與信息化——高校人事檔案管理的新取向［J］.現代經濟，2007，（2）.

［2］羅月桂.公權與私權的平衡：公民人事檔案知情權充分實現的必要條件［J］.檔案，2011，（3）.

［3］王蓓.如何保障人事檔案知情權［J］.齊齊哈爾工程學院學報，2013，（4）.

［4］張家英.人事檔案利用的困境與突破［J］.檔案學研究，2012，（2）.

［5］郭芳.提升人事檔案在人力資源管理中作用與策略［J］.檔案管理，2014，（1）.

［6］力資源管理中人事檔案信息數據庫的支撐功能［J］.蘭臺世界，2011，（2）下.

［7］朱玉媛.現代人事檔案管理［M］.北京：中國檔案出版社，2002年版.