淺談水利工程驗收檔案資料的整理

□鄧植祥（東莞市水務工程質量安全監督站）

0 前言

對于水利工程建設來說，驗收檔案是十分珍貴的紀實資料，記載著項目管理的過程與結果，不但對項目施工全程進行了詳盡記錄，還再現了施工單位履行合同的實際情況。隨著我國建筑行業不斷擴大，市場競爭日趨激烈，規范管理驗收檔案，采用專業技術對資料進行整理，是施工建設企業競爭力發展的需要。在水利建設不斷進步的過程中，驗收檔案資料越來越多，整理難度不斷提高。筆者簡要闡述整理水利項目建設驗收檔案的內容分類和整理注意事項，并結合施工實際情況，對當前檔案管理工作提出一些優化措施。

1 管理驗收資料的準則

1.1 確保驗收資料真實可靠

工程驗收資料是隨時更新的，與工程進度保持著較高的同步性。驗收檔案管理人員要管理好工程施工單位、監理單位和工程建設單位的資料，檢查三方資料計算的工程量數據是否一致，確保三方資料與工程進度統一，這樣才能提高驗收資料的真實性與可靠性，使驗收資料準確地反映項目工程的實際情況。

1.2 確保資料完整全面

驗收檔案管理人員要隨時檢查檔案的完整情況，將檔案按照項目建設的時間順序進行排列，確保檔案記錄的時間點連續完整。如果在檢查檔案的過程中發現某一部分檔案有缺漏，管理人員要及時向上級反映，并盡快補全缺漏的材料。驗收檔案是工程項目后期評定的重要參考材料，同時驗收檔案還是工程造價核算的輔助材料，如果驗收檔案記錄不齊全，很有可能會影響工程結算的結果，使承包商蒙受經濟損失。

1.3 對檔案進行規范、統一管理

由于項目工程驗收檔案十分重要，因此每一份驗收檔案上都要有項目工程負責人的簽字或建設單位的公章才能確保檔案的真實性。檔案管理人員在整理檔案時，要仔細檢查驗收檔案后面加蓋的印章是否與建設單位的公章相符，并且要檢查檔案上的負責人簽字是否清晰有效。在整理好檔案后要將檔案統一裝訂成冊，并制作檔案封面，在封面上注明檔案內容，還要編寫檔案目錄，標注具體內容的頁碼。

2 驗收檔案的內容分類

按照工程進行階段劃分，筆者將水利工程驗收檔案進行如下分類：

2.1 工程前期的調查資料

建設項目立案文件以及獲批文件、工程項目招標企業的信息文件、項目可行性分析文件以及項目動工獲批文件、施工地點地理條件調查報告、項目工程設計草圖等。

2.2 工程施工階段資料

項目建設承包企業的資料文件、工程開工獲批文件、項目管理及施工人員的信息文件、建設機械設備簽證報告、工程設計變更報告及相關變更圖紙等。

2.3 質量監督管理材料

施工單位施工質量審查報告、建筑材料簽證文件、建材質量合格證明、建材生產商提供的材料檢測報告、施工單位和建設單位檢測建材質量報告以及監管部門抽樣檢查報告等。

2.4 項目工程質量評價檔案

隱蔽工程驗收簽證表、分部工程施工質量評定表及分部工程驗收鑒定書、單位工程施工質量評定表及單位工程驗收鑒定書、工程項目施工質量評定表、工程建筑外觀質量評定表、工程合同完工驗收鑒定書、工程項目竣工驗收自查工作報告、建筑試用期運行情況觀察報告等。

2.5 項目完工材料

工程竣工驗收鑒定書、項目竣工圖紙和設計圖紙、施工過程拍攝的相片及錄像材料。

2.6 項目工程量核算資料

項目竣工時工程量核算文件、工程量證明文件、工程竣工核算統計報告、核算支付文件、建設項目的保險文件、項目交保證明、業主審核工程量的意見等。

2.7 項目建設過程的監理單位管理檔案

項目工程監理規劃及監理實施細則、工程施工階段的監理工作日記及旁站記錄、監理單位下發的文件、工程監理月度報告、工程監理建材平行檢測報告、項目工程監理管理工作報告等。

3 管理驗收檔案的操作標準

管理驗收檔案的正確操作以及工作要點：驗收檔案必須與工程竣工藍圖一致，要符合編訂資料的相關規范；施工工藝檔案是審核項目工程質量的關鍵憑證，因此要確保施工工藝檔案全面、真實，并且要將檔案裝訂成冊；要將施工過程拍攝的重要相片、錄像以及錄制的音頻進行分類整理，并做好標注，方便日后調用；檢查驗收檔案是否加蓋了部門公章、重要資料上是否有負責人的親筆簽名；要將所有驗收資料進行劃分管理，每一本資料都要配上相應的封面和內容指引目錄，要將資料按照一定順序進行排頁，每一頁上都要有頁碼。重要的驗收文件不能用電腦打印必須要用人工手寫；記錄工程項目驗收檔案要用A4紙，并且要在頁面的左側騰出約2.50cm的位置用棉線進行裝訂。

4 優化水利工程驗收檔案整理的策略

4.1 加強教育提高檔案管理人員對驗收檔案的重視度

在水利建設項目中，建設單位要加強宣傳，對檔案管理人員進行職業道德教育，要讓管理人員了解到驗收檔案的重要性，讓他們認識到自己所肩負的責任。檔案管理人員要提高對驗收檔案的重視度，保證驗收檔案記錄進度與工程建設進度同步，嚴格遵循相關規定來管理驗收資料。

4.2 建立健全的項目工程驗收資料管理規章

建設企業要設立專門的檔案管理部門、調派具有較高專業能力的工作人員對檔案進行統一管理，并為檔案管理工作人員提供良好的工作條件。要參照水利建設項目的指標來訂立一套健全完備的驗收檔案管理條例，通過高效的管理方式監督檔案管理工作的執行情況。項目工程管理人員要給驗收檔案的整理、歸納過程提供指導意見，并定期檢查檔案整理情況，檢查重要檔案是否完整真實。

4.3 加強檔案管理監督考核力度

在水利建設項目最初動工時，就要開始整理相關的工程資料，并將資料歸納入檔。在每一個工程實施階段都要對檔案整理工作考察監督，按照項目工程的建設進度對資料整理工作進行管理，要提高對資料整理監督工作的重視，定期抽查檔案內容，檢查檔案是否記錄準確。這樣在工程完工進行項目驗收時，可以快速進行工程檔案移交。在整理記錄驗收檔案時，要確保檔案內容進度與工程施工同步，及時更新檔案內容，充實檔案記錄。

4.4 在進行項目驗收時要將驗收檔案作為主要參考資料

在水利工程完工進行項目驗收時，必須要整理好項目工程的驗收資料，根據驗收檔案記錄進行工程驗收，如果在檔案記錄中該項目存在施工不規范的地方，那么不能通過驗收審核。基于驗收檔案的重要性，驗收資料管理人員必須對驗收檔案進行多次反復審核，確保檔案真實有效，只有這樣才能使驗收資料發揮出真正效力。

4.5 建立檔案管理獎勵制，調動檔案管理人員的工作積極性

長期以來，檔案管理工作很少得到企業管理層的重視。但在社會發展的新時期，檔案資料對于企業發展的參考價值越來越高，因此，企業管理層應該轉變對檔案管理工作的態度，提高對檔案管理的重視，建立檔案管理獎勵制度，對于工作態度良好的檔案管理人員，要予以公開表揚，還可以發放一定的獎金以資鼓勵，這樣可以調動管理人員的工作積極性。

4.6 將現代電子信息技術引入驗收檔案管理工作

現代社會科學技術日新月異，尤其是電子計算機技術發展堪稱神速，目前已經被廣泛應用于各個生產領域。新時代的水利工程檔案管理工作也要與時俱進，與現代電子信息技術相結合，運用電腦儲存器來儲存驗收檔案資料，不但可以減少使用儲存倉庫，還大大提高了管理人員的工作效率。并且通過電子計算機，可以快速檢索資料、檢查檔案是否完整，還可以運用計算機來提高資料計算的準確性。

5 結語

綜上所述，在當代水利建設項目竣工驗收工作中，驗收檔案是工程項目驗收的重要組成部分，其中的工程量計算資料關系到建設企業的經濟利益，工程的原材料、中間產品的檢測和工程實體的抽檢檢測報告是保證和檢查工程質量的有效手段。因此，作為企業檔案管理工作人員，必須對竣工驗收檔案進行妥善管理，確保檔案資料完整統一、準確無誤、真實可靠，并且要核對檔案是否有工程負責人的簽字、是否加蓋了建設單位的公章。除了紙質檔案還要管理好相片、錄像和音頻檔案，將竣工驗收資料進行科學管理，為工程日后投入使用及維修提供有價值的參考建議。

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