工程項目管理中文件歸檔影響因素與對策分析

叢巧克

中國石油集團工程設計有限責任公司華北分公司 河北任丘 062552

工程建設過程中各個參見單位工程項目文件歸檔是該部門執行工程合同工作內容之中的一項十分重要的內容與環節，根據工程合同以及國家規定做好此項工作是各參見單位應該具有的職責。在長時間的工程建設項目文件歸檔工作過程之中，各個參建單位努力攻克各項困難工程項目文件歸檔工作作出了非常大的貢獻，且其成績尤為突出。然而，從對很多工地的了解也可以得知，在實際工作過程之中，有非常多的單位往往無法做到工程項目建設以及檔案管理的同步化進程，過程管控缺失或者不夠完善，從而導致后期工程項目文件歸檔存在較大的難度與較多的問題，常常使得工程項目進度緩慢。本研究主要對工程項目管理中文件歸檔影響因素進行分析，然后著重闡述了具體對策。

一、影響工程項目管理中文件歸檔的因素分析

筆者根據實際工作情況以及查閱相關文獻資料，現總結出如下幾點工程項目管理中文件歸檔的影響因素：

1.領導及員工檔案意識薄弱或欠缺

（1)領導方面

很多領導都忙于工程施工現場的相關事務，對于工程項目文件歸檔的工作則重視度不足或者欠缺。此種現象導致的直接后果就是會給整個單位的工程項目文件歸檔工作造成巨大的連鎖影響及反應。如單位竣工歸檔組織機構以及相應的制度建設、竣工歸檔工作計劃、責任劃分落實以及過程的管控均難以到位，而這些組織保證措施無法很好地落實，那么必然會給最終的項目文件歸檔工作帶來巨大的麻煩及隱患。究其原因，筆者認為主要由于：（1）領導檔案意識欠缺或者薄弱；（2）工程項目現場施工工作十分繁重，安全問題、工程進展問題等均是領導需要考慮的問題，因此導致了領導對檔案歸檔的重視度較低。

(2）員工方面

由于領導本身對檔案歸檔的重視度較低，而員工又是按照單位領導的指示及命令而開展工作的，因此，直接導致員工對檔案歸檔的意識也十分薄弱或者欠缺。存在的較為常見的現象就是：員工對檔案歸檔工作置之不理，覺得歸檔工作與自己毫無關系。此種現象直接導致的后果就是員工無法充分地發揮個人對項目文件質量的負責以及管控作用，從而會造成大量不合格的檔案歸檔文件的出現，從而大大阻礙了工程項目歸檔工作的正常進行。究其原因，筆者認為主要表現在：（1）單位領導本身對歸檔工作的重視度不足；（2）員工自身的歸檔意識薄弱；（3）培訓缺失，很多員工都對歸檔工作沒有一個很直觀的印象。

2.管理方面的影響因素

（1)項目文件質量無法滿足檔案歸檔的基本要求

對于大多數工程項目施工單位而言，雖然工程項目施工單位成立了竣工辦公室，然而在工程建設期間，單位文件的出入全在各個部門，大量的文件質量未得到合理而有效地控制。出現此種情況直接會使得最終的工程項目文件歸檔工作的順利實施埋下了巨大的隱患。究其發生的原因，筆者認為主要在于施工項目竣工辦公室未能很好地履行其應盡的職責。此外，渠道多元化也不利于檔案歸檔工作的順利進行。

(2）無法根據計劃及時完成項目文件歸檔

筆者發現，在實際過程中，施工單位竣工辦由于對工程項目文件完成的情況掌握及了解欠缺，根本不能制定出一套完整及合理的歸檔計劃，對項目文件完成和審核后進行整改完成的時間也不能夠進行很好的控制。此情況出現，直接造成工程項目文件過程歸檔計劃往往無法順利實施與完成，滯后較多，以至影響最終歸檔計劃的落實。究其原因，主要是由于受到“三個和尚”效應的影響嚴重，職責無法很好地進行落實到位。

二、工程項目管理中文件歸檔工作順利進行的具體對策分析

基于上述關于當前時期工程項目管理中文件歸檔的影響因素及產生原因的闡述與分析可以得知，應該采取強有效的措施確保工程項目管理中文件歸檔工作順利進行，具體而言，主要包括如下幾個方面的對策：

1.加強學習與考核

作為單位領導，是單位工作如何開展的核心，有著左右方向、影響周邊、帶動全局的作用。所以要加強學習，明確項目檔案與工程建設的利害關系和如不盡早、及時、認真抓對工程后期檔案歸檔工作帶來的后果。端正認識，提高檔案意識。除此之外，還應該將檔案歸檔工作作為員工的考核范圍。

2.促進責任部門對單位整體項目文件質量狀況的隨時掌握，并進行質量管控

有問題可以直接對文件產生部門提出要求讓其整改，整個單位統一步調，防止了各部門的標準不一、各行其事，有利于管理。促進責任部門對整個單位管理工作做到心中有數，有計劃地開展工作和擬訂竣工工作計劃，做好項目文件歸檔工作。

結論

綜上所述可以得知，當前時期工程項目管理中文件歸檔工作受到多種因素的影響，嚴重地阻礙了文件歸檔的正常進行，從而對整個工程項目的施工情況也極為不利。因此，應該采取強有效的措施才能促進工程項目檔案歸檔的正常進行，促使工程項目的高質、高效運行。

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