醫療機構耗材管理與條碼技術應用探析

張 嵐，孫洲武

ZHANG Lan，SUN Zhou-wu

(1．四川省醫學科學院·四川省人民醫院財務部，四川 成都610072;2．西南交通大學，四川 成都610072)

近年來，信息化管理逐漸全面應用到國民經濟的各行各業，醫院的信息化建設更是方興未艾。醫療耗材是醫院開展醫療服務和科研活動的物資基礎［1］，為了有效降低醫療耗材顯性和隱形的損失，做到物盡其用，實現醫院對醫療耗材的動態全方位管理，減少差錯率，堵塞耗材管理的漏洞，不斷提高運行效率和服務水平［2］，采用一套科學的醫療耗材管理方法勢在必行。

1 醫院耗材的特征及其管理中存在的問題

1.1 醫用耗材的特征 醫用耗材是指醫院實施診療和保健服務過程中的一次性或可多次使用的消耗性材料。耗材按其自身價值的高低，可以分為低值耗材和高值耗材。醫用低值耗材的特點表現為品種繁多、數量巨大、易于流轉。任何一個大型綜合醫院，經常使用的低值耗材的品種就有數百種;這類耗材由于生產廠家和批次的不同，規格不一，名稱多樣，可替代性強;低值耗材的市場價格不穩定，而且絕大多數低值耗材都有一定的保質期，所以過多的庫存可能會造成存貨盤虧或損失，增加存貨風險。不同種類的低值耗材的需求量的差異較大，需求時間也不一致。有些低值耗材使用的頻率很高，比如醫用紗布、碘伏、一次性注射器等。高值耗材一般指專門使用并直接作用于人體的，對其安全性有及其嚴格要求的耗材，高值耗材在醫院管理中具有極其重要的地位［3］。這類耗材通常是臨床上直接用于患者的植入性耗材，是臨床科室根據需要直接確定使用的耗材，具有價格昂貴、專業性強、科技含量高、需求及時性強等特點。

1.2 醫院耗材管理存在的問題

1.2.1 需求預測不準確，手工耗材管理方式落后在國內，大量醫院存在庫存管理滯后的問題。醫院庫房的采購和管理走的是經驗主義道路，即根據部門負責人的長年經驗推測估算，沒有對實際需求量和庫存量采用現代化的預測方式進行科學定量的分析預測，經常造成庫存的積壓或短缺。

對醫院來講，低值耗材由于成本較低，醫院往往會忽視精細化管理，所以這類耗材的庫存量通常過大，從而導致管理費用的增加。對于高值耗材來說，不少醫院依然采用傳統的手工記錄方式，流程繁瑣，缺陷明顯:①不易更改。醫院庫房不可能儲存大量的高值耗材，醫生往往根據患者的診斷結果來申請領用高值耗材，而患者的病情往往具有不確定性，一旦開具并提交耗材單就不易更改，給整個醫療過程造成很大麻煩;②紙質的耗材單付款時還需將相關信息和表格送至財務處，耗費人力，容易出差錯，而且難以快速實現信息資料的一方收集，多方共享［4］，增加了成本;③大量的紙質單據匯總統計時工作量大，信息流通不暢，不便于動態跟蹤管理，對臨床使用和采購計劃的制定造成不便，很容易造成供給能力不足，影響醫院服務質量，危及患者生命。

1.2.2 庫存積壓、周轉率低，資金占用大 醫院的低值耗材的需求量非常大，在各科室的小庫房里也會儲存一部分，在大庫房或中心庫房會大量儲存。而且醫院為了采購方便，對低值耗材的采購管理實行長周期、大量采購的粗放方式，產生大量的庫存，使庫存成本增加、存貨周轉率低，特別是大多數耗材都有一定的效期，所以還可能導致耗材失效、毀損，產生呆滯庫存。相對于低值耗材，高值耗材的價值高，需求及時性強，占用的資金多，專業性強，庫存管理費用較高。同時，醫院的采購和供應管理流程的不合理，使采購提前期過長，信息傳遞不完整、不及時，為了不延誤手術，保證治療效果，醫院只能保有一定量的庫存，因此醫院高值耗材管理的好壞直接影響到醫院的經濟利益和生存能力。

1.2.3 耗材管理不透明，缺乏有效監管 在傳統的管理方式下，耗材驗收、存放和領用采取的是各科室分別管理、各自負責，工作過程缺少監督體制，一方面容易發生物賬不對應，量價不合要求的問題，造成財務隱患。另一方面，耗材的采購、物流和儲存都不能做到全程監管，難以保證其質量和數量，造成安全隱患，嚴重的可能引發醫療事故。實際工作中，對于那些已領用而尚未使用的耗材往往已經脫離了財務的監管，因為一般醫院財務會把科室領用的低值耗材作為消耗性支出籠統做賬，很少設置三級、四級明細賬，領走的材料如同“潑出去的水”，這一漏洞如蛀蟲一樣蠶食醫院資產。高值耗材管理的不透明容易產生貪腐行為、醫療事故和醫療糾紛。

2 條碼技術優勢及對醫用耗材管理的適用性

條碼技術是電子與信息科學領域的高新技術，也是目前最成熟、應用領域最廣泛的一種自動識別技術。條碼識別基本上已經覆蓋了國民經濟的所有商品和領域，例如金融服務、衛生保健、媒介出版、教育培訓、物流配送等，與人民生活息息相關。

2.1 條形碼編碼特征 條碼是一種利用光電掃描閱讀設備識別并實現數據自動輸入計算機的特殊符號，它是由一組規則排列的條、空及其對應字符組成的標記。條形碼編碼遵循以下三個規則:①唯一性:這是商品編碼的基本原則，一個商品項目唯一對應一個代碼，這個代碼成為該商品獨一無二的“身份證”。為了避免重復編碼，不同規格、材質、顏色、形狀、包裝、價格的商品應使用不同的代碼。②永久性:產品代碼創建完成后，一般終身使用，只要商品的基本特征沒有發生變化，就不應輕易更改。即使產品停產后，對應的代碼也不得再用于其他產品。③無含義:最好采用無含義的順序碼以保證代碼有足夠的容量以適應產品頻繁的更新換代的需要。目前，國際社會最常用的一維條碼主要包括EAN、UPC 碼(最常見的超市商品條碼)、39 碼(在管理領域應用最廣泛)、庫德巴條碼(多用于圖書出版和醫療保健領域)、交插25 條碼(較多應用在物流管理中)等。

2.2 條形碼管理用于醫院耗材管理的適用性 經過近些年的探索與應用，條形碼管理系統已卓有成效的應用于醫院管理的各個層面，例如庫房、藥房、固定資產、標本采集、檢驗信息系統的管理，有力地證明了它在現代醫院管理中適用性和高效性。醫院耗材條碼管理的優勢在于:①信息采集速度快。利用條碼掃描錄入信息的速度是鍵盤錄入的20 倍，而且一般譯碼時間僅需幾秒;②設備結構簡單，操作方便，成本低，對醫務人員的計算機專業知識要求不高;③采集信息量大。條碼自身可以根據需要靈活編碼，條碼圖形簡單，因而可以大量多批次的采集信息;④可靠性強。自動識別技術的輸入和輸出信息錯誤率極低，誤碼率僅有百萬分之一，大大低于手工和鍵盤輸入的錯誤率;⑤信息的對應性強。一物一碼，隨時隨地全程跟蹤;⑥降低勞動強度。條碼技術作為一種自動識別技術，將繁重的人工清點和手工信息錄入變成只需輕松一掃的工作，其他工作基本可以全部由計算機完成。

條碼技術能很好地應用于高值耗材，其次也可用于可收費耗材的管理，但對低值耗材的可用性和可操作性值得探討。比如一次性注射器、醫用棉簽等耗材，價值量極低，使用量大，領用次數多。即使條碼的成本極低，我們也不可能對每一件這樣的耗材生成并粘貼一張條碼，不僅事倍功半，而且可能對耗材造成污染。所以我們應該設置一個起點標準，對于有必要的耗材實施條碼管理，對于量大價低的耗材，我們可以按批次或者按箱生成條碼，采用計劃成本法領用時按計劃成本計費，期末再根據結存通過“材料成本差異”科目來調整。通過幾個月的領用情況可以匡算出一個平均量，以后每個月就按這個平均量來領用，可以減輕不少工作量，核算也可以基本準確。

3 醫院耗材條碼管理流程

為了有效管理醫療耗材，提高醫院耗材動態管理的能力，降低誤差，提高醫院服務水平和質量，醫院有必要推行條形碼管理系統，將系統恰當的鑲嵌、融入到HIS 系統中，一旦應用了條碼管理系統，我們可以更加公開透明地進行耗材管理，醫務人員的工作效率將大幅提升，從臨床醫務人員到庫房管理人員權責分明、各司其職。耗材流通的每個步驟都分工精細，整個流程將更加自動化、高效化，最終使醫療質量得到保證，同時提高醫院的經濟效益。通過以下流程實現耗材的條碼管理［5］，特別是高值耗材的條碼管理。

3.1 產品的資質審核和質量驗收 醫用耗材的質量直接關系到患者的生命安全和醫院的聲譽，醫院的采購部門和庫房管理部門要嚴把質量關，嚴格執行國家相關的法律法規和醫院的規章制度，做好供應商和產品的資質審核和招標工作，精心管理，人命關天，不可徇私;高值植入性材料的標準必須更為嚴格。

3.2 條碼的生成和粘貼 醫療耗材應分門別類驗收入庫，以便于下一步的條碼生成和粘貼。從兩個方面入手，一方面將耗材的基本信息(名稱、品牌、廠商、規格、效期等)核準后錄入條形碼管理系統;另一方面根據上述信息生成并打印條碼，貼于耗材合適的位置，以不對耗材造成二次污染和便于掃描識讀為準則。

3.3 科室領用及計費流程 ①醫院各個科室只能領用貼有條碼的耗材，領用時掃描條碼，確認領用材料的基本信息無誤，由雙方當事人簽字，同時將領用信息錄入條碼管理系統。②醫療過程中，只需要掃描已使用耗材的條碼，確認后將相關信息傳輸到醫院財務管理系統完成計費工作，同時條碼管理系統會自動變更庫存量，方便采購部門和耗材管理部門及時備貨。特別注意的是，高值耗材使用時需由手術醫生和患者家屬簽字確認，作為以后的結賬和對賬依據。

3.4 打印患者費用清單，完成繳費 由醫院財務系統根據計費結果自動生成并打印患者已使用的醫療耗材的清單，經過醫院和患者雙方確認無誤后完成繳費，未完成繳費的耗材和患者信息將匯總保存于未結款數據庫。

3.5 醫院和供貨商結款 耗材管理部門應將入庫時的發票、出庫單據和條碼管理系統中顯示耗材實際用量情況核對無誤后交給財務部門做賬，財務部門審核后與供貨商結款，完成耗材的成本核算和科室成本考核等后續工作。

3.6 產品的退貨處理 耗材由于過期、破損等原因需退貨時，須由使用科室交回耗材管理部門與供應商協商退貨，同時在“耗材條碼管理系統”中作退貨處理，退貨后的條碼不能再用于其他產品，相應減少使用科室的庫存，避免重復計費或漏記。

4 在條碼管理基礎上推進醫用耗材超市化管理新模式

醫院耗材管理和超市存貨管理有很多相似之處，因此在實現了醫用耗材條碼管理的基礎上，可以借鑒條碼技術在超市存貨管理中的比較成熟的應用，來完善醫用耗材的條碼管理，即醫用耗材超市化管理。簡單的說，醫用耗材超市化管理就是建立在以超市為載體，代銷代存機制為基礎，以信息化管理為核心的醫用耗材管理［6］。實現部分醫療耗材超市化管理、高值耗材一物一碼零庫存管理［7］。

4.1 超市化管理方式原理 顯而易見地，超市化管理就是把市場機制引入到了醫院耗材管理中，把不同廠家不同品質不同價位的耗材擺上貨架公平買賣。醫院根據實際需要提供場地租賃給符合規定的供應商，供應商把中標產品擺上規定的貨架供臨床科室和患者本人選購并記賬，月末，醫院根據實際用量情況辦理付款給供應商。

這種模式的建立至少需要考慮如下因素:①場地選擇。合理的場地可以降低醫院自身的庫房占用。②人員配置。配套適量的專業醫務導購人員和財務結算人員。③技術因素。超市化管理模式必須建立在成熟的條碼管理上，如同超市一樣，商品條碼包括該商品的各種基本信息，這些信息為醫院和患者是否選購該種產品提供依據。④供應商。每種耗材應選擇多個的供應商的產品供顧客選購，各產品供應商公平競爭。代銷協議中應規定定期考核，適時淘汰不暢銷產品及其供應商，最大限度的降低庫存和場地占用，提高單位面積的利潤率，實現零庫存。

4.2 實現醫用耗材超市化供應模式可給醫院帶來經濟效益和社會效益 ①建立醫用耗材超市，能提高存貨和資金的周轉率，實現零庫存，提高經濟效益;同時能極大地消除耗材過期和報廢損失。零庫存是一種特殊的庫存概念，其含義是“以倉庫儲存形式的某種或某些物品的儲存數量為‘零'，即不保持庫存”，其目的是為了減少資金、人力資源和土地的占用量，通過提高物流速率來提高經濟效益。醫院實行高值耗材的零庫存不能簡單地等同于沒有庫存，而是通過系統流程的集成和優化，減少中間環節，提高管理效率，在不增加庫存的基礎上，保證供應商有充足的供貨時間，逐步將庫存的數量趨近零。同時，如果仿效超市存貨管理，低值耗材就可以控制為少量庫存。②建立醫用耗材超市，能實實在在地降低患者醫療費用，提高醫院醫療服務質量。眾所周知，質優價廉的產品才有市場。超市為供應商提供了耗材交易場所，但不是任何一個供應商都能進駐超市，供應商及其產品必須經過醫院的招標，提高產品質量，降低售價和提供優質的服務，和其他廠商公平競爭來獲得進駐資格，簽訂代銷協議。這樣，高質量的耗材能保證醫院的醫療質量，而患者也能貨比三家，購買到滿意的耗材:促進醫療耗材行業的良性循環。③建立醫用耗材超市，能規范醫院耗材采購行為，有效防止貪腐和違法違規行為。耗材超市的建立能引入公平競爭機制，和眾多耗材廠商面對面，減少中間環節的利益留存和人為的利益操縱，最大限度的降低采購成本，使醫院采購部門的采購行為趨于公正、透明、規范，有效減少采購貪腐和違法亂紀行為。

5 結論

條形碼技術在醫用耗材管理中的應用，可以有效提高耗材的全程監管，不僅減少了醫院的工作量，節約了大量時間，而且系統地運用有利于醫院工作的規范化，提高醫院的動態化、科學化管理水平，醫院應用耗材條碼管理系統是一種必然的趨勢。耗材超市化管理構想的優越性顯而易見，而在此基礎上去構建醫療耗材超市不失為醫療改革的一個新嘗試和探索，對實施過程中存在的難點和問題需要我們去克服，醫療耗材的超市化管理可成為現實。隨著其理論上和技術上的不斷完善和革新，將使耗材的管理更加精細化，醫院信息化管理更趨完善化。

［1］顧政．運用條碼技術加強醫院耗材管理［J］． 醫院管理雜志，2012，11(11):161-162．

［2］李敏．醫院績效管理存在的問題及其優化［J］． 實用醫院臨床雜志，2009，6(3):94-96．

［3］劉學兵．醫院高值耗材管理系統的設計［M］． 中國醫學裝備，2013，5(10):54-56．

［4］曹穎．醫院人事檔案管理中存在的問題及對策［J］．實用醫院臨床雜志，2012，9(4):216-219．

［5］劉學哲．醫院高值耗材條碼管理系統的分析與應用［J］． 計算機光盤軟件與應用，2013，12(12):111-113．

［6］譚丹華． 醫用耗材超市化管理的構想［J］． 中國醫療器械信息，2011，17(2):47-53．

［7］洪范宗，林天華．中小醫院部分實行醫用耗材超市化管理的探討［J］．科學管理，2011，26(10):76-77．