檔案管理中新型數字化形式與傳統形式的互補

謝曉娜

（湖南財政經濟學院繼續教育部,湖南 長沙 410205）

近年來，隨著計算機技術、網絡信息技術的快速發展，檔案管理工作也開始從傳統的管理方式向著數字化管理的模式轉變，但是由于受到多方面的因素影響，我國檔案管理工作的數字化進程出現了盲目發展的問題，極大的阻礙了我國檔案事業的進步。因此，筆者就現階段檔案管理工作的現狀和問題進行了分析，指出了數字化檔案管理模式與傳統檔案管理模式各自的優勢與劣勢，提出了將兩種管理形式相結合的思路，為我國檔案管理工作的進步提供了理論性建議。

1.我國檔案管理工作的現狀分析

1.1 檔案管理工作進展緩慢

不得不承認的是，我國檔案管理工作在一定程度上是不被受到重視的，絕大部分民眾都對檔案管理工作的重要性無所了解，甚至于部分企事業單位都沒有一個像樣的檔案管理室和相應的檔案管理人員，這些問題都極大的阻礙了我國檔案管理工作的發展。檔案管理工作是檔案室直接對檔案實體和檔案信息進行管理，并提供利用服務的各項業務工作的總稱，但是在實際的檔案管理工作中，由于檔案管理人員自身的原因，以及檔案管理工作流程的不合理，常常在檔案資料的保管與利用方面出現問題，而這些問題卻始終沒有得到及時的修正與完善，一直拖在那里，使我國檔案管理工作難以取得進步。

1.2 檔案管理工作已經呈現出數字化與傳統管理相融合的趨勢

近年來，隨著信息化技術的完善，以及民眾對檔案信息需求的要求提升，數字化檔案管理形式開始在我國檔案管理中初步試用起來，但是由于盲目的追求數字化管理，加之自身數字化技術并不成熟，導致檔案管理工作變得不倫不類，既沒有體現出數字化的特點，也沒有較大的提升檔案管理工作的效率，以至于有些檔案管理室的數字化管理迅速熄火，又回到了傳統形式的檔案管理上。不過，經過這幾年的磨合，檔案管理工作已經開始呈現出數字化與傳統管理相融合的趨勢，這主要歸功于檔案管理人員的管理意識得到了提高，自身的數字化管理能力也有所增長，以及檔案管理人員能夠正確抓住傳統管理的優勢，將其和數字化檔案管理相結合，從而實現了檔案管理的數字、傳統雙模式管理形式。

2.檔案管理數字化形式與傳統形式的優缺點分析

2.1 檔案管理數字化形式的優缺點分析

2.1.1 檔案管理數字化形式的優點

檔案管理數字化形式，是將實體檔案的文字、圖片等進行數字化輸入，利用計算機編輯軟件對數字信息進行整理、加工、排列。檔案管理數字化形式的優點主要體現在以下三個方面：一是充分利用了計算機技術與網絡技術，能夠解決實體檔案對空間的需求問題；二是可以為用戶提供更為方便快捷的檔案信息檢索與查詢，極大的提高了檔案管理工作的服務效率；三是可以為用戶提供更多的檔案信息，能夠通過網絡平臺將不同企事業單位之間的檔案信息數據庫連接起來，更加方便用戶對不同單位的檔案信息的需求。

2.1.2 當前檔案管理實行數字化形式的不足之處

盡管檔案管理數字化形式擁有上述幾個方面的優點，但是在我國檔案信息數字化建設進程中，卻產生了多個方面的問題，筆者將其總結如下：第一，檔案管理數字化的開展過程中，部分檔案管理人員盲目的追求檔案數字化，不但沒有取得最初實現檔案更合理利用的初衷，還導致許多的檔案出現模糊化、與事實不符的情況。第二，存在著網絡安全漏洞，存儲的數據信息會在受到黑客攻擊、病毒破壞的情況下，導致檔案管理數字化系統崩潰，甚至于已經收錄的檔案資料數字化信息會被破壞，只能重新進行輸入。第三，必須要借助計算機進行操作，在沒有電腦或是斷電的情況下，數字化管理也就成了擺設，所以某些片面追求檔案信息管理數字化的工作人員，在借助不了電腦的時候，就什么都不知道了。第四，我國檔案管理數字化技術還不夠成熟，企事業單位的檔案管理室的網絡基礎設施與計算機設備等還有待進一步完善，這些檔案管理數字化必備的條件都得不到完善，又怎么談得上數字化管理。

2.2 檔案管理傳統形式的優缺點分析

2.2.1 檔案管理傳統形式的優點

傳統形式的檔案管理工作，主要是通過人工的檔案收集與整理，對企事業單位的檔案資料等進行保管與利用，其優點主要體現在以下三個方面：一、傳統形式是對實體檔案進行管理，實體檔案是檔案信息的來源，具有唯一性、真實性，它不同于數字化信息，是無法被更改的，從這一點上來講，傳統形式的檔案管理工作有著非常重要的工作意義；二、能夠充分發揮檔案管理人員的主觀能動性，可以給檔案管理需求者在檔案信息方面提供個人的理性建議，從而使檔案信息需求者找到更加適用的檔案資料，加上檔案管理人員親切的服務，使需求者對檔案管理工作更為滿意。三、自身已經形成了一套詳細的工作流程和工作準則，在檔案室對每個資料架進行了分類整理，與數字化管理形式相比，只是在檔案的查找方面有所不足，卻能夠克服數字化信息被破壞等不穩定因素的影響。

2.2.2 檔案管理傳統形式的缺點分析

傳統形式的檔案管理之所以被數字化管理所取代，自然在管理形式上有著很多缺點，這些問題主要可以歸納為以下三點：第一，利用效率上十分低下，這不僅體現在檔案管理人員與檔案信息需求者在查找檔案資料的時候，非常的麻煩，同時也表現在檔案信息資源在同一時間內，只能夠為一個檔案信息需求者提供資料支持，極大的降低了檔案資料的利用率。第二，需求者必須要到檔案管理室才能查找到自己需要的檔案信息，在這一過程中會浪費大量的時間與精力，常常導致檔案信息需求者總是抱怨檔案管理工作不到位，沒有為他們提供好的檔案信息服務，影響了需求者的工作積極性。第三，不僅要占據一定的空間進行檔案資料存放，還要隨時注意對實體檔案的保管，比如防止火災發生，防止鼠蟲等對檔案資料進行破壞，一旦火災等情況發生，或是突發性自然災害，對檔案管理室造成了破壞，這些檔案資料就會受到非常大的損失，有些根本就沒有辦法再復原。

3.檔案管理中新型數字化形式與傳統形式的互補策略

3.1 構建檔案數字化與傳統化雙模式管理體系

檔案數字化與傳統化雙模式管理體系，顧名思義，就是將數字化技術與傳統形式相互結合，齊頭并進，既能夠將傳統方式的真實性體現出來，又能夠發揮數字化的便捷性。在構建檔案數字化與傳統化雙模式管理體系的時候，一定要防止盲目追求數字化管理現象的出現，要對檔案管理室的檔案資料與數字化錄取的檔案資料進行匹配，進一步規劃好檔案室存放實體檔案的層次與順序，使其與錄入的數字化檔案信息一一對應，這樣不僅可以使需求者能夠在網絡上找到需要的檔案信息，還能夠使需求者通過數字化檔案信息標注的位置，在檔案室快速的找到對應的實體檔案資料。在這一方面，筆者建議可以開發檔案管理數字化與傳統化結合軟件，以三維立體的方式來呈現檔案室的布局結構，用戶在檢索到檔案信息的同時，可以通過鏈接來進入虛擬的檔案室，結合模擬操作，發現要找的檔案信息的位置，從而使需求者在檔案室里更為快捷的找到實體檔案。

3.2 加強“雙保”工作力度

所謂“雙保”，就是指檔案管理的數字化信息保護和實體檔案的保護。由于數字化檔案信息受到網絡病毒、黑客等不穩定因素的影響，必須要在這方面加強網絡安全的防護，保證數字化管理的基本運行；同時，實體檔案資料的保護也非常的重要，要加強管理人員的安全防護意識，及時發現火災隱患、資料盜竊等問題，保證檔案室檔案資料的安全。在強化“雙保”工作力度方面，筆者認為可以對檔案管理的數字化技術進行網絡安全性能提升，采用安全防護軟件，以及網絡安全預警軟件，及時發現網絡病毒的攻擊和破壞，降低數字化檔案信息的損害；在實體檔案的管理方面，則可以利用視頻監控系統、火災防控預警機制、加強員工安全意識等方式，在實體檔案被破壞前進行有效的預防。

3.3 完善檔案管理人員的管理思路與專業能力

檔案管理人員的管理思路與專業能力，往往決定了檔案管理工作的實際效率，結合現階段我國檔案管理工作人員在這兩個方面的基本情況來看，從業人員的管理思路不具體，在數字化與傳統化管理思路之間游蕩，大多數還是堅持著采用傳統化檔案管理，當然，這也與企事業單位自身檔案資料儲存量相對較少有關；在專業能力方面，檔案管理工作人員具備有基礎的檔案資料保管與利用能力，但是在計算機操作與數字化管理上還有待進一步的提升。因此，在今后檔案管理工作上，應該繼續完善檔案管理人員的管理思路與專業能力，使檔案管理工作人員形成數字化管理與傳統管理相結合的管理思路，并將這一管理思路實際作用到檔案管理工作中，同時提高檔案管理人員的數字化操作能力，使其為用戶提供更加優質的檔案信息服務。

4.總結

綜上所述，檔案管理工作要在今后一段時間內取得突破，就必須要將新型數字化管理形式與傳統形式進行互補結合，既要體現實體檔案管理的真實性、唯一性、可靠性，又要發揮數字化檔案信息管理的便捷性、多樣性、連通性，在正確認識檔案管理數字化形式與傳統形式的優缺點的前提下，合理的將二者結合在一起，通過構建檔案數字化與傳統化雙模式管理體系，加強“雙保”工作力度，以及完善檔案管理人員的管理思路與專業能力等方式，促進檔案管理數字化與傳統化的互補互助，從而推動我國檔案事業的發展。

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